Métricas e KPI de Manutenção: como e quais monitorar

Conseguir medir os progressos em direção ao alcance dos objetivos de manutenção é um dos fatores-chave que determinam o sucesso de um sistema produtivo. As métricas e os KPI de manutenção servem exatamente para isso: fornecer às empresas e aos profissionais de Facility Management os parâmetros e os indicadores necessários para avaliar ao longo do tempo seu desempenho e capacidade operativa.

A seguir, analisaremos mais de perto o significado e a importância das métricas e dos KPI de manutenção, tentando entender quais são as características que os diferenciam. Forneceremos, além disso, uma lista detalhada das métricas mais importantes que toda organização deve acompanhar para otimizar os processos empresariais e melhorar a eficácia das práticas de manutenção.

Antes de aprofundar o assunto, sugiro que você utilize um software de Facility Management para gerenciar da melhor forma todas as atividades relacionadas ao monitoramento de métricas e KPI, pois essa ferramenta constitui um suporte indispensável para alcançar os objetivos essenciais da manutenção.

O que são os KPI de manutenção?

Os indicadores-chave de desempenho, conhecidos simplesmente como KPI (Key Performance Indicators), são parâmetros de referência ligados aos objetivos empresariais que têm a finalidade de monitorar o andamento e a eficácia dos processos mais estratégicos, e fornecem informações úteis sobre o desempenho de uma organização como um todo.

Os KPI de manutenção, especificamente, ajudam as empresas e os facility managers a quantificar, por meio da análise dos dados de manutenção, os progressos obtidos no âmbito da manutenção, destacando os resultados já alcançados, as metas ainda a serem atingidas e todas as ações a serem tomadas para chegar à satisfação de um determinado objetivo.

Se o objetivo final de uma organização é, por exemplo, reduzir os custos de produção em um certo montante, uma vez que a manutenção representa um dos fatores que influenciam diretamente o alcance desse objetivo, pode ser útil para uma empresa monitorar os índices de desempenho relativos às despesas departamentais, aos tempos de inatividade dos equipamentos e à correta gestão dos ordens de trabalho.

Importância dos KPI na gestão da manutenção

Como já mencionado, os KPI de manutenção medem o andamento da empresa em direção ao alcance de seus objetivos de manutenção, como a redução dos tempos de inatividade ou a redução dos custos. Estes, juntamente com outros valores monitorados pelos KPI de manutenção, representam pontos de referência para cada empresa, destacando o andamento do processo de manutenção implementado, evidenciando eventuais lacunas que afastam do alcance dos objetivos finais.

Obviamente, cada empresa estabelece objetivos de manutenção diferentes em relação ao setor específico em que opera, mas a importância de alguns indicadores-chave é compartilhada, entre eles:

• eficiência dos processos de manutenção;
• custos e despesas de intervenção;
• segurança e conformidade normativa;
• rendimento das atividades;
• tempos de inatividade;
• gestão das ordens de trabalho;
• gestão de estoques.

O que são as métricas de manutenção?

As métricas de manutenção são medições bem definidas e quantificáveis que permitem monitorar a atividade diária de manutenção dentro de uma empresa, e têm a finalidade de ajudar os profissionais do setor a avaliar o desempenho de pessoas, máquinas, recursos, processos e muito mais.

Em palavras mais simples, essas medições fornecem um quadro preciso e confiável de como tudo e todos operam dentro de uma estrutura e são essenciais para guiar os processos decisórios e melhorar continuamente a eficácia das práticas de manutenção.

As métricas mais comuns podem ser divididas em três categorias diferentes, listadas a seguir:

• métricas de desempenho dos recursos, que são utilizadas para monitorar as taxas de falha dos equipamentos e avaliar as condições de funcionamento de cada instalação ou maquinário;
• métricas operacionais, que servem para quantificar a eficácia dos programas de manutenção e analisar o desempenho dos vários departamentos em alcançar os objetivos previstos;
• métricas de inventário, que ajudam a otimizar as estratégias para o controle, rastreamento e gestão de estoques e peças de reposição.

