Métricas y KPI de mantenimiento: cómo y cuáles monitorear

Lograr medir los avances hacia el cumplimiento de los objetivos de mantenimiento es uno de los factores clave que determinan el éxito de un sistema productivo. Las métricas y los KPI de mantenimiento sirven exactamente para esto: proporcionar a las empresas y a los profesionales del Facility Management los parámetros y los indicadores necesarios para evaluar a lo largo del tiempo su rendimiento y capacidad operativa.

A continuación, analizaremos más de cerca el significado y la importancia de las métricas y los KPI de mantenimiento, tratando de entender cuáles son las características que los diferencian. Además, proporcionaremos un listado detallado de las métricas más importantes que cada organización debería rastrear para optimizar los procesos empresariales y mejorar la efectividad de las prácticas de mantenimiento.

Antes de profundizar en el tema, te sugiero utilizar un software de Facility Management para gestionar mejor todas las actividades relacionadas con el monitoreo de métricas y KPI, ya que esta herramienta constituye un apoyo indispensable para alcanzar los objetivos esenciales del mantenimiento.

¿Qué son los KPI de mantenimiento?

Los indicadores clave de rendimiento, conocidos simplemente como KPI (Key Performance Indicators), son parámetros de referencia relacionados con los objetivos empresariales que tienen el propósito de monitorizar el desarrollo y la efectividad de los procesos más estratégicos, y proporcionan información útil sobre el rendimiento de una organización en su conjunto.

Los KPI de mantenimiento, en específico, ayudan a las empresas y a los facility manager a cuantificar, mediante el análisis de los datos de mantenimiento, los avances logrados en el ámbito del mantenimiento, destacando los resultados ya alcanzados, los objetivos aún por conseguir y todas las acciones a emprender para llegar a la satisfacción de un determinado objetivo.

Si el objetivo final de una organización es, por ejemplo, reducir los costes de producción en una cierta cantidad, dado que el mantenimiento representa uno de los factores que influyen de manera directa en el logro de este objetivo, puede ser útil para una empresa monitorizar los índices de rendimiento relacionados con los gastos departamentales, los tiempos de inactividad de los equipos y la correcta gestión de los órdenes de trabajo.

Importancia de los KPI en la gestión del mantenimiento

Como se mencionó, los KPI de mantenimiento miden el desempeño de la empresa en el logro de sus objetivos de mantenimiento, como la reducción de los tiempos de inactividad o la reducción de costes. Estos, junto con otros valores monitorizados por los KPI de mantenimiento, representan puntos de referencia para cada empresa, destacando el desarrollo del proceso de mantenimiento implementado, evidenciando posibles brechas que alejan del logro de los objetivos finales.

Obviamente, cada empresa establece objetivos de mantenimiento diferentes en relación con el sector específico en el que opera, pero la importancia de algunos indicadores clave es compartida, entre ellos:

• eficiencia de los procesos de mantenimiento;
• costes y gastos de intervención;
• seguridad y conformidad normativa;
• rendimiento de las actividades;
• tiempos de inactividad;
• gestión de las órdenes de trabajo;
• gestión de inventarios.

¿Qué son las métricas de mantenimiento?

Las métricas de mantenimiento son mediciones bien definidas y cuantificables que permiten monitorizar la actividad diaria de mantenimiento dentro de una empresa, y tienen el propósito de ayudar a los profesionales del sector a evaluar el rendimiento de personas, máquinas, recursos, procesos y más.

En palabras más simples, estas mediciones proporcionan un panorama preciso y confiable de cómo todo y todos operan dentro de una estructura y son esenciales para guiar los procesos de toma de decisiones y mejorar continuamente la efectividad de las prácticas de mantenimiento.

