Organização de arquivos construção: criar, visualizar e modificar documentos com uma plataforma BIM

Quantas vezes um profissional não tem documentos à mão quando está longe de suas mesas e PCs, por exemplo, se está no canteiro ou em uma viagem de trabalho, ou precisa compartilhar notas, tabelas e documentos com outros colegas ou com a empresa.

Hoje, esses problemas são superados graças às soluções para a gestão de documentos BIM que permitem compartilhar com os outros atores do processo construtivo, tanto do seu escritório quanto através de tablets e smartphones, arquivos de texto, tabelas, modelos BIM, tabelas gráficas, etc.

Isso é possível porque não é necessário instalar softwares para processamento de textos, tabelas, apresentações, mas sim gerenciar esses arquivos diretamente na nuvem, sem necessidade de baixá-los localmente.

O que é a organização de arquivos construção?

No contexto da Gestão da Construção, a organização de arquivos construção representa um elemento estratégico para garantir continuidade operacional, rastreabilidade documental e controle de riscos ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Não se trata apenas de arquivamento, mas de um sistema estruturado de gestão das informações que integra versionamento avançado, controle de acessos e fluxos de aprovação, assegurando que todos os stakeholders trabalhem sempre com dados atualizados e coerentes.

A adoção de plataformas digitais especializadas ou de Ambiente de Dados Comum permite centralizar documentos críticos — desde os desenhos executivos até as RFI, passando pelos estados de avanço das obras — melhorando a colaboração entre empresas, projetistas e direção de obras. Em um setor caracterizado por alta complexidade e forte exposição a variantes em curso de obra, uma gestão evoluída dos arquivos se traduz em redução de erros, maior conformidade normativa e significativa otimização dos tempos e custos de contrato.

Gestão documental em plataforma BIM

A gestão documental em plataformas BIM representa hoje um elemento central para garantir continuidade informativa, controle dos processos e redução das ineficiências ao longo de todo o ciclo de vida de um ativo. A evolução para ambientes digitais integrados permite superar a fragmentação típica dos sistemas tradicionais, onde documentos, comunicações e modelos muitas vezes estão desalinhados e geridos em ferramentas separadas.

Como as plataformas BIM centralizam os dados do projeto

As plataformas BIM funcionam como ambientes informativos centralizados, capazes de coletar e organizar modelos, documentos e comunicações dentro de um único ecossistema digital. Através do Ambiente de Dados Comum (CDE), as informações são estruturadas de acordo com estados definidos (como work in progress, shared, published e archived) e compartilhadas associando determinados permissões. Todas as ações são rastreadas para garantir transparência nos processos.

Essa abordagem permite garantir coerência, rastreabilidade e controle das versões, reduzindo drasticamente a dispersão informativa e melhorando a governança do projeto.

Integração entre documentos e modelos BIM

Um dos aspectos mais relevantes do BIM é a conexão direta entre documentação e modelo informativo. Os documentos não são mais elementos isolados, mas são vinculados aos objetos do modelo, permitindo uma leitura contextual das informações. Especificações técnicas, fichas de produto, gráficos e relatórios podem ser associados a elementos construtivos específicos, melhorando a compreensão do projeto e facilitando as atividades de coordenação interdisciplinar e verificação projetual.

Colaboração em tempo real entre stakeholders

As plataformas BIM habilitam um modelo colaborativo contínuo em que todos os stakeholders podem trabalhar com os mesmos dados atualizados em tempo real. Cada modificação é rastreada, versionada e atribuída a um usuário específico, garantindo transparência e responsabilidade. Essa abordagem reduz os atrasos comunicativos e melhora o coordenamento entre projetistas, empresas e direção de obras, especialmente em projetos complexos.

Acesso aos documentos do canteiro e escritório

A possibilidade de acessar os documentos tanto do escritório quanto do canteiro representa uma evolução operacional fundamental. Através de dispositivos móveis, as equipes podem consultar desenhos atualizados, modelos e documentação técnica diretamente no campo, reduzindo o risco de utilizar informações obsoletas e melhorando a qualidade da execução.

Funcionalidades chave dos softwares de gestão documental na construção

Os softwares de gestão documental para o setor da construção são projetados para enfrentar a complexidade informativa dos projetos modernos, oferecendo ferramentas avançadas para controle, segurança e colaboração.

Armazenamento centralizado (CDE)

O Common Data Environment representa o coração do sistema documental. Não se trata de um simples arquivo, mas de um ambiente estruturado que governa fluxos, estados e permissões dos documentos, assegurando também plena conformidade com os fluxos de trabalho BIM previstos pelas normas vigentes. Isso permite garantir uma única fonte de verdade para todas as informações do projeto, reduzindo erros e duplicações.

