Facility Management pour les écoles : comment optimiser les processus de maintenance dans les établissements scolaires

Facility Management pour les écoles : comment optimiser les processus de maintenance des établissements scolaires

Le Facility Management pour les écoles permet de coordonner les activités de gestion et de maintenance des lieux d’enseignement. Découvrez les activités et les outils à utiliser

Toute structure scolaire, éducative ou de recherche qui a pour objectif d’offrir à ses étudiants une éducation de qualité doit mettre en œuvre des processus de maintenance appropriés qui, en plus d’assurer le bon fonctionnement des bâtiments et des équipements, contribuent, en fait, à créer des environnements d’apprentissage plus efficaces, plus sûrs et plus engageants pour leurs utilisateurs.

Bien sûr, chaque établissement a des besoins et des exigences spécifiques à satisfaire, il n’existe, donc, pas d’approche universelle de la gestion des bâtiments scolaires. Cependant, si vous vous occupez de gérer et/ou de maintenir des écoles, vous devez compter sur une solution qui vous aidera à optimiser l’ensemble du processus de maintenance des établissements scolaires.

Nous vous recommandons, donc, d’essayer dès maintenant un logiciel de GMAO pour les écoles pour les bâtiments scolaires, une solution qui vous permet de surveiller les actifs, de planifier les activités et de résoudre les problèmes à partir d’une plateforme centralisée.

Dans cet article, nous explorerons ensemble la signification de School Facility Management, et nous essaierons de comprendre quels sont les outils et les processus que les équipes engagées dans la maintenance des écoles (ou des campus universitaires) devraient adopter pour optimiser la gestion des installations et obtenir une amélioration significative du système éducatif.

Quelles sont les facilities de l’école

Dans le système scolaire, les « facilities » se réfèrent aux espaces physiques, aux équipements (tangibles) et aux services (intangibles) nécessaires pour favoriser la formation des étudiants et le travail effectué par les enseignants, les cadres, les assistants administratifs, le personnel technique, etc.

Les facilities des bâtiments scolaires constituent une exigence fondamentale pour la création d’environnements propices à l’apprentissage et ont un impact significatif sur la croissance mentale et physique des étudiants et, dans un certain sens, sur leurs performances scolaires.

Généralement, les structures et les espaces éducatifs sont conçus à des fins spécifiques et peuvent être divisés en deux grandes catégories :

  1. structures facilitant l’enseignement et l’apprentissage ;
  2. structures de soutien indirect.

Les premières sont utilisées pour mener des activités éducatives, fournir des opportunités d’expérience directe, mener des enquêtes scientifiques, effectuer des démonstrations et des expérimentations, etc. Cette catégorie comprend, par exemple :

  • les salles de classe, convenablement climatisées et chauffées, et équipées d’ordinateurs en réseau et de tableaux blancs interactifs ;
  • les laboratoires scientifiques, informatiques et technologiques, équipés de tous les équipements nécessaires ;
  • les bibliothèques et les espaces d’étude et de lecture ;
  • les espaces intérieurs et extérieurs destinés à l’activité physique et au sport ;
  • les salles pour l’art, l’artisanat, la musique et le théâtre.
Environnement d'apprentissage équipé et interactif

Environnement d’apprentissage équipé et interactif

Les structures de soutien servent plutôt à accroître l’efficacité de l’éducation, à accroître l’efficacité et la productivité des étudiants et du personnel scolaire, à améliorer l’aspect du bâtiment et à assurer le bien-être, la propreté, l’ordre et la sécurité dans tous les environnements. Cette catégorie comprend : 

  • les bureaux et les salles de réunion ;
  • les espaces verts, les atriums et les espaces communs ;
  • les toilettes ;
  • les cantines ;
  • les blanchisseries ;
  • les espaces pour les activités sociales ;
  • les systèmes d’installation ;
  • les systèmes de sécurité ;
  • les dispositifs et équipements qui favorisent les différentes activités.

Pour garantir la qualité des services fournis et assurer le maintien de ses installations dans le temps, chaque école devrait recourir à des processus appropriés de Facility Management pour les écoles. Découvrons de quoi s’agit-il ! 

Qu’est-ce que le School Facility Management

L’expression «School Facility Management » fait référence à l’ensemble des processus et des outils permettant d’optimiser les pratiques de gestion et de maintenance des bâtiments, des installations, des équipements et des ressources appartenant à une école.

Comme c’est le cas pour les bâtiments résidentiels (ou destinés à des activités de production, de travail et de loisirs de toute nature), les bâtiments scolaires, ainsi que toutes les installations et les équipements qu’ils contiennent, sont soumis à l’usure et aux effets du temps, et nécessitent d’interventions de maintenance périodiques afin de préserver leur sécurité et leur fonctionnalité.

Les processus de School Facility Management permettent de répondre efficacement à ce besoin car ils offrent une approche stratégique et innovante de la gestion des établissements scolaires. Ces processus reposent en effet sur l’utilisation de logiciels et de plateformes cloud qui aident les Facility Managers à :

  • tenir un inventaire des ressources scolaires, en précisant leur emplacement et leurs conditions ;
  • évaluer lesquelles de ces ressources doivent être réparées ou remplacées, afin de minimiser les pertes d’équipements ;
  • programmer automatiquement les réparations et les interventions de maintenance ;
  • générer et suivre les ordres de travail et de service ;
  • suivre les périodes d’inactivité des équipements ;
  • mettre en place des programmes de maintenance préventive ;
  • contrôler les coûts associés à la maintenance ;
  • produire des rapports personnalisés qui fournissent des mesures détaillées sur lesquelles fonder les futurs projets.

