Construction Closeout: o procedimento correto

O Construction Closeout é a fase de completamento e encerramento da obra. Confira as etapas para gerenciá-lo melhor

Iniciar um projeto sempre foi considerado fácil:

• os objetivos são definidos;
• os planos, programas e projetos são delineados;
• a obra é realizada.

Porém, você já se perguntou como é completada e encerrada uma obra?

Esta fase é sempre encarada com preocupação e ansiedade por parte de todos os técnicos, devido ao excesso de documentação a produzir e às verificações a realizar.

O problema pode ser facilmente resolvido:

• arquivando todos os documentos em um BIM Management System seguro, que minimize o risco de perda de documentação importante;
• seguindo os passos ilustrados neste artigo, que te ajudarão a desenvolver facilmente uma correta fase de encerramento.

Construction Closeout: o que é

O Construction Closeout (encerramento do projeto, em português) é a fase final do processo de realização da obra e muitas vezes é considerado a mais difícil, pois geralmente causa o maior número de atrasos.

Esta fase coincide com o completamento da construção física, antes de entregar a obra ao cliente.

É um processo que leva em consideração muitos aspectos a serem coordenados:

• trabalho de empreiteiros/subempreiteiros;
• aluguel de equipamentos;
• serviços temporários;
• gestão de resíduos;
• limpeza dos locais;
• entrega da obra ao proprietário;
• coleta e entrega de documentação ao cliente.

O Construction Closeout visa garantir que:

• todo o trabalho seja concluído de acordo com o cronograma;
• todos os processos de gerenciamento do projeto sejam realizados;
• as obras realizadas sejam aprovadas por todas as partes interessadas.

Construction Closeout: quais procedimentos

Os procedimentos a seguir para um correto processo de encerramento da obra preveem 7 etapas:

1. coleta da documentação necessária;
2. verificação do cumprimento das especificações técnicas;
3. entrega ao cliente;
4. verificação da satisfação do cliente;
5. fechamento de contratos ainda vigentes;
6. elaboração do relatório de encerramento do projeto;
7. arquivamento com análise dos resultados obtidos.

As 7 etapas do Construction Closeout

Coleta da documentação necessária

A realização de uma obra gera uma grande quantidade de documentação: certificados de inspeção, aprovação e teste; relatórios ou registros de qualidade e riscos; orçamentos; pedidos; faturas.

É necessário ter todos os documentos necessários prontos antes do encerramento efetivo das obras.

Nesse sentido, é útil coletar tais documentos em uma plataforma colaborativa BIM, um único ambiente compartilhado na nuvem onde gerenciar tudo.

Verificação do cumprimento das especificações técnicas

É recomendável verificar se todos os sistemas e as características construtivas foram realizados de acordo com o projeto e as solicitações do cliente.

A criação de um modelo informativo BIM permite agilizar esta fase, pois um gêmeo digital (digital twin) facilita automaticamente o controle dos vários elementos de construção.

Entrega ao cliente

Concluído o processo de verificação, chega o momento em que a obra deve ser apresentada e entregue ao cliente.

Se o trabalho foi feito corretamente, não surgirá nenhum problema. Caso contrário, é necessário dar as devidas explicações, mostrando eventuais alterações nos orçamentos e pedidos.

Verificação da satisfação do cliente

É muito importante ter o retorno do cliente e sobretudo a sua aprovação, que quase sempre é necessária para o real encerramento do projeto.

Para melhorar o trabalho futuro, até pode ser útil criar uma pesquisa de satisfação de forma a analisar e valorizar os resultados obtidos.

Fechamento de contratos ainda vigentes

A aprovação do cliente permite encerrar todos os contratos ainda vigentes, procedendo à liquidação dos diversos empreiteiros e fornecedores.

Elaboração do relatório de encerramento do projeto

O relatório de encerramento do projeto representa o documento final a elaborar e é utilizado pelos interessados para avaliar o sucesso do projeto, identificar aspectos positivos ou críticos, e encerrar formalmente todo o processo.

No relatório é necessário resumir o projeto, bem como metas e objetivos alcançados.

Arquivamento com análise dos resultados obtidos

É importante refletir sobre os resultados alcançados e, para isso, é útil responder a uma série de perguntas:

• o que funcionou?
• O que não funcionou?
• Os recursos sempre foram adequados?
• Que problemas foram encontrados?
• Onde é preciso fazer melhorias?

Posteriormente, será possível arquivar o projeto, mantendo sempre todos os dados.

Construction Closeout: o que incluir

Para garantir que os objetivos sejam alcançados e as tarefas concluídas, você pode usar o Project Closeout Checklist: um checklist criado ad hoc para garantir o cumprimento das 7 etapas acima e o encerramento completo da obra.

Dê uma olhada neste modelo de checklist e, se quiser, o adapte às suas necessidades de trabalho.

Modelo de checklist para encerramento de projeto

Construction Closeout: os erros de gerenciamento mais comuns

O processo de encerramento de uma obra pode ser alterado e atrasado por uma série de criticidades:

• falta de recursos econômicos e humanos;
• produção de documentação incompleta;
• perda de documentação do projeto;
• número excessivo de variáveis do projeto;
• falta de comunicação adequada entre as partes envolvidas.

Para contornar isso, é necessário otimizar o fluxo de trabalho: o encerramento é uma fase que pode ser preparada desde o início da obra, planejando e organizando todas as atividades e os serviços necessários.

Usar sistemas de gerenciamento centralizados, como um BIM Management System, evita a perda de documentação importante, enquanto o uso de conteúdos gráficos como diagramas ou cronogramas facilita a análise das fases de trabalho e evita obstáculos ou sobreposições.