Gestion documentaire pour la construction : créer, visualiser et modifier des documents avec une plateforme BIM

Combien de fois un professionnel se retrouve-t-il sans documents à portée de main, lorsqu’il est loin de son bureau et de son PC, par exemple s’il est sur le chantier ou en voyage d’affaires, ou s’il a besoin de partager des notes, des tableaux et des documents avec d’autres collègues ou avec l’entreprise.

Aujourd’hui, ces problèmes sont résolus grâce aux solutions pour la gestion documentaire BIM qui permettent de partager avec les autres acteurs du processus de construction, que ce soit depuis son bureau ou via des tablettes et des smartphones, des fichiers texte, des tableaux, des modèles BIM, des plans graphiques, etc.

Cela est possible grâce au fait de ne pas avoir à installer de logiciels pour le traitement de texte, de tableaux, de présentations, mais de pouvoir gérer ces fichiers directement dans le Cloud, sans nécessité de les télécharger localement.

Qu’est-ce que la gestion documentaire pour la construction ?

Dans le contexte de la gestion de la construction, la gestion documentaire pour la construction représente un élément stratégique pour garantir la continuité opérationnelle, la traçabilité documentaire et le contrôle des risques tout au long du cycle de vie du projet. Il ne s’agit pas simplement d’archivage, mais d’un système structuré de gestion des informations qui intègre un versionnage avancé, un contrôle des accès et des flux d’approbation, assurant que tous les acteurs travaillent toujours sur des données à jour et cohérentes.

L’adoption de plateformes numériques spécialisées ou d’un environnement de données commun permet de centraliser des documents critiques — des dessins d’exécution aux RFI, jusqu’aux états d’avancement des travaux — améliorant la collaboration entre entreprises, concepteurs et direction des travaux. Dans un secteur caractérisé par une grande complexité et une forte exposition aux variations en cours d’œuvre, une gestion évoluée des fichiers se traduit par une réduction des erreurs, une meilleure conformité réglementaire et une optimisation significative des délais et des coûts de commande.

Gestion documentaire sur plateforme BIM

La gestion documentaire sur des plateformes BIM représente aujourd’hui un élément central pour garantir la continuité de l’information, le contrôle des processus et la réduction des inefficacités tout au long du cycle de vie d’un actif. L’évolution vers des environnements numériques intégrés permet de surmonter la fragmentation typique des systèmes traditionnels, où les documents, les communications et les modèles sont souvent désalignés et gérés sur des outils séparés.

Comment les plateformes BIM centralisent les données de projet

Les plateformes BIM fonctionnent comme des environnements d’information centralisés, capables de rassembler et d’organiser des modèles, des documents et des communications au sein d’un unique écosystème numérique. Grâce à l’environnement de données commun (CDE), les informations sont structurées selon des états définis (comme work in progress, shared, published et archived) et partagées en associant des permissions spécifiques. Toutes les actions sont tracées pour assurer la transparence des processus.

Cette approche permet de garantir la cohérence, la traçabilité et le contrôle des versions, réduisant drastiquement la dispersion de l’information et améliorant la gouvernance du projet.

Intégration entre documents et modèles BIM

L’un des aspects les plus pertinents du BIM est la connexion directe entre la documentation et le modèle d’information. Les documents ne sont plus des éléments isolés, mais sont liés aux objets du modèle, permettant une lecture contextuelle des informations. Spécifications techniques, fiches produits, graphiques et rapports peuvent être associés à des éléments constructifs spécifiques, améliorant la compréhension du projet et facilitant les activités de coordination interdisciplinaire et de vérification de projet.

Collaboration en temps réel entre les parties prenantes

Les plateformes BIM permettent un modèle collaboratif continu dans lequel toutes les parties prenantes peuvent travailler sur les mêmes données mises à jour en temps réel. Chaque modification est tracée, versionnée et attribuée à un utilisateur spécifique, garantissant transparence et responsabilité. Cette approche réduit les retards de communication et améliore le coordination entre concepteurs, entreprises et direction des travaux, surtout dans les projets complexes.

