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Documentos de manutenção: como administrá-los?

Os documentos de manutenção acompanham as etapas do fluxo de trabalho e são cruciais para o sucesso da operação. Saiba como gerenciá-los

Uma boa intervenção de manutenção depende também de uma correta e eficiente gestão dos documentos, tanto dos novos que se desenvolvem durante as atividades de manutenção como dos que já fazem parte do “dossiê” do nosso ativo.

Os documentos de manutenção devem ser utilizáveis e acessíveis a qualquer momento durante o fluxo de trabalho de manutenção para garantir a correta execução da intervenção de manutenção. Fica claro, portanto, que ter pilhas de documentos em papel de difícil consulta e compartilhamento comprometeria a eficácia da manutenção. Para isso  aconselhamos a gestão os documentos de manutenção com um CMMS que. para além de o apoiar no planejamento das atividades de manutenção, permite gerir toda a documentação tornando-a sempre acessível e partilhável.

Mas sabemos em detalhes quais são esses documentos e qual a melhor forma de gerenciá-los?

Vamos ver juntos neste artigo!

Quais são os documentos de manutenção?

Os documentos da manutenção são todos aqueles que acompanham as várias fases do fluxo de manutenção, sem o qual o processo não teria informações suficientes para realizar a intervenção de manutenção de forma adequada e eficiente. Vamos tentar dar um exemplo.

Quando ocorre uma falha ou mau funcionamento, o técnico encarregado deve assinalá-lo abrindo um pedido de intervenção de manutenção, especificando:

  • o tipo de problema detectado;
  • a parte afetada do ativo;
  • a data;
  • todas as outras informações úteis para o planejamento da intervenção.

O pedido de manutenção, que já começou a gerar documentos, será analisado. Baseado no tipo de falha e nível de urgência a intervenção é planejada tanto em termos de tipologia como de tempos de execução. Antes de prosseguir para planejar a intervenção de forma independente, no entanto, verifique:

  • o histórico de intervenções na mesma peça;
  • a garantia do fabricante;
  • o manual de utilização da peça em questão (caso não esteja coberto pela garantia).

Terminada a intervenção, é elaborado um documento específico que atesta o tipo de intervenção realizada e que especifica todos os dados úteis: materiais, peças de reposição, data, técnico responsável, distância da intervenção anterior, etc.

Do exemplo que acabamos de fazer, surgiu um conjunto de documentos que acompanham as diversas fases do processo de manutenção:

  • chamados de solicitação de manutenção;
  • atribuição de ordem de serviço;
  • manuais de uso e manutenção;
  • garantia do produto;
  • documentação definitiva.

Quais são os tipos de documentação de manutenção?

Uma maneira útil de classificar os documentos do processo de manutenção é fazê-lo de acordo com a etapa do fluxo de trabalho onde eles precisam ser redigidos ou são úteis.

Teremos portanto:

  • documentos que acompanham e descrevem os nossos materiais, nosso equipamento e nossa equipe de manutenção. Um exemplo desses documentos são:
    • arquivos CAD e IFC;
    • garantias;
    • apólices de seguro;
    • códigos de identificação;
    • documentos descritivos da equipe de manutenção;
    • certificados de cursos de formação e atualização;
    • registos profissionais.
  • Documentos que acompanham e dão suporte à equipe de manutenção apontando para os certos procedimentos de manutenção:
    • manuais de uso e manutenção;
    • lista de verificação de manutenção;
    • cronogramas de manutenção preventiva;
    • procedimentos operacionais padrão;
    • procedimentos de segurança específicos;
    • informações úteis sobre materiais perigosos.
  • Documentos redigidos pela equipe de manutenção conforme executa as várias atividades de manutenção. Estes documentos são, por um lado, testemunhos do trabalho da equipe e, por outro, úteis para consultas futuras caso ocorra outra falha na mesma peça. Este tipo de documento inclui:

Como o CMMS ajuda a gerenciar a documentação de manutenção de forma eficaz?

Uma das variáveis que mais condiciona a correta gestão documental da manutenção é a de poder ter todos os documentos em um só lugar e em uma versão, para que sejam facilmente identificáveis e possam ser utilizados sempre, em qualquer lugar e a qualquer hora. É aqui que o gerenciamento do CMMS faz a diferença.

Vamos imaginar que continuamos a gerir a documentação de manutenção da forma tradicional, o resultado seria: pilhas de documentos difíceis de arquivar, consultar e de compartilhar. Tudo isto teria claramente repercussões na gestão geral e no resultado final da intervenção de manutenção.

Em vez disso, voltando-se para uma gestão baseado em computador e contando com o uso de software de gestão de manutenção, o gerenciamento de documentos também se beneficiaria. Toda a documentação estaria sempre segura, acessível, facilmente identificável e compartilhável.

A imagem ilustra um exemplo de CMMS -Documentos de manutenção

CMMS – Computerized Maintenance Management System

Quais são os truques para uma gestão eficiente de documentos de manutenção?

O processo de documentação do processo de manutenção torna-se relativamente simples quando suportado pelo software certo. Porém, passar da teoria para a prática sempre pode reservar algumas surpresas, então daremos alguns conselhos válido para sempre gerenciar a documentação de manutenção da melhor maneira possível:

  1. elaborar e seguir checklists específicos;
  2. atualizar o treinamento da equipe de manutenção;
  3. verificar o andamento da documentação na nuvem;
  4. fazer uso real dos documentos contidos na nuvem para o planejamento de intervenções de manutenção.

O correto processamento e gestão da documentação é, portanto, crucial tanto em termos de regulamentos quanto para o sucesso do trabalho de manutenção. Felizmente, para nos ajudar com isso, existem os softwares específicos de software de gestão de manutenção profissionais que, além de nos apoiar no planejamento das atividades de manutenção, também cuidam da parte documental. Basta integrá-los no processo de manutenção dos seus ativos.

 

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