Tipos de manutenção métrica

Métricas e KPI de manutenção: qual é a diferença

As métricas e os KPI de manutenção são parâmetros muito semelhantes e são frequentemente utilizados de forma intercambiável, mas existe uma diferença entre esses dois conceitos, pois os KPI de manutenção são números que conectam os objetivos finais da organização ao desempenho de manutenção, enquanto as métricas de manutenção conectam o desempenho de manutenção à eficácia dos processos diários de manutenção.

Em outras palavras, os indicadores-chave de desempenho servem para definir os objetivos a serem alcançados e para dar uma dimensão aos resultados obtidos em relação aos objetivos estabelecidos. As métricas servem, por outro lado, para conectar as ações diárias de manutenção ao desempenho a ser monitorado e representam as peças com as quais é possível construir os KPI.

6 principais KPI de manutenção a serem monitorados

Os KPI de manutenção são indicadores vitais para que o processo de manutenção funcione de maneira eficiente e eficaz. Existem vários indicadores-chave de desempenho e sua importância está estritamente ligada ao setor de aplicação, aos objetivos a serem alcançados e ao tipo de recursos a serem geridos; consequentemente, nem todos os KPI têm a mesma importância para cada empresa.

É possível, no entanto, definir uma lista dos parâmetros mais significativos nos quais cada organização deve se concentrar para avaliar os efeitos e a validade de suas estratégias de manutenção. Esta lista inclui:

• o Mean Time Between Failure (MTBF): é um parâmetro que pode ser medido apenas para bens reparáveis e serve para quantificar o tempo médio que decorre entre a ocorrência de uma falha e o início da seguinte, durante o funcionamento normal de um equipamento. Quanto maior o tempo médio entre falhas, maior será a capacidade da instalação de funcionar corretamente e sem interrupções. Saber quanto tempo durará um equipamento específico permite preparar-se com antecedência para eventos de falha e otimizar as estratégias de manutenção preventiva;
• o Mean Time To Repair (MTTR): é uma medida da manutenibilidade dos elementos reparáveis e serve para quantificar o tempo médio que a equipe de manutenção leva para reparar um ativo com falha. Este parâmetro tem um impacto significativo nos lucros de uma organização, pois um valor muito alto pode resultar em atrasos na execução de pedidos ou na não realização dos objetivos empresariais. O Mean Time To Repair inclui, especificamente, o tempo necessário para diagnosticar o problema, o tempo de reparo, o período de teste e o retorno às condições operacionais normais. Monitorar essa métrica representa a chave para identificar e eliminar ineficiências nos processos de manutenção não planejada;
• confiabilidade e disponibilidade dos recursos: neste ponto, na verdade, os KPI são dois e ambos, de forma complementar, são fundamentais para o planejamento e controle da manutenção (Maintenance Planning and Control MPC). O principal objetivo da MPC é garantir e aumentar a disponibilidade e a confiabilidade dos bens que otimizam a produtividade e isso é feito precisamente através de:
  • a disponibilidade, ou seja, a capacidade de um elemento de desempenhar uma determinada função em um determinado momento ou por um determinado período de tempo;
  • a confiabilidade, definida como a probabilidade de um recurso desempenhar sua função, de maneira ideal, durante um intervalo de tempo específico (recomendo a leitura de um aprofundamento útil sobre o conceito de confiabilidade na esfera de manutenção de um ativo);
• backlog: o backlog é definido como uma lista ordenada das atividades a serem realizadas e das prioridades a serem geridas para alcançar os objetivos, neste caso, de manutenção, estabelecidos. Este parâmetro refere-se, em particular, ao tempo de trabalho necessário para executar as atividades listadas (por essa razão, é expresso em minutos, horas, dias, semanas, meses, etc.) e fornece uma ideia da relação entre a carga de trabalho e a capacidade de executá-la;
• tempos de inatividade: a parada não planejada causa, evidentemente, interrupções e perdas tanto em termos de produção quanto econômicos. Os impactos negativos dos tempos de inatividade podem ser divididos em duas categorias:
  • custos tangíveis: fáceis de quantificar, incluem perdas de capacidade, produção, mão de obra, estoques e lucros;
  • custos intangíveis: difíceis de calcular, mas podem ser mais significativos do que os custos tangíveis. Incluem fatores como reatividade e estresse;
• custo de manutenção como porcentagem do valor de substituição estimado (MC/ERV): este é um importante indicador de desempenho financeiro e representa uma maneira de analisar o custo de manutenção (MC) para cada peça de equipamento. A importância deste indicador está ligada à possibilidade de avaliar até que ponto é conveniente reparar ou manter um bem e quando, em vez disso, é mais conveniente comprar um novo.

