Facility Management nas escolas

O Facility Management nas escolas é usado para coordenar a operação e manutenção de estruturas educacionais. Descubra todas essas atividades

Qualquer instituição escolar, educacional ou de pesquisa que tenha por objetivo oferecer a seus alunos uma educação de qualidade deve implementar processos de manutenção adequados que, além de garantirem o correto funcionamento dos edifícios e equipamentos, contribuem, de fato, para criar ambientes de aprendizagem mais eficazes, seguros e confortáveis para seus usuários.

Obviamente, cada instalação tem suas necessidades e requisitos específicos a serem atendidos, portanto, não há uma abordagem única para o gerenciamento de prédios escolares. No entanto, se lida com a gestão e/ou manutenção de escolas, deve contar com uma solução que o ajude a otimizar todo o processo de manutenção das estruturas escolares.

Para isso, recomendamos que você experimente imediatamente um software de Facility Management para escolas, uma solução que permite monitorar ativos, planejar atividades e resolver problemas a partir de uma única plataforma centralizada.

Neste artigo vamos explorar juntos o significado de Facility Management nas escolas, e tentaremos entender quais são as ferramentas e processos que as equipes envolvidas na manutenção de escolas (ou campos universitários) devem adotar para otimizar a gestão das estruturas e obter uma melhoria significativa no sistema de ensino.

Quais são os ativos escolares

No sistema escolar, os chamados “ativos“ referem-se aos espaços físicos, equipamentos (tangíveis) e serviços (intangíveis) necessários para apoiar a formação dos alunos e o trabalho realizado por professores, gestores, auxiliares administrativos, técnicos, etc.

Os ativos escolares são um pré-requisito para a criação de ambientes propícios à aprendizagem e têm um impacto significativo no crescimento mental e físico dos alunos e, até certo ponto, também em seu desempenho acadêmico.

Geralmente as estruturas e espaços educacionais são projetados para fins específicos e podem ser divididos em duas grandes categorias:

estruturas que facilitam o ensino e a aprendizagem;
estruturas de suporte indireto.

Os primeiros são utilizados para realizar atividades educativas, proporcionar oportunidades de experiência direta, realizar investigações científicas, realizar demonstrações e experimentos, etc. Incluem-se nesta categoria, por exemplo:

as salas de aula, devidamente climatizadas e dotadas de computadores ligados à rede e lousas interativas;
laboratórios científicos, informáticos e tecnológicos, dotados de todos os equipamentos necessários;
bibliotecas e espaços de estudo e leitura;
as áreas internas e externas destinadas à atividade física e ao esporte;
as salas de arte, artesanato, música e teatro.

Facility Management nas escolas | Gestão do espaço

As estruturas de apoio, por outro lado, servem para aumentar a eficácia do ensino, aumentar a eficiência e produtividade dos alunos e funcionários da escola, melhorar a aparência do edifício e garantir o bem-estar, limpeza, ordem e segurança em todos os ambientes. Esta categoria inclui:

escritórios e salas de reunião;
espaços verdes, lobbies e áreas comuns;
os banheiros;
as cantinas;
as lavanderias;
espaços para atividades sociais;
sistemas prediais;
sistemas de segurança;
os dispositivos e equipamentos de apoio às diversas atividades.

Para garantir a qualidade dos serviços prestados e assegurar a manutenção das suas estruturas ao longo do tempo, cada escola deverá recorrer a adequados meios de processos de Facility Management nas escolas. Vamos descobrir o que ele é!

O que é Facility Management nas escolas?

O termo Facility Management nas escolas refere-se ao conjunto de processos e ferramentas que permitem otimizar as práticas de gestão e manutenção dirigidas aos edifícios, estruturas, equipamentos e recursos de uma escola.

Tal como acontece com os edifícios residenciais (ou edifícios destinados a atividades produtivas, laborais e recreativas de qualquer tipo), também os edifícios escolares, e todos os sistemas e equipamentos que os contêm, estão sujeitos ao desgaste e aos efeitos do tempo, exigindo intervenções periódicas de manutenção de forma a preservar a sua segurança e funcionalidade.

Os processos de Facility Management nas escolas permitem responder eficazmente a esta necessidade porque oferecem uma abordagem estratégica e inovadora para a gestão das estruturas escolares. Na verdade, esses processos são baseados no uso de software e plataformas de nuvem que ajudam os gestor de facilities a:

manter um inventário dos recursos escolares, especificando sua localização e condição;
avaliar quais desses ativos precisam ser reparados ou substituídos, para minimizar perdas de equipamentos;
agendar reparos e manutenção automaticamente;
gerar e rastrear ordens de trabalho e serviço;
rastrear o tempo de inatividade do equipamento;
definir cronogramas de manutenção preventiva;
controlar os custos associados à manutenção;
produzir relatórios personalizados que oferecem métricas detalhadas nas quais basear projetos futuros.

