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Transmissão de documentos de construção

Transmissão de documentos de construção: como criar, gerenciar e compartilhar

A transmissão de documentos de construção diz respeito a documentos formais utilizados para comprovar a troca de informações entre as partes de um projeto. Descubra como criá-los

Os projetos no setor da construção são caracterizados pelo contínuo intercâmbio de inúmeros documentos entre diferentes stakeholders.

Neste contexto, a nota de transmissão, também conhecida como transmittal, se apresenta como uma ferramenta indispensável para rastrear a documentação enviada de uma parte para outra, garantindo que cada parte esteja ciente da quantidade e tipo de informações transmitidas em cada ocasião.

A seguir, você poderá explorar as maneiras de compilar, gerenciar e compartilhar efetivamente seus transmittal de construção.

Para preparar corretamente suas notas de transmissão, pode ser útil utilizar um software de criação de transmittal de construção que simplificará todo o processo, fornecendo modelos que ajudarão a evitar erros e omissões. Além disso, você terá um arquivo digital na nuvem que permitirá rastrear, gerenciar e compartilhar (de qualquer lugar e dispositivo) todos os documentos pertencentes aos seus transmittal, mantendo as informações do projeto sempre atualizadas para a última versão.

O que é a transmissão de documentos de construção (transmittal)?

No contexto da construção, o termo transmittal (ou nota de transmissão) refere-se a um documento essencial que ajuda a registrar a troca de informações entre as partes envolvidas em um projeto. Como é conhecido, os projetos na indústria da construção são caracterizados por um fluxo contínuo de dados e documentos, que incluem não apenas desenhos arquitetônicos, mas também cálculos estruturais, relatórios descritivos, especificações técnicas, orçamentos financeiros, planos de segurança, documentos de obra e muitas outras informações cruciais.

O transmittal acompanha todos esses documentos quando precisam ser enviados de uma parte para outra, servindo como um registro detalhado que fornece uma prova concreta de “quem” enviou “o que”, “para quem”, “em que data” e “com qual objetivo”, permitindo um controle completo das informações e documentos trocados durante todas as fases do processo de construção.

Informações fornecidas por um transmittal -Transmissão de documentos de construção

Informações fornecidas por um transmittal

Qual é a diferença entre transmittal e submittal?

O transmittal é frequentemente confundido erroneamente com o submittal. Embora nesse contexto da construção esses dois termos possam parecer semelhantes, é importante destacar que eles têm significados e propósitos diferentes.
O transmittal é um documento enviado junto com outros documentos do projeto para registrar e monitorar formalmente a troca de informações entre as partes interessadas. Ele se concentra, portanto, na criação de um histórico completo dos documentos enviados e recebidos durante o processo de construção.
O submittal, por outro lado, refere-se a um documento enviado pelo empreiteiro ou fornecedor ao projetista ou cliente para revisão e aprovação, antes do início ou durante o desenvolvimento dos trabalhos. Pode incluir planos de segurança, especificações técnicas, certificados de conformidade, programas de trabalho, detalhes construtivos, documentos administrativos, etc.
Ao contrário do transmittal, que tem o objetivo de registrar os detalhes das trocas de informações entre os stakeholders, o submittal submete ao projetista (ou à parte competente) os documentos que devem ser necessariamente aprovados para garantir que tudo esteja de acordo com as especificações do contrato, requisitos do projeto e regulamentos.

Qual é o propósito da transmissão de documentos de construção?

A transmissão de documentos de construção desempenha um papel fundamental facilitando o fluxo de informações entre as diferentes partes envolvidas em um projeto de construção. Seu principal propósito é registrar, monitorar e gerenciar a troca de dados e documentos necessários para completar eficientemente o planejamento, design e construção de uma estrutura.
Este documento importante é capaz de fornecer informações detalhadas sobre o remetente, destinatário, data de transmissão, quantidade e tipo de documentos trocados durante um projeto. Portanto, permite estabelecer responsabilidades claras dentro do processo construtivo e garante que todas as partes envolvidas tenham acesso às informações relevantes de forma oportuna.
Além de ser uma ferramenta chave para rastreamento e controle das trocas de informações, o transmittal contribui para melhorar a comunicação e colaboração entre os envolvidos no projeto. Ele oferece a possibilidade de incluir notas explicativas e comentários sobre os documentos transmitidos, reduzindo ao mínimo as ambiguidades e facilitando a compreensão mútua.
O transmittal também se torna extremamente útil em casos de disputas ou controvérsias, pois fornece um histórico completo das comunicações dentro do projeto. Pode ser usado para determinar a responsabilidade por ações ou decisões em um determinado momento, proporcionando assim uma visão clara de como certas circunstâncias se desenvolveram, seja ao lidar com reclamações por descumprimento contratual ou estabelecer responsabilidades em caso de danos.

O que incluir no transmittal?