Accès aux documents depuis le chantier et le bureau

La possibilité d’accéder aux documents tant depuis le bureau que depuis le chantier représente une évolution opérationnelle fondamentale. Grâce à des dispositifs mobiles, les équipes peuvent consulter des dessins mis à jour, des modèles et de la documentation technique directement sur le terrain, réduisant le risque d’utiliser des informations obsolètes et améliorant la qualité de l’exécution.

Fonctionnalités clés des logiciels de gestion documentaire pour la construction

Les logiciels de gestion documentaire pour le secteur de la construction sont conçus pour faire face à la complexité informationnelle des projets modernes, offrant des outils avancés pour le contrôle, la sécurité et la collaboration.

Archivage centralisé (CDE)

L’environnement de données commun représente le cœur du système documentaire. Il ne s’agit pas d’un simple archive, mais d’un environnement structuré qui régule les flux, les états et les permissions des documents, assurant également une pleine conformité aux flux de travail BIM prévus par les normes en vigueur. Cela permet de garantir une unique source de vérité pour toutes les informations de projet, réduisant les erreurs et les duplications.

Contrôle des versions et suivi des révisions

Le contrôle des versions permet de surveiller chaque modification apportée aux documents, maintenant un historique complet et vérifiable. Cela est essentiel pour éviter l’utilisation d’informations obsolètes et pour garantir la traçabilité des décisions de conception, même en cas de litiges ou d’audits.

Accès et permissions basés sur les rôles

La gestion des accès basée sur les rôles permet de définir avec précision qui peut visualiser, modifier ou approuver certains documents. Cela augmente la sécurité du système et garantit que chaque partie prenante n’opère que sur les informations de sa compétence.

Accès mobile pour les équipes de chantier

L’accès mobile permet aux équipes opérationnelles de consulter et de mettre à jour des informations directement depuis le chantier. Cela améliore la continuité entre la conception et l’exécution et réduit la dépendance à la documentation papier ou aux versions non mises à jour.

Intégration avec des outils BIM et de gestion de projet

L’intégration entre les systèmes documentaires, les plateformes BIM et les outils de gestion de projet crée un écosystème numérique cohérent où les données techniques, les délais et les coûts sont interconnectés. Cela permet une gestion plus efficace et consciente de l’ensemble du projet.

Meilleures pratiques pour la gestion des fichiers dans la construction

Une gestion documentaire efficace nécessite standardisation, discipline opérationnelle et cohérence avec les processus BIM. L’adoption de meilleures pratiques consolidées améliore l’efficacité et réduit les erreurs tout au long du cycle de vie du projet.

Standardisation des conventions de nommage

L’utilisation de règles de dénomination cohérentes permet d’identifier rapidement le contenu, la discipline et la révision des documents. Cela réduit les ambiguïtés et améliore l’organisation globale du système d’information.

Organisation des dossiers et métadonnées

Une structure logique des dossiers, intégrée avec des métadonnées bien définies, permet une classification efficace des documents et facilite la recherche d’informations au sein du système.

Gestion des révisions et des approbations

L’implémentation de workflows de révision et d’approbation garantit que chaque document soit vérifié avant sa distribution. Cela réduit le risque d’erreurs et assure un meilleur contrôle qualité.

Sécurité des données et conformité réglementaire

La protection des informations et le respect des réglementations nécessitent des systèmes de contrôle des accès, une traçabilité des activités et des politiques de conservation des données bien définies, surtout dans des contextes réglementés.

Alignement de la gestion documentaire aux workflows BIM

Intégrer la gestion documentaire avec les processus BIM permet de maintenir la cohérence entre les modèles, les documents et les flux d’informations, évitant les duplications et améliorant la qualité globale du projet.