Entre as potencialidades do Facility Management, encontramos também a capacidade de poder integrar-se com o Building Information Modeling. O uso de modelos BIM adequadamente criados permite gerenciar os componentes de construção e planta de um edifício de maneira ainda mais eficaz. Se você quiser saber mais sobre esse tema, sugiro que leia o artigo “BIM Facility Management: o BIM para gerenciamento de ativos“.

Por que o Facility Management é importante para as escolas?

A manutenção adequada das estruturas escolares é de fundamental importância, pois contribui para a criação de ambientes de estudo e aprendizagem otimizados e garante a melhoria da eficiência geral dos edifícios.

Os aspectos mais importantes nos quais os processos de Facility Management nas escolas incluem, por exemplo:

gestão e manutenção de edifícios, instalações e sistemas, através da realização de inspeções e intervenções regulares, bem como através de ações de manutenção preventiva destinadas a reduzir drasticamente a probabilidade de falhas ou degradações no funcionamento dos ativos.
Planejamento e organização do espaço, que favorece a criação de ambientes mais confortáveis e acolhedores para todos os usuários.
Contenção do consumo de energia, por meio de técnicas de conservação que reduzem o gasto de energia e promovem a sustentabilidade.
Conformidade com as normas de saúde e segurança por meio de uma avaliação de risco adequada e da formulação de protocolos de emergência apropriados que ajudem a manter os alunos e o corpo docente seguros.
Preparação de listas e inventários, que permitem documentar, rastrear e organizar recursos de qualquer tipo.
Adoção de medidas preventivas de segurança que pode incluir a instalação de sistemas de acesso baseados em código, CCTV, alarmes de intrusão, etc.
Planejamento de atividades de saneamento, visando a limpeza e higienização dos espaços.
Criação de pedidos de compra, para fornecimento de novos equipamentos.
Gerenciamento e rastreamento de ordens de serviço, que ajudam a planejar intervenções, alocar técnicos, reduzir custos, etc.

Facility Management nas escolas e suas principais funções

Como as estruturas escolares podem ser melhoradas

Todas as escolas devem fornecer uma variedade de espaços, ferramentas e recursos em todos os níveis de ensino para promover o envolvimento e o desempenho dos alunos, melhorar a produtividade do pessoal escolar e garantir o cumprimento dos padrões de segurança, bem-estar e higiene.

A fim de garantir a melhoria efetiva das estruturas escolares e aumentar a eficiência do sistema educacional, é importante direcionar a implementação do Facility Management nas escolas para:

um maior uso de tecnologia, para aproveitar ao máximo as oportunidades de aprendizagem e melhorar a comunicação;
um uso flexível de espaços, que deve se adaptar a diferentes configurações para acomodar atividades especiais, reuniões, conferências, shows, programas alternativos de educação, etc.;
o projeto de sala de aula de tamanho adequado, de fácil acesso, caracterizada por boa acústica e iluminação, dotada de sistemas de controlo da temperatura e da qualidade do ar interno e dotada de equipamentos e tecnologias de ponta;
o uso de energias renováveis, para melhorar a eficiência energética e reduzir o impacto ambiental da escola;
a adoção de medidas de segurança e vigilância, para lidar com emergências da melhor maneira possível e garantir a proteção de alunos e funcionários;
a formulação de programas de manutenção preventiva, que permitem antecipar problemas de manutenção em suas instalações antes mesmo que eles ocorram.

Para tornar a gestão dos equipamentos escolares ainda mais eficiente e contribuir para a melhoria do sistema de ensino, considere investir em um software de Facility Management para escolas, uma ferramenta digital que o ajudará a organizar seus processos, e permitirá centralizar as atividades voltadas para a gestão e manutenção dos espaços, sistemas e equipamentos presentes em uma escola.

Quais são as vantagens do Facility Management nas escolas

A correta implementação do Facility Management nas escolas permite:

reduzir os custos de gerenciamento de estruturas;
prolongar significativamente o ciclo de vida dos ativos e recursos e melhorar a sua qualidade;
influenciar positivamente as habilidades de aprendizagem dos alunos e aumentar a participação em atividades educacionais;
simplificar a organização dos processos e reduzir o stress dos gestores dos estabelecimentos de ensino;
melhorar a limpeza, ordem e segurança dos espaços;
fomentar a comunicação entre os funcionários;
ajudar a equipe a gerenciar recursos limitados identificando prioridades proativamente;
melhorar a aparência dos edifícios, o funcionamento dos equipamentos e a saúde dos alunos e funcionários;
economizar energia e proteger o meio ambiente.