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Cost breakdown structure

Cost breakdown structure: qué es y cómo crearla

La Cost Breakdown Structure (CBS) divide los costes de un proyecto en actividades elementales. Descubre cómo crear uno y gestionar mejor los costes de construcción

La estimación de trabajos, materiales, equipos y mano de obra necesaria para realizar una obra, y los costes asociados a ella, es uno de los elementos más relevantes y determinantes en el sector AECO. De hecho, hace parte de los principales obstáculos que enfrentan muchos técnicos para el éxito de un proyecto.

En la realización de una obra, sea cual sea, siempre hay límites de gastos a los que se está vinculado. Tanto que tal restricción podría incluso alterar los documentos de proyecto.

La precisión de la estimación de costes, que proporciona la previsión más probable de los gastos de un proyecto antes de que se ejecute, es crucial para garantizar que un proyecto siga siendo financieramente factible y evitar excesos.

Pero ¿sabes cómo desarrollarla de la mejor manera y conoces cómo proceder para alcanzar los objetivos de diseño y gestión? ¿Has oído hablar de la cost breakdown structure? ¿Conoces sus características peculiares?

En este artículo exploraremos cómo funciona y cómo, junto con un software de estimación de construcción, puede ayudar a los profesionales a optimizar el proceso de estimación, desarrollando un enfoque efectivo y funcional para los objetivos previstos.

¿Qué es la Cost Breakdown Structure en el mundo de la construcción?

La «Cost Breakdown Structure» (CBS) literalmente «Estructura de Desglose de Costes» es un documento en forma de mapa estructurado y jerárquico que describe el análisis de costes de una construcción, detallando todos los costes a incurrir para la realización de la obra misma.

Este mapa generalmente se desarrolla a partir de una WBS a la que se asocian los costes de las actividades individuales, obteniendo así no solo una simple estimación, sino un proceso de estimación controlable y medible en cada uno de sus pequeños componentes. Basándose en las actividades individuales, se trata de un proceso de análisis de arriba hacia abajo. Es decir, desde abajo hacia arriba: se parte de los detalles elementales del proyecto para luego proceder a obtener la estimación en su conjunto.

Este método requiere más tiempo, pero resulta ser más preciso que otros procesos de análisis. Con él, se obtiene información detallada sobre los costes involucrados, lo que permite una mayor precisión del coste total.

¿Cuál es la diferencia entre CBS y WBS?

Hemos visto que una CBS se basa en una WBS (Work Breakdown Structure). De hecho podríamos definir una CBS como una WBS detallada con los costes. En particular:

  • una WBS muestra todas las actividades elementales y las tareas necesarias en las que se descompone un cierto trabajo o proyecto;
  • una CBS integra con los costes cada actividad del proyecto de construcción.

Estas dos herramientas son complementarias: una WBS se utiliza para programar, organizar y gestionar las actividades a desarrollar. En cambio, una CBS permite gestionar los costes del proyecto, evaluando imprevistos, desviaciones y retrasos.

CBS vs WBS

CBS vs WBS

Tipos de estimaciones de costes de construcción

En función de la fase de diseño y de los objetivos específicos a perseguir, es posible identificar diferentes tipos de estimaciones, en concreto cinco. Cada una de ellas es funcional en el momento en que se implementa, veámoslas todas en detalle:

  1. estimación de viabilidad: caracteriza la fase de programación o, como su nombre indica, el estudio de viabilidad de construcción. Basándose en similitudes con otros proyectos pasados, proporciona una idea aproximada de los costes potenciales de una obra. Esto tiene como objetivo tratar de comprender si el desarrollo del proyecto es adecuado en términos de gastos o si resulta demasiado costoso de implementar;
  2. estimación intermedia: no es aún una estimación muy detallada, enmarca las dimensiones máximas, el alcance y la complejidad de la obra, identificando también posibles problemas;
  3. estimación preliminar: utilizando el proyecto preliminar, se definen las cantidades de los materiales previstos asociándoles los costes correspondientes;
  4. estimación sustancial: se desarrolla tan pronto como el proyecto esté globalmente acordado entre las partes. En este momento, de hecho, se evalúan los costes de los diversos materiales, equipos y/o trabajos y se decide si realizar modificaciones para limitar los gastos;
  5. estimación definitiva: es la estimación más detallada, que se obtiene después de completar todas las modificaciones y con la firma del contrato de obra. Es a partir de esta estimación que la empresa constructora comienza la ejecución de la obra.