KPI a serem monitorados

Como medir as métricas de manutenção

Agora que vimos quais são as métricas de manutenção mais significativas a serem monitoradas, vamos entender quais são efetivamente as ferramentas que permitem calcular e monitorar esses parâmetros.

Um bom sistema CMMS (Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizada) representa certamente a melhor solução para coletar informações precisas de cada recurso e obter uma visão completa, contínua e confiável de cada processo de manutenção.

Esses sistemas são projetados especificamente para simplificar a gestão das diversas atividades (também remotamente) e para fornecer relatórios completamente automatizados que ajudam a melhorar o processo de tomada de decisão e a medir os progressos em direção ao alcance dos objetivos finais da manutenção.

Melhores práticas para otimizar o desempenho através dos KPI

A identificação dos KPI importantes para a nossa empresa é apenas o primeiro passo para otimizar a eficiência dos fluxos de trabalho de manutenção. O verdadeiro desafio está em implementá-los e utilizá-los da melhor forma para otimizar o desempenho.

Abaixo, recomendo os passos chave para ajudá-lo a obter o máximo dos seus KPI de manutenção:

• identificar os KPI relevantes: o primeiro e fundamental passo é escolher os KPI corretos com base nos objetivos da nossa empresa e no tipo de recursos a serem monitorados. Se, por exemplo, nossa prioridade é reduzir o tempo de inatividade, é possível monitorar indicadores como o tempo médio entre falhas (MTBF) e o downtime dos equipamentos. Se o objetivo for, em vez disso, a economia de custos, será útil concentrar-se no custo de manutenção por unidade (MC);
• estabelecer parâmetros e objetivos: este passo é útil para identificar aqueles parâmetros que refletem os padrões do setor ou os objetivos da sua empresa, fornecendo uma base para medir os progressos e identificar as áreas de melhoria;
• coletar e analisar os dados: os dados, sua qualidade e sua análise são tão importantes quanto os KPI. Para isso, é útil implementar, como sugerido no parágrafo anterior, sistemas informáticos de gestão de manutenção (CMMS) para coletar e, sobretudo, analisar informações precisas para cada KPI;
• agir com base nas informações: uma vez coletados e analisados os dados, é indispensável agir rapidamente para obter melhorias concretas. Se a análise mostrar que o desempenho da sua empresa está abaixo do esperado, será, por exemplo, apropriado tomar medidas para padronizar os procedimentos ou melhorar a formação do pessoal. O objetivo é, portanto, utilizar esses dados para fazer alterações que terão um impacto direto sobre o desempenho;
• comunicar os resultados: a partilha é fundamental para o sucesso. É útil, portanto, relatar regularmente os dados dos KPI para sua equipe e partes interessadas para garantir que todos estejam alinhados e trabalhando em direção aos mesmos objetivos;
• revisar e ajustar os KPI: a escolha inicial dos KPI não é estática, de forma alguma. Os indicadores de desempenho devem evoluir junto com a empresa. Revisar regularmente os KPI de manutenção e modificá-los para adaptá-los aos objetivos empresariais ou às realidades operacionais em evolução é indispensável para garantir a máxima eficiência operacional.

Para otimizar a eficiência da manutenção, existem outras boas práticas a serem implementadas, que vão desde a criação de um programa de manutenção preventiva até uma formação adequada do pessoal.