Controle de versões e rastreamento de revisões

O controle de versões permite monitorar cada alteração feita nos documentos, mantendo um histórico completo e verificável. Isso é essencial para evitar o uso de informações obsoletas e para garantir a rastreabilidade das decisões de projeto, mesmo em caso de disputas ou auditorias.

Acessos e permissões baseados em funções

A gestão de acessos baseada em funções permite definir com precisão quem pode visualizar, modificar ou aprovar determinados documentos. Isso aumenta a segurança do sistema e garante que cada parte interessada opere apenas nas informações de sua competência.

Acesso móvel para as equipes de canteiro

O acesso móvel permite que as equipes operacionais consultem e atualizem informações diretamente do canteiro. Isso melhora a continuidade entre projeto e execução e reduz a dependência de documentação em papel ou versões não atualizadas.

Integração com ferramentas BIM e de gerenciamento de projetos

A integração entre sistemas documentais, plataformas BIM e ferramentas de gerenciamento de projetos cria um ecossistema digital coerente onde dados técnicos, prazos e custos estão interconectados. Isso permite uma gestão mais eficiente e consciente de todo o projeto.

Melhores práticas para a organização de arquivos construção

Uma gestão documental eficaz requer padronização, disciplina operacional e coerência com os processos BIM. A adoção de melhores práticas consolidadas melhora a eficiência e reduz os erros ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

Padronização das convenções de nomenclatura

A utilização de regras de nomenclatura coerentes permite identificar rapidamente conteúdo, disciplina e revisão dos documentos. Isso reduz ambiguidades e melhora a organização geral do sistema informativo.

Organização de pastas e metadados

Uma estrutura lógica de pastas, integrada com metadados bem definidos, permite uma classificação eficiente dos documentos e facilita a busca das informações dentro do sistema.

Gestão de revisões e aprovações

A implementação de fluxos de trabalho de revisão e aprovação garante que cada documento seja verificado antes da distribuição. Isso reduz o risco de erros e assegura um maior controle de qualidade.

Segurança dos dados e conformidade normativa

A proteção das informações e o respeito às normas requerem sistemas de controle de acessos, rastreabilidade das atividades e políticas de conservação de dados bem definidas, especialmente em contextos regulamentados.

Alinhamento da gestão documental aos fluxos de trabalho BIM

Integrar a gestão documental com os processos BIM permite manter coerência entre modelos, documentos e fluxos informativos, evitando duplicações e melhorando a qualidade geral do projeto.

Vantagens da utilização de uma plataforma BIM para a gestão documental

A adoção de plataformas BIM para a gestão documental traz benefícios significativos em termos de eficiência, controle e qualidade do projeto.

Melhor colaboração e coordenação

A centralização das informações melhora a comunicação entre as partes interessadas e reduz mal-entendidos e conflitos entre disciplinas, favorecendo uma coordenação mais eficaz.

Redução de erros e retrabalho

O acesso a dados sempre atualizados e coerentes reduz os erros de projeto e execução, diminuindo as atividades de refação e otimizando tempos e custos.

Acesso mais rápido às informações

A disponibilidade imediata das informações permite decisões mais rápidas e conscientes, melhorando a reatividade da equipe de projeto.

Maior controle e rastreabilidade do projeto

A rastreabilidade completa das revisões e das atividades permite um controle pontual do projeto e facilita auditorias, verificações e gestão das responsabilidades ao longo de toda a cadeia.

usBIM.platform e os formatos editáveis

usBIM.platform, a plataforma colaborativa BIM da ACCA, permite carregar na nuvem e compartilhar qualquer tipo de documento, tanto na plataforma desktop quanto mobile (tablet e smartphone).

Portanto, é evidente a vantagem de criar, editar e compartilhar arquivos editáveis diretamente através da plataforma sem a necessidade de possuir e instalar softwares adicionais.

Dessa forma, é possível consultar e modificar todos os documentos de um projeto mesmo quando se está no canteiro de obras ou, por exemplo, no exterior.

Através do serviço de visualização usBIM.browser, muitos formatos de documentos (docx, pptx, xlsx) podem ser visualizados integralmente na plataforma e a eles podem ser associadas novas informações (por exemplo, com links e #TagBIM).

Além disso, há a possibilidade de criar, visualizar e editar alguns documentos diretamente em usBIM.platform.

Especificamente, é possível criar e gerenciar:

• documento de TEXTO ou MODELO de usBIM.writer (cria um novo documento de TEXTO ou um MODELO do tipo HTML em formato .whtml);
• documento de Word (cria um novo documento em formato .docx);
• apresentação de PowerPoint (cria uma nova apresentação em formato .pptx);
• documento de Excel (cria um novo documento em formato .xlsx).

É possível visualizar esses arquivos livremente, clicando diretamente no ícone em forma de tela ao lado do nome deles.

