Orden de trabajo: Qué es y 6 step para crearla

Las órdenes de trabajo, también llamadas work orders (WO), son los elementos clave de todas las operaciones de mantenimiento. Son la herramienta para programar cualquier operación de mantenimiento o reparación, hacer un seguimiento del progreso y garantizar el buen funcionamiento de la empresa.

Si gestionas procesos de facility management, las órdenes de trabajo son indispensables en tu trabajo y debes encontrar la forma de gestionarlas de la mejor manera posible. Por eso te recomiendo probar un programa GMAO capaz de generar automáticamente una orden de trabajo y digitalizar todo el flujo de trabajo asociado a ella.

Pero, ¿Qué es la gestión de órdenes de trabajo y cómo funciona? En este artículo exploraremos todas las características principales y descubriremos en detalle cómo ejecutar una buena orden de trabajo.

¿Qué es una orden de trabajo de mantenimiento?

Una orden de trabajo de mantenimiento es un documento de comunicación formal cuyo objetivo es especificar la ejecución de una determinada tarea de mantenimiento, autorizando a un miembro o equipo de trabajo a llevarla a cabo.

Son una herramienta útil para todos, desde los responsables de mantenimiento hasta los técnicos, porque permiten organizar, priorizar, seguir y completar todas las actividades clave.

Tipo de órdenes de trabajo

Existen diferentes tipos de órdenes de trabajo de mantenimiento:

1. orden de trabajo general;
2. orden de trabajo de mantenimiento preventivo;
3. orden de trabajo de inspección;
4. orden de trabajo de emergencia;
5. orden de trabajo de mantenimiento correctivo.

Una work order suele tener su origen en las solicitudes de trabajo, utilizadas por el personal para informar a los técnicos de cualquier trabajo de mantenimiento que deba realizarse. Serán revisados por un gestor que analizará el problema y determinará la prioridad. Sucesivamente, este planificará y asignará las tareas que deban llevarse a cabo.

Su proceso de gestión puede reducirse a un esquema progresivo que estandariza todas las diversas operaciones a realizar.

Flujograma típico de una orden de trabajo de mantenimiento

Workflow órdenes de trabajo: 6 pasos esenciales a seguir

Dependiendo de las características de la empresa y de las necesidades de los clientes, existen diferentes formas de crear una orden de trabajo. Para realizar el trabajo de la forma más eficiente posible y permitir que las órdenes de trabajo se capturen, compartan y utilicen, estos 6 pasos te serán útiles:

1. Identificar la tarea: entender el problema y el trabajo requerido en detalle le da una mayor conciencia de las acciones a realizar;
2. Establecer prioridades: según la importancia del trabajo a realizar, es importante organizar y planificar las actividades individuales;
3. Considerar los recursos necesarios: presupuesto para herramientas, equipos, materiales a utilizar;
4. Detallar todas las especificaciones: proporcionar la información más importante, como los datos de contacto de los usuarios pertinentes, la descripción del trabajo, el calendario y los plazos;
5. Asignar la orden de trabajo: identificar al técnico de mantenimiento más adecuado para realizar ese trabajo;
6. Recopilar y almacenar toda la documentación: todas las órdenes de trabajo deben estar siempre disponibles y ser fácilmente accesibles. Por lo tanto, es ventajoso crear órdenes de trabajo digitales y no en papel, que son difíciles de organizar y almacenar.

¿Qué debe incluir una work order?

Una orden de trabajo debe incluir información relacionada con:

• tipo de asignación;
• fecha de creación y envío;
• posición del trabajo;
• descripción del trabajo;
• definición del problema;
• persona o entidad que autorizó el trabajo;
• persona o entidad que solicitó el trabajo;
• técnico o grupo de técnicos que deben completar el trabajo;
• método de finalización;
• los procedimientos de seguridad que deben seguirse en la realización de los trabajos;
• plazo para completarlo.

También suele ser útil adjuntar:

• historiales de mantenimiento de los equipos;
• manuales;
• fichas técnicas;
• notas y observaciones.

Herramientas para gestionar eficazmente una orden de trabajo

Para gestionar una orden de trabajo con precisión y eficacia, sin duda te resultará útil utilizar un software de facility management que facilite a los técnicos y gestores de instalaciones todas las actividades de mantenimiento.

Esto te permite:

• gestionar todas las órdenes de trabajo de mantenimiento en un sistema centralizado para hacer un seguimiento de todas las actividades realizadas;
• planificar las actividades de mantenimiento de manera oportuna y meticulosa;
• reducir la documentación en papel;
• reducir los gastos de programación;
• tener acceso inmediato a toda la información que necesita.

Por todas estas razones, mi consejo es que pruebes ahora un programa GMAO, para comprobar todo su potencial.