Avantages de l’utilisation d’une plateforme BIM pour la gestion documentaire

L’adoption de plateformes BIM pour la gestion documentaire entraîne des bénéfices significatifs en termes d’efficacité, de contrôle et de qualité du projet.

Meilleure collaboration et coordination

La centralisation des informations améliore la communication entre les parties prenantes et réduit les malentendus et les conflits entre disciplines, favorisant une coordination plus efficace.

Réduction des erreurs et du rework

L’accès à des données toujours à jour et cohérentes réduit les erreurs de conception et d’exécution, diminuant les activités de refonte et optimisant les délais et les coûts.

Accès plus rapide aux informations

La disponibilité immédiate des informations permet des décisions plus rapides et éclairées, améliorant la réactivité de l’équipe de projet.

Meilleur contrôle et traçabilité du projet

La traçabilité complète des révisions et des activités permet un contrôle précis du projet et facilite les audits, vérifications et gestion des responsabilités tout au long de la chaîne.

usBIM.platform et les formats modifiables

usBIM.platform, la plateforme collaborative BIM d’ACCA, permet de charger dans le Cloud et de partager tout type de document, que ce soit sur une plateforme de bureau ou mobile (tablette et smartphone).

Par conséquent, il est évident qu’il y a un avantage à créer, éditer et partager des fichiers modifiables directement via la plateforme sans avoir à posséder et installer d’autres logiciels.

De cette manière, il est possible de consulter et de modifier tous les documents d’un projet même lorsque l’on se trouve sur le chantier ou par exemple à l’étranger.

Grâce au service de visualisation usBIM.browser, de nombreux formats de documents (docx, pptx, xlsx) peuvent être visualisés intégralement sur la plateforme et de nouvelles informations peuvent également leur être associées (par exemple avec des liens et #TagBIM).

De plus, il est possible de créer, visualiser et éditer certains documents directement dans usBIM.platform.

Plus précisément, il est possible de créer et de gérer : 

• document de TEXTE ou MODÈLE de usBIM.writer (crée un nouveau document de TEXTE ou un MODÈLE de type HTML au format .whtml);
• document de Word (crée un nouveau document au format .docx);
• présentation de PowerPoint (crée une nouvelle présentation au format .pptx);
• document de Excel (crée un nouveau document au format .xlsx).

Vous pouvez consulter ces fichiers librement en cliquant directement sur l’icône en forme d’écran située à côté de leur nom.

Pour ouvrir un fichier visualiser un document, il suffit de cliquer sur l’icône du moniteur

Comment créer un nouveau document dans usBIM.platform

Pour pouvoir créer un nouveau document, au sein de votre projet, il suffit de sélectionner l’icône « Nouveau Document » et de choisir le type de document à créer parmi ceux disponibles.

Créer un nouveau document éditable avec usBIM.platform

À ce stade, il est nécessaire d’indiquer le nom du fichier et le titre, puis de cliquer sur le bouton « Créer ».

Il est rappelé que le nom du fichier, qui inclut également l’extension du document, ne pourra plus être modifié. En revanche, il sera toujours possible de le renommer en changeant le texte saisi dans le champ titre, qui correspondra au nom du document sur la plateforme.

Ensuite, l’éditeur du document sélectionné sera activé, qui sera soit usBIM.writer (Traitement de texte en ligne), si un fichier WHTML est édité, ou si un fichier Word, Excel ou PowerPoint est édité.

Éditer, sauvegarder et partager un fichier texte directement sur la plateforme : usBIM.writer

Nous présentons ci-dessous un exemple de nouveau document réalisé avec usBIM.writer qui permet d’avoir directement sur la plateforme, sans avoir besoin de posséder d’autres logiciels, tous les documents de texte, pouvant être facilement et rapidement édités, sauvegardés et partagés avec les autres utilisateurs de la plateforme.