Se você também está procurando a ferramenta adequada para calcular e rastrear automaticamente as métricas e os KPI de manutenção de seu interesse, deixe-se apoiar imediatamente por um software de Facility Management, o sistema que ajuda a analisar o desempenho dos seus equipamentos, elimina a necessidade de cálculos manuais complexos e representa uma ferramenta de fundamental importância para monitorar qualquer aspecto, processo ou atividade relacionada à manutenção dos seus recursos.

FAQ – KPI de manutenção

O que se entende por KPI de Manutenção?

Os KPI de Manutenção (Key Performance Indicators) são indicadores-chave utilizados para medir a eficácia, eficiência e confiabilidade dos processos de manutenção. Eles ajudam as empresas a monitorar o desempenho dos ativos, reduzir o tempo de inatividade, otimizar os recursos e conter os custos operacionais.

Quais são os principais KPI para monitorar os tempos de inatividade?

• Disponibilidade do ativo: a porcentagem de tempo em que um ativo está efetivamente disponível para operar em relação ao tempo total.
• Downtime do equipamento: tempo total de parada não planejada dos equipamentos.
• Tempo Médio Entre Falhas (MTBF): tempo médio entre uma falha e a próxima.
• Tempo Médio para Reparar (MTTR): tempo médio necessário para restaurar um ativo após uma falha.
• Downtime de Manutenção Planejada: tempo de inatividade programado para atividades de manutenção preventiva.

Como se medem as performances na gestão de ordens de trabalho?

• Backlog de Manutenção: tempo necessário para completar todas as atividades de manutenção pendentes.
• Horas extras de manutenção: número de horas extras empregadas em atividades de manutenção, útil para identificar cargas de trabalho excessivas ou ineficiências.
• Tempo Médio para Completar Ordem de Trabalho (MTTC): indica o tempo médio necessário para completar uma ordem de trabalho, desde a sua abertura até o fechamento.
• Conformidade com o cronograma: medida do alinhamento entre atividades planejadas e atividades efetivamente executadas.
• Taxa de conclusão de ordens de trabalho: porcentagem de ordens de trabalho completadas em relação às programadas.

Existem KPI para monitorar os custos de manutenção?

• Custo por ordem de trabalho: mede o custo médio incorrido para cada ordem de trabalho completada.
• Custo de Manutenção como Percentagem do Valor de Substituição do Ativo (MC/RAV): relação entre o custo de manutenção e o valor de substituição dos ativos, útil para avaliar a conveniência entre reparo e substituição.
• Custos de manutenção: despesa total para intervenções de manutenção em um determinado período.

Quais KPI ajudam a avaliar o desempenho dos ativos?

• Confiabilidade do ativo: mede a probabilidade de um ativo funcionar corretamente por um período específico sem falhas.
• Taxa de falhas: este KPI mede a frequência com que um ativo falha em um determinado período. É fundamental para avaliar a estabilidade e previsibilidade do desempenho de um ativo a longo prazo.
• Eficiência Geral do Equipamento (OEE): combina disponibilidade, desempenho e qualidade para medir a eficiência geral dos equipamentos.
• Percentagem de Manutenção Planejada (PMP): indica a porcentagem de manutenção preventiva em relação ao total.

Por que é importante monitorar os KPI de Manutenção?

Os KPI de Manutenção permitem identificar ineficiências, otimizar o uso dos recursos, reduzir custos, prevenir falhas inesperadas e melhorar a confiabilidade das instalações. Sem dados mensuráveis, é impossível implementar estratégias de melhoria contínua na manutenção.

Qual é a diferença entre KPI de manutenção e métricas de manutenção?

• Os KPI estão diretamente ligados aos objetivos estratégicos da empresa e medem a eficácia geral dos processos.
• As métricas são medidas mais específicas e operacionais que alimentam os KPI, como o número de intervenções, as horas de trabalho empregadas ou os tempos médios.

Como se analisam os KPI de manutenção de forma eficaz?

A utilização de um CMMS (Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizada) é essencial para coletar e analisar automaticamente os dados em tempo real, gerar relatórios e apoiar as decisões estratégicas com base em informações confiáveis e atualizadas.