Costes incluidos en una CBS

Dentro de una CBS generalmente se incluyen los siguientes costes:

  • costes de mano de obra: relacionados con los trabajadores que contribuyen materialmente a la realización de la construcción o partes de ella;
  • costes de materiales: para poder realizar la construcción es necesario comprar suministros de materias primas, con los que proceder en las diversas operaciones;
  • costes de equipos: maquinaria, equipos, herramientas y dispositivos de trabajo y seguridad a utilizar durante las fases de trabajo;
  • gastos generales: son los gastos de gestión de la empresa, es decir, los costes desvinculados de los costes directos necesarios para la producción de bienes o servicios.
Elementos de la cost breakdown structure

Elementos de la cost breakdown structure

¿Cómo crear una CBS?: aquí tienes una guía paso a paso

Desarrollar una CBS y crear una estructura de desglose de costes muy detallada ciertamente requiere más tiempo en la fase de programación. Sin embargo, esto permite proceder de manera más rápida en la fase ejecutiva, reduciendo enormemente los obstáculos.

Para proceder de manera sencilla a la implementación correcta, sigue esta breve guía:

  1. crea una WBS: el primer paso para poder identificar los costes es sin duda identificar las operaciones necesarias para realizar una obra. Para crear una Work Breakdown Structure deberás analizar la construcción en su conjunto y estructurar una división de la misma en actividades elementales;
  2. estima los costes de las operaciones: después de las actividades, todas las expensas y los costes deben ser definidos. Para todas las operaciones será necesario considerar los costes directos, los de mano de obra, materiales, equipos, alquileres, etc.;
  3. controla el presupuesto: completado el análisis de costes de las operaciones, siempre presta atención a que el coste total obtenido sea siempre inferior al presupuesto previsto, también porque si este es muy rígido no podrás hacer otra cosa que reorganizar costes y operaciones;
  4. evalúa los imprevistos: definidos los costes de todas las actividades, habrás creado tu CBS y habrás definido el coste total de la obra. De todos modos, es importante preservar un margen para los imprevistos, teniendo en cuenta errores o variaciones en curso de obra y los costes directos e indirectos que de ello se derivan.

¿Cómo gestionar los costes de construcción?

Para gestionar de la mejor manera los costes de construcción es importante, por un lado, organizar de manera más eficiente los flujos de trabajo y el proceso de diseño y ejecución en su totalidad y, por otro lado, desarrollar CBS precisas.

La aplicación de programas de diseño y ejecución bien consolidados permite un mayor control del proceso de construcción evitando errores e inconvenientes desagradables que causarían retrasos y gastos mayores. A ellos se debe sumar el desarrollo de análisis de costes estructurados, cuya implementación en la actualidad se optimiza y simplifica en gran medida mediante el uso de software de estimación de construcción. De todos modos, esto no es suficiente para lograr una gestión eficiente de los costes de una construcción.

Para mejorar significativamente la eficiencia y precisión en la gestión financiera de los proyectos de construcción, también son fundamentales las plataformas de gestión de proyectos. Estas ofrecen una serie de herramientas como las funcionalidades de colaboración que permiten a varios miembros del equipo trabajar simultáneamente en el mismo archivo y almacenar el trabajo en la nube, sin temor a perder datos e información importante. Por lo tanto, su uso mejora la comunicación interna y facilita el intercambio de información crucial entre los interesados en el proyecto.

¡Toma decisiones informadas, evita gastos excesivos y garantiza el éxito de los proyectos de construcción experimentando tú mismo el apoyo que estas herramientas proporcionan!

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