Ordre de travail : qu'est-ce que c'est et comment le créer

Un ordre de travail est un document qui fournit les informations nécessaires pour effectuer une opération de maintenance. Découvrez quel doit être sont contenu et comment le créer

Les ordres de travail, également appelés work orders (WO), sont les éléments clés de toutes les opérations de maintenance. Ils représentent l’outil pour planifier toute opération de maintenance ou de réparation, suivre les progrès et assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.

Si vous gérez des processus de facility management les ordres de travail sont indispensables dans votre travail et il est nécessaire de trouver un moyen pour pouvoir les gérer au mieux. Pour cette raison, nous vous recommandons d’essayer la version d’essai d’un logiciel GMAO capable de générer automatiquement un ordre de travail et d’en numériser tout le flux de travail correspondant.

Mais qu’est-ce que c’est et comment fonctionne la gestion d’un ordre de travail ? Dans cet article, nous allons en explorer toutes les principales caractéristiques et nous découvrirons en détail comment exécuter un bon ordre de travail.

Qu’est-ce qu’un ordre de travail de maintenance ?

Un ordre de travail de maintenance est un document de communication formel. Son but est celui de spécifier l’exécution d’un travail de maintenance spécifique en autorisant un membre ou une équipe de travail à l’effectuer.

Les ordres de travail sont un outil d’aide pour tout le monde, des responsables de la maintenance aux techniciens, car ils permettent d’organiser, de hiérarchiser, de suivre et de compléter toutes les activités clés.

Types d’ordres de travail

Il existe différents types d’ordres de travail de maintenance :

général ;
de maintenance préventive ;
d’inspection ;
d’urgence ;
de maintenance corrective.

Souvent, un work order est issu de demandes de travail, utilisées par le personnel pour informer les techniciens des éventuels travaux de maintenance à effectuer. Elles seront examinées par un responsable qui analysera la problématique, déterminera la priorité et ensuite planifiera et attribuera d’éventuelles activités à réaliser.

Leur processus de gestion peut être réduit à un schéma progressif qui normalise toutes les différentes opérations à effectuer.

Diagramme de flux type d’un ordre de travail de maintenance

Workflow ordre de travail : 6 étapes indispensables à suivre

Selon les caractéristiques de l’entreprise et en fonction des besoins des clients, il existe plusieurs façons de créer un ordre de travail. Les 6 étapes suivantes vous seront très utiles pour effectuer le travail de la manière la plus efficace possible et permettre l’acquisition, le partage et l’utilisation des ordres de travail :

identifier l’activité: comprendre dans les moindres détails la problématique et le travail demandé vous permet d’avoir une idée bien plus claire des actions à effectuer ;
établir la priorité: en fonction de l’importance du travail à effectuer, il est important d’organiser et de planifier chaque activité ;
examiner les ressources nécessaires: prévoir les outils, les équipements, les matériaux à utiliser ;
détailler toutes les spécifications: fournir les informations les plus importantes telles que les contacts des utilisateurs référents, la description du travail, les temps et les délais ;
assigner l’ordre de travail: identifier le technicien de maintenance le plus approprié pour effectuer ce travail ;
collecter et conserver toute la documentation: tous les ordres de travail doivent être toujours disponibles et facilement consultables. C’est pourquoi il est avantageux de créer des ordres de travail numériques et réduire à zéro les documents papier qui sont difficiles à organiser et à conserver.

Quel devrait être le contenu d’un ordre de travail ?

Un work order devrait inclure des informations concernant :

le type de mission ;
la date à laquelle il a été créé et envoyé ;
la position du travail ;
la description de la mission ;
la définition du problème ;
la personne ou l’organisme qui a autorisé le travail ;
la personne ou l’organisme qui a demandé le travail ;
le technicien ou groupe de techniciens qui doit compléter le travail ;
les modes d’achèvement ;
les procédures de sécurité à suivre lors de l’exécution du travail ;
les temps pour le compléter.

Il est également souvent utile d’ajouter en pièce jointe :

la chronologie des activités de maintenance des équipements ;
les manuels ;
les fiches techniques ;
des éventuelles notes et observations.

Outils pour gérer efficacement un ordre de travail

Pour gérer un ordre de travail de manière précise et efficace, il est certainement utile d’utiliser un logiciel de facility management qui facilite les techniciens et les responsables des structures dans toutes les activités de maintenance.

Un logiciel de gestion et maintenance vous permet de :

gérer tous les ordres de travail de maintenance dans un système centralisé pour suivre toutes les activités effectuées ;
planifier de manière ponctuelle et scrupuleuse les activités de maintenance ;
réduire la documentation papier ;
réduire les dépenses de programmation ;
avoir un accès immédiat à toutes les informations nécessaires.

Pour toutes ces raisons, nous vous suggérons d’essayer tout de suite un logiciel GMAO , pour tester vous-même tout son potentiel !