Facility Management para las escuelas

El Facility Management para las escuelas sirve para coordinar las actividades de gestión y mantenimiento de las estructuras educativas. Descubre las actividades y herramientas a utilizar

Cualquier instalación escolar, educativa o de investigación que tenga como objetivo ofrecer a sus estudiantes una educación de calidad, debe implementar procesos de mantenimiento adecuados que, además de garantizar el correcto funcionamiento de los edificios y equipos, contribuyan, de hecho, a crear entornos de aprendizaje más efectivos, seguros y atractivos para sus usuarios.

Por supuesto, cada instalación tiene necesidades únicas y requisitos específicos que cumplir, por lo que no existe un enfoque universalmente válido para la gestión de edificios escolares. Sin embargo, si te ocupas de la gestión y/o mantenimiento de las escuelas debes confiar en una solución que te ayude a optimizar todo el proceso de mantenimiento de las estructuras escolares.

Por eso, te aconsejo que pruebes de inmediato un school software para el mantenimiento de escuelas, una solución que te permite el seguimiento de los activos, la planificación de las actividades y la resolución de los problemas desde una única plataforma centralizada.

En este artículo exploraremos juntos el significado de School Facility Management, y trataremos de comprender cuáles son las herramientas y los procesos que los equipos dedicados al mantenimiento de las escuelas (o campus universitarios) deben adoptar para optimizar la gestión de las instalaciones y lograr una mejora significativa del sistema educativo.

¿Cuáles son las instalaciones de la escuela?

En el sistema escolar, las llamadas “instalaciones” se refieren a los espacios físicos, equipos (tangibles) y servicios (intangibles) necesarios para apoyar la formación de los estudiantes y el trabajo realizado por profesores, gerentes, asistentes administrativos, personal técnico, etc.

Las instalaciones escolares constituyen un requisito fundamental para la creación de entornos propicios al aprendizaje y tienen un impacto significativo en el crecimiento mental y físico de los estudiantes y, en cierto sentido, también en su rendimiento académico.

Por lo general, las instalaciones y espacios educativos están diseñados para fines específicos y se pueden dividir en dos grandes categorías:

estructuras que facilitan la enseñanza y el aprendizaje;
estructuras de apoyo indirecto.

Las primeras se utilizan para realizar actividades didácticas, proporcionar oportunidades de experiencia directa, realizar investigaciones científicas, realizar demostraciones y experimentos, etc. En esta categoría se incluyen, por ejemplo:

las aulas didácticas, adecuadamente climatizadas y calefaccionadas, con ordenadores conectados en red y pizarras interactivas;
laboratorios de ciencias, informática y tecnología con todo el equipamiento necesario;
las bibliotecas y los espacios para el estudio y la lectura;
las zonas interiores y exteriores dedicadas a la actividad física y al deporte;
las salas para el arte, la artesanía, la música y el teatro.

Entorno de aprendizaje interactivo y equipado

Las estructuras de apoyo sirven para aumentar la eficacia de la educación, aumentar la eficiencia y la productividad de los estudiantes y del personal escolar, mejorar el aspecto del edificio y garantizar el bienestar, la limpieza, el orden y la seguridad en todos los ambientes. Esta categoría incluye:

oficinas y salas de reuniones;
los espacios verdes, los vestíbulos y las zonas comunes;
los servicios higiénicos;
los comedores;
las lavanderías;
los espacios para las actividades sociales;
los sistemas de instalaciones;
los sistemas de seguridad;
los dispositivos y equipos de apoyo a las diferentes actividades.

Para garantizar la calidad de los servicios prestados y asegurar el mantenimiento de sus instalaciones a lo largo del tiempo, cada escuela debe recurrir a procesos adecuados de Facility Management para las escuelas. Descubramos de qué se trata.

Qué es el School Facility Management

El término School Facility Management se refiere al conjunto de procesos y herramientas que permiten optimizar las prácticas de gestión y mantenimiento dirigidas a edificios, estructuras, equipos y recursos propiedad de una escuela.

Así como sucede con los edificios residenciales (o destinados a actividades productivas, laborales y recreativas de cualquier tipo), también los edificios escolares, todas las instalaciones y equipos contenidos en ellos, están sujetos al desgaste, a los efectos del tiempo, y necesitan intervenciones de mantenimiento periódicas con el fin de preservar su seguridad y funcionalidad.

Los procesos de School Facility Management permiten responder eficazmente a esta necesidad porque ofrecen un enfoque estratégico e innovador para la gestión de las instalaciones escolares. Estos procesos se basan en el uso de software y plataformas en la nube que ayudan a los Facility Managers a:

mantener un inventario de los recursos escolares, especificando su ubicación y condiciones;
evaluar cuáles de estos recursos necesitan ser reparados o reemplazados, para minimizar la pérdida de equipos;
programar automáticamente las reparaciones y las intervenciones de mantenimiento;
generar y supervisar órdenes de trabajo y de servicio;
realizar un seguimiento del tiempo de inactividad de los equipos;
establecer programas de mantenimiento preventivo;
controlar los costes asociados al mantenimiento;
elaborar informes personalizados que ofrecen métricas detalladas sobre las que basar futuros proyectos.

