Métricas y KPI de mantenimiento: cómo y cuáles monitorear

Las métricas y los KPI de mantenimiento son parámetros e indicadores para monitorizar la eficacia de los procesos de mantenimiento. Descubre cuáles son los más importantes

La medición del progreso hacia el cumplimiento de los objetivos de mantenimiento es uno de los factores clave que determinan el éxito de un sistema de producción. Las métricas y los KPI de mantenimiento sirven exactamente para esto: proporcionar a las empresas y a los profesionales del Facility Management los parámetros e índices necesarios para evaluar a lo largo del tiempo su rendimiento y sus capacidades operativas.

A continuación, analizaremos más de cerca el significado y la importancia de las métricas y los KPI de mantenimiento, tratando de entender cuáles son las características que los diferencian. También proporcionaremos una lista detallada de las métricas más importantes que cada organización debe rastrear para optimizar los procesos comerciales y mejorar la efectividad de las prácticas de mantenimiento.

Antes de profundizar en el tema, te sugiero que utilices un programa GMAO para gestionar mejor todas las actividades relacionadas con el seguimiento de métricas y KPI. Esta herramienta, de hecho, constituye un soporte indispensable para alcanzar los objetivos esenciales del mantenimiento.

Qué son las métricas de mantenimiento

Las métricas de mantenimiento son medidas bien definidas y cuantificables que permiten realizar un seguimiento de la actividad diaria de mantenimiento dentro de una empresa, y están destinadas a ayudar a los profesionales de la industria a evaluar el rendimiento de las personas, máquinas, activos, procesos y más.

En pocas palabras, estas mediciones proporcionan una imagen precisa y confiable de cómo todo y todos operan dentro de una instalación y son esenciales para guiar los procesos de toma de decisiones y mejorar la efectividad de las prácticas de mantenimiento de vez en cuando.

Tipos de métricas más comunes

Las métricas más comunes se pueden dividir en tres categorías diferentes, que se muestran a continuación:

• métricas de rendimiento de los recursos, que se utilizan para supervisar las tasas de fallo de los equipos y evaluar las condiciones de funcionamiento de cada instalación o máquina;
• métricas operativas, que sirven para cuantificar la eficacia de los programas de mantenimiento y para analizar el rendimiento de los distintos departamentos en la consecución de los objetivos previstos en los mismos;
• métricas de inventario, que ayudan a optimizar las estrategias para el control, el seguimiento y la gestión del inventario y las piezas de repuesto.

Tener datos medibles (proporcionados por las métricas que acabamos de ilustrar) no solo facilita la identificación de fortalezas, criticidades y oportunidades para mejorar los procesos de mantenimiento, sino que, como veremos más adelante, es una pieza de importancia fundamental para cuantificar el progreso hacia el logro de los objetivos finales de una organización.

Tipos de métricas de mantenimiento

Qué son los KPI de mantenimiento (Key Performance Indicators)

Los indicadores clave de rendimiento, conocidos simplemente como KPI, son puntos de referencia vinculados a los objetivos de la empresa que tienen como objetivo controlar el rendimiento y la eficacia de los procesos más estratégicos, y proporcionan información útil sobre el rendimiento de una organización en su conjunto.

Específicamente, los KPI de mantenimiento ayudan a las empresas y a los facility manager a cuantificar el progreso logrado en el campo del mantenimiento, destacando los resultados ya alcanzados, los objetivos aún por alcanzar y todas las acciones que deben tomarse para alcanzar un objetivo determinado.

Si el objetivo final de una organización es, por ejemplo, reducir los costos de producción en una cierta cantidad, ya que el mantenimiento es uno de los factores que influyen directamente en el logro de este objetivo, puede ser útil para una empresa monitorear los índices de rendimiento relacionados con los gastos departamentales, el tiempo de inactividad del equipo y la gestión adecuada de las ordenes de trabajo.

Métricas y KPI de mantenimiento: ¿cuál es la diferencia?

Las métricas y los KPI de mantenimiento son parámetros muy similares y a menudo se usan indistintamente porque ambos miden el rendimiento de una empresa en relación con ciertos objetivos.

De hecho, existe una diferencia sustancial entre estos dos conceptos, ya que los KPI de mantenimiento son números que vinculan los objetivos finales de la organización con el rendimiento de mantenimiento, mientras que las métricas de mantenimiento vinculan el rendimiento de mantenimiento con la efectividad de los procesos de mantenimiento diarios.

En otras palabras, los indicadores clave de rendimiento sirven para establecer los objetivos a los que aspirar y para dar una dimensión a los resultados obtenidos en relación con los objetivos establecidos. En cambio, las métricas sirven para conectar las acciones diarias de mantenimiento con el rendimiento que se debe monitorear y representan las piezas con las que se pueden construir los KPI.

Si queremos dar un ejemplo para aclarar mejor la diferencia entre las métricas y los KPI de mantenimiento, supongamos que el objetivo final de una empresa es aumentar los ingresos en un 20%. Los ingresos se ven directamente afectados por el tiempo de inactividad de la máquina (menos instalaciones están en funcionamiento, menos productos se fabrican y se venden). El tiempo de inactividad del equipo es, por lo tanto, uno de los KPI de mantenimiento que se deben monitorear. Todas las acciones cuantificables que pueden influir en el tiempo de inactividad, como el tiempo medio de reparación (MTTR) o el porcentaje de mantenimiento planificado, constituyen las métricas de mantenimiento que deben supervisarse.