Para que uma nota de transmissão possa responder adequadamente aos objetivos descritos anteriormente, é necessário que contenha as seguintes informações-chave:

  • informações sobre o remetente: nome, cargo e contatos da parte que envia o transmittal.
  • Informações sobre o destinatário: nome, cargo e contatos da parte que recebe o transmittal.
  • Referências do projeto: denominação e informações básicas sobre o projeto ao qual a transmissão se refere.
  • Data de emissão: data em que o transmittal é elaborado e enviado.
  • Número de transmissão: número identificativo único atribuído ao transmittal para facilitar o rastreamento.
  • Assunto: breve descrição que resume claramente o conteúdo e o propósito do transmittal.
  • Descrição detalhada: relato mais aprofundado do conteúdo do transmittal, incluindo detalhes relevantes sobre as informações e documentos transmitidos.
  • Lista de documentos anexados: lista completa de todos os documentos, desenhos, especificações e outros trabalhos incluídos na transmissão (cada elemento deve ser claramente identificado com um número e título).
  • Estado e ações solicitadas: indicação clara das ações específicas que o destinatário deve realizar em resposta à transmissão (por exemplo: revisão, aprovação ou fornecimento de feedback sobre os documentos anexados).
  • Assinatura do remetente: assinatura pela parte que envia o transmittal, para confirmar formalmente a emissão e transmissão dos documentos.
  • Assinatura do destinatário: assinatura (se aplicável) pela parte a quem o transmittal é enviado, para confirmar o recebimento e aceitação dos documentos.
  • cópias: indicação de quantas cópias do transmittal foram enviadas e para quem.
Conteúdo de um transmittal | usbim.dossier -Transmissão de documentos de construção

Conteúdo de um transmittal | usbim.dossier

Quais são as vantagens dos transmittal?

O uso de transmittal em projetos de construção oferece várias vantagens que contribuem para melhorar a eficiência e eficácia das comunicações. Esses documentos desempenham um papel essencial na aquisição e registro das informações trocadas entre os stakeholders.

Se compilados com precisão, os transmittal de construção oferecem a possibilidade de:

  • criar um registro formal e documentado das comunicações do projeto;
  • melhorar a rastreabilidade das informações;
  • garantir o cumprimento dos prazos e obrigações contratuais;
  • esclarecer as responsabilidades das partes envolvidas;
  • fornecer provas legais em caso de controvérsias;
  • otimizar a gestão de alterações e revisões;
  • facilitar a comunicação e colaboração entre os stakeholders;
  • simplificar o arquivamento e busca dos documentos essenciais do projeto;
  • reduzir o risco de erros humanos na gestão das informações;
  • manter um registro claro de prazos e compromissos.

Afinal, como criar um transmittal ?

Criar um transmittal de construção é uma etapa fundamental na gestão de projetos de construção, pois permite rastrear todos os documentos que devem ser trocados entre as partes envolvidas.

Para criar corretamente as suas notas de transmissão, recomendo que siga os passos abaixo:

  1. Recolha a documentação necessária: antes de começar, certifique-se de ter todos os documentos, desenhos, especificações e outras informações necessárias para incluir no transmittal (como relatórios de inspeção, ordens de trabalho, desenhos executivos, alterações no projeto, documentação contratual, etc.).
  2. Organize os documentos: crie uma estrutura lógica para os documentos dentro do transmittal. Pode organizá-los por tipo, data ou qualquer outra categoria relevante. Essa organização facilitará a consulta e compreensão dos documentos pelos destinatários.
  3. Utilize um formato padrão: tente adotar um formato padrão para as suas notas de transmissão, que inclua cabeçalho, data, remetente, destinatário, assunto e uma lista detalhada dos documentos anexados.
  4. Indexe os anexos: atribua um número único a cada documento anexado e crie uma lista ou tabela de conteúdos para permitir que os destinatários encontrem rapidamente os documentos desejados.
  5. Descreva o conteúdo: ao lado de cada item na lista de anexos, forneça uma breve descrição que explique o conteúdo e o propósito. Isso ajudará os destinatários a entenderem melhor a importância de cada documento.
  6. Utilize canais de comunicação claros: uma vez preenchidas, encaminhe as suas notas de transmissão aos destinatários utilizando canais de comunicação apropriados, que permitam rastrear as entregas.
  7. Crie um arquivo: guarde todos os transmittal e documentos enviados para fins de registro e referência futura.

Para simplificar todo o processo de criação e gestão de uma transmissão de documentos de construção, é possível contar com a ajuda de um software de gerenciamento de documentos de engenharia. Neste vídeo, explico como criar, gerir e partilhar na nuvem com o usBIM.dossier a digitalização e aceleração desse processo.

O uso desta solução inovadora permitirá o acesso a numerosos modelos predefinidos que acelerarão o preenchimento das suas notas de transmissão, sem cometer erros.

Através de funcionalidades específicas de rastreamento e notificação, poderá controlar o estado dos seus transmittal e melhorar a comunicação com as partes interessadas. Poderá partilhar a última versão dos documentos com todas as partes envolvidas e mantê-las atualizadas em tempo real sobre as atividades do projeto.

Além disso, terá à disposição um arquivo digital na nuvem que permitirá arquivar e encontrar facilmente e com máxima segurança cada documento a ser anexado aos seus transmittal, e digitalizar todo o processo de transmissão, reduzindo significativamente a quantidade de papel. Experimente agora gratuitamente por trinta dias para explorar todas as funcionalidades.

 

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