Parmi les potentialités du Facility Management, nous retrouvons également la capacité de pouvoir s’intégrer avec le Building Information Modeling. L’utilisation de modèles BIM correctement réalisés permet de gérer encore plus efficacement les composants de construction et d’installation d’un bâtiment. Si vous voulez approfondir ce sujet, nous vous invitons à lire l’article « BIM Facility Management : le pouvoir du BIM dans la gestion des actifs« .

Pourquoi le Facility Management est important pour les écoles

La maintenance correcte des structures scolaires est d’une importance fondamentale car elle contribue à la création d’environnements d’étude et d’apprentissage optimisés et assure l’amélioration de l’efficacité globale des bâtiments.

Les aspects les plus importants sur lesquels se concentrent les processus de gestion et exploitation des bâtiments scolaires comprennent, par exemple : 

  • la gestion et la maintenance des bâtiments, des locaux et des installations, grâce à la réalisation de visite sur les lieux, d’inspections et d’interventions régulières, ainsi que d’actions de maintenance préventive visant à réduire considérablement les risques de défaillance ou de dégradation du fonctionnement des actifs ;
  • la planification et l’organisation des espaces, qui favorise la création d’environnements plus confortables et accueillants pour tous les utilisateurs ;
  • la réduction de la consommation d’énergie, grâce à des techniques de conservation qui réduisent les dépenses énergétiques et favorisent la durabilité ;
  • le respect des normes de santé et de sécurité, grâce à une évaluation appropriée des risques et à la formulation de protocoles d’urgence appropriés qui aident à garder les élèves et le personnel enseignant en sécurité ;
  • la prédisposition de listes et d’inventaires permettant de documenter, de tracer et d’organiser des ressources de toute nature ;
  • l’adoption de mesures de sécurité préventives, qui peuvent comprendre l’installation de systèmes d’accès par code, de caméras de en circuit fermé, d’alarmes anti-intrusion, etc. ;
  • la programmation d’activités hygiéniques et sanitaires, visant au nettoyage et à l’assainissement des espaces ;
  • la création de bons de commande, pour la fourniture de nouveaux équipements ;
  • la gestion et le suivi des ordres de travail, qui aident à planifier les interventions, à affecter les techniciens, à réduire les coûts, etc.
School Facility Management : fonctions principales

School Facility Management : fonctions principales

Comment améliorer les structures scolaires

Toutes les écoles devraient fournir une variété d’espaces, d’outils et de ressources à tous les niveaux d’éducation pour promouvoir l’engagement et le rendement des élèves, améliorer la productivité du personnel scolaire et garantir le respect des normes de sécurité, de bien-être et d’hygiène.

Afin d’assurer une amélioration effective des structures scolaires et d’accroître l’efficacité du système éducatif, il est important d’orienter la mise en œuvre du Facility Management dans les écoles vers :

  • une utilisation accrue de la technologie, afin de tirer pleinement parti des possibilités d’apprentissage et améliorer la communication ;
  • une utilisation flexible des espaces, qui doivent s’adapter à différentes configurations pour accueillir des activités spéciales, des réunions, des conférences, des spectacles, des programmes éducatifs alternatifs, etc. ;
  • la conception de salles de classe de dimensions appropriées, facilement accessibles, caractérisées par une bonne acoustique et un bon éclairage, équipées de systèmes de contrôle de la température et de la qualité de l’air intérieur, et munies d’équipements et de technologies de pointe ;
  • l’utilisation des énergies renouvelables pour améliorer l’efficacité énergétique et réduire l’impact environnemental de l’école ;
  • l’adoption de mesures de sécurité et de surveillance pour faire face aux situations d’urgence de la meilleure façon possible et assurer la protection des étudiants et du personnel ;
  • l’élaboration de programmes de maintenance préventive, qui permettent d’anticiper les problèmes de maintenance dans les installations avant même qu’ils ne se produisent.

Pour rendre la gestion des installations scolaires encore plus efficace et contribuer à l’amélioration du système éducatif, ne sous-évaluez pas la possibilité de prendre en compte un logiciel de GMAO pour les écoles pour les bâtiments scolaires, un outil numérique qui vous aidera à organiser vos processus de gestion des installations scolaires et vous permettra de centraliser les activités de gestion et de maintenance des espaces, des systèmes et des équipements d’une école.

Quels sont les avantages du Facility Management dans les écoles

La mise en œuvre correcte du Facility Management en milieu scolaire permet de :

  • réduire les coûts de gestion des installations ;
  • prolonger de manière significative le cycle de vie des biens et des ressources et en améliorer la qualité ;
  • influencer positivement les capacités d’apprentissage des élèves et accroître la participation aux activités éducatives ;
  • simplifier l’organisation des processus et réduire le stress des gestionnaires des établissements d’enseignement ;
  • améliorer la propreté, l’ordre et la sécurité des espaces ;
  • favoriser la communication entre les employés ;
  • aider le personnel à gérer des ressources limitées en identifiant les priorités de manière proactive ;
  • améliorer l’aspect des bâtiments, le fonctionnement des équipements et la santé des étudiants et du personnel ;
  • économiser de l’énergie et protéger l’environnement.

 

 

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