Para abrir um arquivo visualizar um documento basta clicar na ícone do monitor

Como criar um novo documento na usBIM.platform

Para poder criar um novo documento, dentro do seu projeto, basta selecionar o ícone “Novo Documento” e escolher o tipo de documento a ser criado, selecionando entre os disponíveis.

Criação de um novo documento editável com usBIM.platform

A este ponto, é necessário indicar o nome do arquivo e o título e, em seguida, clicar no botão “Criar”.

Lembre-se de que o nome do arquivo, que também inclui a extensão do documento, não poderá mais ser modificado. No entanto, será sempre possível renomeá-lo alterando o texto inserido no campo título, que corresponderá ao nome do documento na plataforma.

Em seguida, será ativado o editor do documento selecionado, que será o usBIM.writer (Processador de Texto online), se você estiver editando um arquivo WHTML, ou se estiver editando um arquivo Word, Excel ou PowerPoint.

Editar, salvar e compartilhar um arquivo de texto diretamente na plataforma: usBIM.writer

A seguir, apresentamos um exemplo de novo documento criado com usBIM.writer que permite ter diretamente na plataforma, sem precisar possuir softwares adicionais, todos os documentos de texto, podendo editá-los, salvá-los e compartilhá-los facilmente e rapidamente com os outros usuários da plataforma.

Interface de usBIM.writer

Come é possível notar dall’interfaccia sono presenti i classici comandi di un software per l’elaborazione testi, tra cui:

• estilos e tamanho das fontes;
• listas com marcadores e numeradas;
• carregamento de imagens;
• edição de cores;
• expoentes, índices e símbolos;
• alinhamentos;
• etc.

Abrir documento

Uma vez criados novos arquivos editáveis, será possível arquivá-los nas pastas do seu projeto e compartilhá-los com outros usuários.

Dessa forma, será fácil trocar documentos, notas, tabelas e apresentações, sem a necessidade de ter todos os softwares instalados em seus PCs/tablets.

A plataforma, sendo acessível também de tablets e smartphones, permitirá ter acesso facilmente a esses documentos também, por exemplo, quando se está no canteiro e não se tem um computador disponível.

A este ponto, surgem três possibilidades:

• editar rascunho versão 0.X: esta opção permite entrar no editor e continuar a trabalhar na versão 0.X ainda em rascunho;
• eliminar rascunho versão 0.X: esta opção permite eliminar definitivamente a versão em rascunho do documento;
• consolidar versão 0.X: esta opção permite consolidar uma nova versão com o conteúdo do documento em rascunho 0.X. Dessa forma, é gerada, por exemplo, sua versão 1. De fato, imediatamente aparecerá o número 1 na coluna VRS (versão) na grade dos documentos (cf. par. 4.2.3.3).

Editar documento

Para todos os documentos carregados na plataforma nos formatos acima indicados, é possível proceder à edição da versão atual. Clicando, portanto, no ícone em forma de tela, surgem duas opções:

• abrir Versão 1: permite abrir o documento na versão atual apenas para visualização;
• nova Versão 1.X para editar: coloca o documento selecionado no estado “Rascunho”. Este documento pode ser objeto de novas modificações.

FAQ

O que é o gerenciamento de documentos BIM?

O gerenciamento de documentos BIM é um sistema de gestão documental integrado nas plataformas BIM que permite centralizar, organizar e compartilhar modelos, documentos e comunicações ao longo de todo o ciclo de vida de um projeto. Garante continuidade informativa, controle dos processos e redução das ineficiências.

O que é o gerenciamento de arquivos de construção?

É um sistema estruturado de gestão das informações no Gerenciamento de Construção que assegura rastreabilidade documental, controle de riscos e continuidade operacional. Inclui versionamento, gestão de acessos e fluxos de aprovação para garantir dados sempre atualizados.

O que é o Ambiente de Dados Comum (CDE)?

O CDE é um ambiente digital centralizado que reúne todos os documentos do projeto, organizando-os por estados e permissões. Permite uma gestão ordenada das informações e reduz erros, duplicações e dispersão de dados.

Como funciona a colaboração em uma plataforma BIM?

As plataformas BIM permitem que todos os stakeholders trabalhem com os mesmos dados em tempo real. Cada modificação é rastreada e atribuída a um usuário, melhorando a transparência, o coordenamento e reduzindo os atrasos comunicativos.

É possível acessar os documentos do canteiro?

Sim, através de dispositivos móveis como tablets e smartphones, é possível acessar os documentos atualizados diretamente no canteiro, evitando o uso de informações obsoletas e melhorando a eficiência operacional.

Quais vantagens uma plataforma BIM oferece para a gestão documental?

As plataformas BIM melhoram a colaboração e o coordenamento, reduzem erros e retrabalho, aceleram o acesso às informações e garantem maior controle e rastreabilidade de todo o projeto.