Interface usBIM.writer

Come il gestion documentaire pour la construction, il est possible de noter que l’interface présente les commandes classiques d’un logiciel de traitement de texte, parmi lesquelles : 

• styles et taille des caractères ;
• listes à puces et numérotées ;
• chargement d’images ;
• modification des couleurs ;
• exposants, indices et symboles ;
• alignements ;
• etc.

Ouvrir le document

Une fois que de nouveaux fichiers éditables ont été créés, il sera possible de les archiver dans les dossiers de son projet et de les partager avec d’autres utilisateurs.

De cette manière, il sera facile d’échanger des documents, des notes, des tableaux et des présentations, sans avoir besoin d’installer tous les logiciels sur ses PC/tablettes.

La plateforme, étant accessible également depuis des tablettes et des smartphones, permettra d’avoir facilement accès à ces documents même, par exemple, lorsque l’on se trouve sur le chantier et qu’on ne dispose pas d’un ordinateur.

À ce stade, trois possibilités se présentent : 

• éditer la version brouillon 0.X : cette option permet d’entrer dans l’éditeur et de continuer à travailler sur la version 0.X encore en brouillon ;
• supprimer la version brouillon 0.X : cette option permet de supprimer définitivement la version brouillon du document ;
• consolider la version 0.X : cette option permet de consolider une nouvelle version avec le contenu du document en brouillon 0.X. De cette manière, par exemple, sa version 1 est générée. En effet, le numéro 1 apparaîtra immédiatement dans la colonne VRS (version) dans la grille des documents (cf. par. 4.2.3.3).

Éditer le document

Pour tous les documents chargés sur la plateforme dans les formats indiqués ci-dessus, il est possible de procéder à l’édition de la version actuelle. En cliquant donc sur l’icône en forme d’écran, deux options s’offrent : 

• ouvrir Version 1 : permet d’ouvrir le document dans la version actuelle pour une simple visualisation ;
• nouvelle Version 1.X à éditer : place le document sélectionné dans l’état « Brouillon ». Ce document peut faire l’objet de nouvelles modifications.

FAQ

Qu’est-ce que la gestion documentaire BIM ?

La gestion documentaire BIM est un système de gestion documentaire intégré dans les plateformes BIM qui permet de centraliser, organiser et partager des modèles, documents et communications tout au long du cycle de vie d’un projet. Elle garantit la continuité de l’information, le contrôle des processus et la réduction des inefficacités.

Qu’est-ce que la gestion des fichiers de construction ?

C’est un système structuré de gestion des informations dans le Construction Management qui assure la traçabilité documentaire, le contrôle des risques et la continuité opérationnelle. Il inclut le versioning, la gestion des accès et des flux d’approbation pour garantir des données toujours à jour.

Qu’est-ce que l’environnement de données commun (CDE) ?

Le CDE est un environnement numérique centralisé qui regroupe tous les documents de projet, les organisant par états et permissions. Il permet une gestion ordonnée des informations et réduit les erreurs, les duplications et la dispersion des données.

Comment fonctionne la collaboration sur une plateforme BIM ?

Les plateformes BIM permettent à tous les acteurs de travailler sur les mêmes données en temps réel. Chaque modification est tracée et attribuée à un utilisateur, améliorant la transparence, le coordination et réduisant les retards de communication.

Est-il possible d’accéder aux documents depuis le chantier ?

Oui, via des dispositifs mobiles tels que des tablettes et des smartphones, il est possible d’accéder aux documents mis à jour directement sur le chantier, évitant l’utilisation d’informations obsolètes et améliorant l’efficacité opérationnelle.

Quels avantages offre une plateforme BIM pour la gestion documentaire ?

Les plateformes BIM améliorent la collaboration et le coordination, réduisent les erreurs et les reprises, accélèrent l’accès aux informations et garantissent un meilleur contrôle et une meilleure traçabilité de l’ensemble du projet.