Construction Closeout: o procedimento correto
O Construction Closeout é a fase de completamento e encerramento da obra. Confira as etapas para gerenciá-lo melhor
Iniciar um projeto sempre foi considerado fácil:
- os objetivos são definidos;
- os planos, programas e projetos são delineados;
- a obra é realizada.
Porém, você já se perguntou como é completada e encerrada uma obra?
Esta fase é sempre encarada com preocupação e ansiedade por parte de todos os técnicos, devido ao excesso de documentação a produzir e às verificações a realizar.
O problema pode ser facilmente resolvido:
- arquivando todos os documentos em um BIM Management System seguro, que minimize o risco de perda de documentação importante;
- seguindo os passos ilustrados neste artigo, que te ajudarão a desenvolver facilmente uma correta fase de encerramento.
Construction Closeout: o que é
O Construction Closeout (encerramento do projeto, em português) é a fase final do processo de realização da obra e muitas vezes é considerado a mais difícil, pois geralmente causa o maior número de atrasos.
Esta fase coincide com o completamento da construção física, antes de entregar a obra ao cliente.
É um processo que leva em consideração muitos aspectos a serem coordenados:
- trabalho de empreiteiros/subempreiteiros;
- aluguel de equipamentos;
- serviços temporários;
- gestão de resíduos;
- limpeza dos locais;
- entrega da obra ao proprietário;
- coleta e entrega de documentação ao cliente.
O Construction Closeout visa garantir que:
- todo o trabalho seja concluído de acordo com o cronograma;
- todos os processos de gerenciamento do projeto sejam realizados;
- as obras realizadas sejam aprovadas por todas as partes interessadas.
Construction Closeout: quais procedimentos
Os procedimentos a seguir para um correto processo de encerramento da obra preveem 7 etapas:
- coleta da documentação necessária;
- verificação do cumprimento das especificações técnicas;
- entrega ao cliente;
- verificação da satisfação do cliente;
- fechamento de contratos ainda vigentes;
- elaboração do relatório de encerramento do projeto;
- arquivamento com análise dos resultados obtidos.

As 7 etapas do Construction Closeout
Coleta da documentação necessária
A realização de uma obra gera uma grande quantidade de documentação: certificados de inspeção, aprovação e teste; relatórios ou registros de qualidade e riscos; orçamentos; pedidos; faturas.
É necessário ter todos os documentos necessários prontos antes do encerramento efetivo das obras.
Nesse sentido, é útil coletar tais documentos em uma plataforma colaborativa BIM, um único ambiente compartilhado na nuvem onde gerenciar tudo.
Verificação do cumprimento das especificações técnicas
É recomendável verificar se todos os sistemas e as características construtivas foram realizados de acordo com o projeto e as solicitações do cliente.
A criação de um modelo informativo BIM permite agilizar esta fase, pois um gêmeo digital (digital twin) facilita automaticamente o controle dos vários elementos de construção.
Entrega ao cliente
Concluído o processo de verificação, chega o momento em que a obra deve ser apresentada e entregue ao cliente.
Se o trabalho foi feito corretamente, não surgirá nenhum problema. Caso contrário, é necessário dar as devidas explicações, mostrando eventuais alterações nos orçamentos e pedidos.
Verificação da satisfação do cliente
É muito importante ter o retorno do cliente e sobretudo a sua aprovação, que quase sempre é necessária para o real encerramento do projeto.
Para melhorar o trabalho futuro, até pode ser útil criar uma pesquisa de satisfação de forma a analisar e valorizar os resultados obtidos.
Fechamento de contratos ainda vigentes
A aprovação do cliente permite encerrar todos os contratos ainda vigentes, procedendo à liquidação dos diversos empreiteiros e fornecedores.
Elaboração do relatório de encerramento do projeto
O relatório de encerramento do projeto representa o documento final a elaborar e é utilizado pelos interessados para avaliar o sucesso do projeto, identificar aspectos positivos ou críticos, e encerrar formalmente todo o processo.
No relatório é necessário resumir o projeto, bem como metas e objetivos alcançados.
Arquivamento com análise dos resultados obtidos
É importante refletir sobre os resultados alcançados e, para isso, é útil responder a uma série de perguntas:
- o que funcionou?
- O que não funcionou?
- Os recursos sempre foram adequados?
- Que problemas foram encontrados?
- Onde é preciso fazer melhorias?
Posteriormente, será possível arquivar o projeto, mantendo sempre todos os dados.
Construction Closeout: o que incluir
Para garantir que os objetivos sejam alcançados e as tarefas concluídas, você pode usar o Project Closeout Checklist: um checklist criado ad hoc para garantir o cumprimento das 7 etapas acima e o encerramento completo da obra.
Dê uma olhada neste modelo de checklist e, se quiser, o adapte às suas necessidades de trabalho.

Modelo de checklist para encerramento de projeto
Construction Closeout: os erros de gerenciamento mais comuns
O processo de encerramento de uma obra pode ser alterado e atrasado por uma série de criticidades:
- falta de recursos econômicos e humanos;
- produção de documentação incompleta;
- perda de documentação do projeto;
- número excessivo de variáveis do projeto;
- falta de comunicação adequada entre as partes envolvidas.
Para contornar isso, é necessário otimizar o fluxo de trabalho: o encerramento é uma fase que pode ser preparada desde o início da obra, planejando e organizando todas as atividades e os serviços necessários.
Usar sistemas de gerenciamento centralizados, como um BIM Management System, evita a perda de documentação importante, enquanto o uso de conteúdos gráficos como diagramas ou cronogramas facilita a análise das fases de trabalho e evita obstáculos ou sobreposições.