Entre las potencialidades del Facility Management, encontramos también la capacidad de poder integrarse con el Building Information Modeling. El uso de modelos BIM adecuadamente realizados permiten gestionar aún más eficazmente los componentes constructivos e instalaciones de un edificio. Si deseas saber mas sobre este tema, te sugiero que leas el artículo «BIM Facility Management: el poder del BIM en la gestión de los activos«.

Por qué es importante la gestión de instalaciones para las escuelas

El correcto mantenimiento de las estructuras escolares es de fundamental importancia porque contribuye a la creación de ambientes de estudio y aprendizaje optimizados, asegurando la mejora de la eficiencia global de los inmuebles.

Los aspectos más importantes en los que se centran los procesos de gestión de instalaciones escolares incluyen, por ejemplo:

la gestión y el mantenimiento de edificios, locales e instalaciones, a través de la realización de estudios, inspecciones e intervenciones periódicas, también por medio de acciones de mantenimiento preventivo destinadas a reducir drásticamente las posibilidades de que se produzcan averías o degradaciones en el funcionamiento de los activos;
la planificación y organización de los espacios, que favorecen la creación de ambientes más confortables y acogedores para todos los usuarios;
la contención del consumo energético, a través de técnicas de conservación que reducen el gasto de energía y favorecen la sostenibilidad;
el cumplimiento de las normas de salud y seguridad, a través de una evaluación de riesgos adecuada y la formulación de protocolos de emergencia adecuados que ayuden a mantener seguros a los alumnos y al personal docente;
la preparación de listas e inventarios, que permiten documentar, rastrear y organizar recursos de cualquier tipo;
la adopción de medidas preventivas de seguridad, que pueden incluir la instalación de sistemas de acceso basados en códigos, cámaras de CCTV, alarmas de intrusión, etc.;
la programación de actividades higiénico-sanitarias, destinadas a la limpieza y saneamiento de los espacios;
la creación de órdenes de compra, para el suministro de nuevos equipos;
la gestión y el seguimiento de las órdenes de trabajo, que ayudan a programar las intervenciones, asignar a los técnicos, reducir los costes, etc.

School Facility Management: principales funciones

Cómo mejorar las instalaciones escolares

Todas las escuelas deben proporcionar una variedad de espacios, herramientas y recursos en cada nivel de educación para promover la participación y el rendimiento de los estudiantes, mejorar la productividad del personal escolar y garantizar el cumplimiento de los estándares de seguridad, bienestar e higiene.

Con el fin de garantizar una mejora efectiva de las estructuras escolares y aumentar la eficiencia del sistema educativo, es importante orientar la implementación del Facility Management en las escuelas hacia:

un mayor uso de la tecnología , para aprovechar al máximo las oportunidades de aprendizaje y mejorar la comunicación;
un uso flexible de los espacios, que deben adaptarse a diferentes configuraciones para albergar actividades especiales, reuniones, conferencias, espectáculos, programas educativos alternativos, etc.;
el diseño de aulas de dimensiones adecuadas, de fácil acceso, caracterizadas por una buena acústica e iluminación, dotadas de sistemas para el control de la temperatura y de la calidad del aire interior, y dotadas de equipos y tecnologías de vanguardia;
el uso de energías renovables, para mejorar la eficiencia energética y reducir el impacto ambiental de la escuela;
la adopción de medidas de seguridad y vigilancia , para hacer frente a las emergencias de la mejor manera posible y garantizar la protección de los estudiantes y el personal;
la formulación de programas de mantenimiento preventivo, que permiten anticipar los problemas de mantenimiento en las estructuras incluso antes de que se produzcan.

Para hacer que la gestión de las instalaciones escolares sea aún más eficiente y contribuir a la mejora del sistema educativo, considera invertir en un school software para el mantenimiento de escuelas, una herramienta digital que te ayudará a organizar tus procesos de gestión de instalaciones escolares y te permitirá centralizar las actividades destinadas a la gestión y mantenimiento de los espacios, sistemas y equipos presentes en una escuela.

Cuáles son las ventajas de la Facility Management en las escuelas

La correcta implantación del Facility Management en el ámbito escolar permite:

reducir los costes de gestión de las instalaciones;
ampliar significativamente el ciclo de vida de los bienes y recursos y mejorar su calidad;
influir positivamente en la capacidad de aprendizaje de los estudiantes y aumentar su participación en las actividades educativas;
simplificar la organización de los procesos y reducir el estrés de los responsables de los centros educativos;
mejorar la limpieza, el orden y la seguridad de los espacios;
fomentar la comunicación entre los empleados;
ayudar al personal a gestionar recursos limitados mediante la identificación proactiva de prioridades;
mejorar la apariencia de los edificios, el funcionamiento del equipo y la salud de los estudiantes y el personal;
ahorrar energía y proteger el medio ambiente.