Ordem de serviço de manutenção: os passos para criá-la

A ordem de serviço (inglês: Work Order) é um elemento-chave de todas as operações de manutenção. Ela representa a ferramenta para o agendamento de qualquer operação de manutenção ou reparo, acompanhando o andamento e garantindo o bom funcionamento da empresa.

Se você gerencia processos de Facility Management, as ordens de serviço são indispensáveis no seu trabalho e você precisa encontrar uma maneira de gerenciá-las melhor. Para isso, recomendamos que você experimente a versão demo de um software de gestão de manutenção capaz de gerar automaticamente uma ordem de serviço e digitalizar todo o fluxo de trabalho conectado a ela.

Mas o que é uma ordem de serviço de manutenção, e como funciona? Neste artigo, vamos explorar todas as principais funcionalidades e descobrir em detalhes como realizar uma boa ordem de serviço.

O que é uma ordem de serviço de manutenção?

Uma ordem de serviço de manutenção é um documento formal de comunicação com o objetivo de especificar a execução de determinado trabalho de manutenção, autorizando um membro ou uma equipe de trabalho a realizá-lo.

Eles ajudam todos, desde gerentes de manutenção a técnicos, a organizar, priorizar, rastrear e concluir todas as tarefas principais.

Tipos de ordens de serviço

Há diferentes tipos de ordens de serviço de manutenção:

1. Ordem geral de trabalho
2. Ordem de serviço de manutenção preventiva
3. Ordem de serviço de inspeção
4. Ordem de serviço de emergência
5. Ordem de serviço de manutenção corretiva

Frequentemente, uma ordem de serviço se origina de pedidos de trabalho, usado pelo pessoal para informar os técnicos sobre qualquer trabalho de manutenção a ser realizado. Eles serão examinados por um gestor que analisará o problema, identificará a prioridade e então planejará e designará as atividades a serem executadas.

Seu processo de gestão pode ser reduzido a um esquema progressivo que padroniza todas as diversas operações a serem realizadas.

Fluxograma típico de uma ordem de serviço de manutenção

Fluxo de trabalho da OS: 6 etapas essenciais a seguir

Dependendo das características da empresa e das necessidades dos clientes, existem diferentes formas de criar uma ordem de serviço. Para realizar o trabalho da forma mais eficiente possível e permitir que as  sejam capturadas, compartilhadas e usadas, estas seis etapas irão ajudá-lo:

1. identificar a atividade: compreender detalhadamente o problema e o trabalho exigido permite ter uma maior consciência das ações a serem realizadas.
2. Definir prioridade: com base na importância do trabalho a ser realizado, é importante organizar e planejar as atividades individuais.
3. Considere os recursos necessários: estimativa de ferramentas, equipamentos, materiais a serem utilizados.
4. Detalhe todas as especificações: fornecer as informações mais importantes, como contatos dos usuários de referência, descrição do trabalho, horários e prazos.
5. Atribuir a ordem de serviço: identificar o técnico de manutenção mais adequado para realizar esse trabalho.
6. Recolher e guardar toda a documentação: todas asordens de serviço devem estar sempre disponíveis e fáceis de consultar, para isso é vantajoso criar ordens de serviço digitais e sem papel, difíceis de organizar e manter.

O que deve conter em uma ordem de serviço?

Uma OS deve incluir informações relacionadas a:

• tipo de atribuição;
• data em que foi criado e enviado;
• local de trabalho;
• descrição do trabalho;
• definição de problema;
• pessoa ou entidade que autorizou a obra;
• pessoa ou entidade que solicitou a obra;
• técnico ou grupo de técnicos que deverá realizar a obra;
• modo de conclusão;
• procedimentos de segurança a serem seguidos durante a execução do trabalho;
• vezes para completá-lo.

Muitas vezes também é útil anexar:

• históricos de manutenção de equipamentos;
• manuais;
• ficha de dados;
• notas e observações.

Ferramentas para gerenciar com eficiência uma ordem de serviço

Para gerenciar uma ordem de serviço de maneira precisa e eficiente certamente será útil para você usar um software de Facility Management que facilita para os técnicos e gerentes das estruturas em todas atividade de manutenção.

Ele permite:

• gerenciar todas as ordens de serviço de manutenção em um sistema centralizado para acompanhar todas as atividades executadas;
• planejar as atividades de manutenção de forma pontual e escrupulosa;
• reduzir a documentação em papel;
• reduzir gastos com programação;
• ter acesso imediato a todas as informações que você precisa.

Por todas essas razões, nosso conselho é você que baixe imediatamente um software de gestão de manutenção para testar plenamente todo o seu potencial!