6 métricas de mantenimiento esenciales para monitorear

La elección de las métricas de mantenimiento a las que hacer referencia está estrechamente vinculada al sector de aplicación, a los objetivos a cumplir y al tipo de recursos a gestionar, por lo que no todas las métricas tienen la misma importancia para cada empresa.

Sin embargo, es posible definir una lista de los parámetros más significativos en los que cada organización debe centrarse para evaluar los efectos y la validez de sus estrategias de mantenimiento. Esta lista incluye:

• El Mean Time Between Failure (MTBF):

  El MTBF es un parámetro que se puede medir solo para los bienes reparables y sirve para cuantificar el tiempo medio que transcurre entre la aparición de una avería y el inicio de la siguiente, durante el funcionamiento normal de un equipo. Cuanto mayor sea el tiempo medio entre fallas, mayor será la capacidad de la instalación de funcionar correctamente y sin interrupciones. Saber cuánto durará un equipo específico, permite prepararse con mucha antelación para los eventos de error y optimizar las estrategias de mantenimiento preventivo;

• El mean Time To Repair (MTTR):

  El MTTR es una medida de la capacidad de mantenimiento de los elementos reparables y sirve para cuantificar el tiempo medio empleado por el equipo de mantenimiento para reparar un activo averiado. Este parámetro tiene un impacto significativo en las ganancias de una organización porque un valor demasiado alto puede provocar retrasos en el cumplimiento de los pedidos o el incumplimiento de los objetivos comerciales. El Mean Time To Repair incluye, en concreto, el tiempo necesario para diagnosticar el problema, el tiempo de reparación, el periodo de prueba y el retorno a las condiciones normales de funcionamiento. Supervisar esta métrica es clave para identificar y eliminar las ineficiencias en los procesos de mantenimiento no planificados.

• la Overall Equipment Effectiveness (OEE):

  Es una métrica utilizada para medir el rendimiento general de una instalación o, más en general, de todo el sistema de producción. Los elementos esenciales que intervienen en la cuantificación de este parámetro son básicamente tres: calidad, rendimiento y disponibilidad. Una puntuación OEE del 100% significa que una empresa es capaz de producir piezas de la mejor calidad, al 100% de las prestaciones (es decir, con la mayor velocidad de producción posible) y con la máxima disponibilidad de los equipos, garantizada por un número reducido de paradas de la máquina e interrupciones operativas.

Los tres parámetros que acabamos de describir forman parte de las denominadas métricas de rendimiento de recursos de las que hemos hablado anteriormente. Las métricas operativas más comunes incluyen:

• Planned Maintenance Percentage (PMP):

  Es el porcentaje de tiempo dedicado a las actividades de mantenimiento planificadas en comparación con las no planificadas. Es una métrica valiosa para rastrear la integridad de los programas de mantenimiento preventivo e identificar procesos ineficientes. Si el valor de la PMP es alto, significa que los planes de mantenimiento implementados por una empresa son efectivos y que los diversos equipos pueden minimizar las intervenciones de mantenimiento correctivo. El estándar PMP requerido a nivel mundial es superior al 90% (valores no inferiores al 70% se consideran aceptables);

• Preventive Maintenance Compliance (PMC):

  Es una métrica adicional utilizada para evaluar la consistencia de los programas de mantenimiento preventivo. Mide cuántas tareas de mantenimiento entre las previstas se han completado en el periodo de tiempo establecido. La supervisión del cumplimiento de las PMC es fundamental para optimizar los programas de mantenimiento, utilizar los recursos de forma eficaz y garantizar que los equipos siempre ofrezcan la máxima fiabilidad.

Con referencia a las métricas de inventario, uno de los parámetros más importantes que toda empresa debe rastrear es:

• El índice de rotación:

Representa la relación entre el valor de las existencias compradas y el valor de las existencias actualmente disponibles. Esta métrica da una idea de la velocidad a la que fluyen las mercancías en el almacén y es esencial para medir la efectividad de las inversiones de una estructura en diversos tipos de recursos y piezas de repuesto.

Métricas de mantenimiento a monitorizar

Cómo medir las métricas de mantenimiento

Ahora que hemos visto cuáles son las métricas de mantenimiento más significativas para mantener bajo control, tratemos de entender cuáles son realmente las herramientas que te permiten calcular y monitorear estas métricas.

Un buen sistema CMMS (Computerized Maintenance Management System) es sin duda la mejor solución para recopilar información precisa de cada recurso y obtener una visión completa, continua y fiable de cada proceso de mantenimiento.

Estos sistemas están diseñados específicamente para simplificar la gestión de diferentes tareas (incluso de forma remota) y para proporcionar informes totalmente automatizados que ayudan a mejorar la toma de decisiones y medir el progreso hacia el logro de los objetivos finales de mantenimiento.

Si tú también estás buscando la herramienta adecuada para calcular y realizar un seguimiento automático de las métricas de mantenimiento y los KPI de tu interés, deja que un programa GMAO te ayude a analizar el rendimiento de tus equipos, eliminar la necesidad de cálculos manuales complejos y se convierta en una herramienta de importancia fundamental para monitorear cualquier aspecto, proceso o actividad relacionada con el mantenimiento de tus activos.