Las métricas más comunes pueden dividirse en tres categorías diferentes, que se enumeran a continuación:

• métricas de rendimiento de recursos, que se utilizan para monitorizar las tasas de fallo de los equipos y evaluar las condiciones de funcionamiento de cada instalación o maquinaria;
• métricas operativas, que sirven para cuantificar la efectividad de los programas de mantenimiento y analizar el rendimiento de los diferentes departamentos en alcanzar los objetivos previstos;
• métricas de inventario, que ayudan a optimizar las estrategias para el control, seguimiento y gestión de inventarios y piezas de repuesto.

Tipos de métricas de mantenimiento

Métricas y KPI de mantenimiento: ¿cuál es la diferencia?

Las métricas y los KPI de mantenimiento son parámetros muy similares y a menudo se utilizan de manera intercambiable, pero existe una diferencia entre estos dos conceptos, ya que los KPI de mantenimiento son números que conectan los objetivos finales de la organización con el rendimiento del mantenimiento, mientras que las métricas de mantenimiento conectan el rendimiento del mantenimiento con la efectividad de los procesos diarios de mantenimiento.

En otras palabras, los indicadores clave de rendimiento sirven para establecer los objetivos a los que aspirar y para dar una dimensión a los resultados obtenidos en relación con los objetivos establecidos. Las métricas, en cambio, sirven para conectar las acciones diarias de mantenimiento con el rendimiento a monitorear y representan las piezas con las que es posible construir los KPI.

6 principales KPI de mantenimiento a monitorear

Los KPI de mantenimiento son indicadores vitales para que el proceso de mantenimiento funcione de manera eficiente y efectiva. Existen varios indicadores clave de rendimiento y su importancia está estrechamente relacionada con el sector de aplicación, con los objetivos a cumplir y con el tipo de recursos a gestionar; por lo tanto, no todos los KPI tienen la misma importancia para cada empresa.

Sin embargo, es posible definir una lista de los parámetros más significativos en los que cada organización debería concentrarse para evaluar los efectos y la validez de sus estrategias de mantenimiento. Esta lista incluye:

1. Mean Time Between Failure

El Mean Time Between Failure (MTBF) es un parámetro que solo puede medirse para los bienes reparables y sirve para cuantificar el tiempo medio que transcurre entre la ocurrencia de una falla y el inicio de la siguiente, durante el funcionamiento normal de un equipo. Cuanto mayor sea el tiempo medio entre fallas, mayor será la capacidad de la planta para funcionar correctamente y sin interrupciones. Saber cuánto durará un equipo específico permite prepararse con antelación para los eventos de error y optimizar las estrategias de mantenimiento preventivo;

2. Mean Time To Repair

O también MTTR, es una medida de la mantenibilidad de los elementos reparables. Sirve para cuantificar el tiempo medio que el equipo de mantenimiento tarda en reparar un activo fallido. Este parámetro tiene un impacto significativo en las ganancias de una organización. Un valor demasiado alto puede provocar retrasos en la ejecución de pedidos o el incumplimiento de los objetivos empresariales. El Mean Time To Repair incluye, específicamente: el tiempo necesario para diagnosticar el problema, el tiempo de reparación, el período de prueba y el regreso a las condiciones operativas normales. Monitorear esta métrica es clave para identificar y eliminar ineficiencias en los procesos de mantenimiento no planificado;

3. Fiabilidad y disponibilidad de los recursos

En este punto, en realidad, los KPI son dos y ambos, de manera complementaria, son fundamentales para la planificación y el control del mantenimiento (Maintenance Planning and Control o MPC). El objetivo principal de la MPC es garantizar y aumentar la disponibilidad y la fiabilidad de los bienes que optimizan la productividad, y lo hace precisamente a través de:

• la disponibilidad, es decir, la capacidad de un elemento para realizar una función determinada en un momento determinado o durante un período de tiempo determinado;
• la fiabilidad, definida como la probabilidad de que un recurso realice su función de manera óptima durante un intervalo de tiempo específico (te recomiendo leer un útil análisis sobre el concepto de fiabilidad en el ámbito del mantenimiento de un activo).

4. Backlog

Se define como una lista ordenada de las actividades a realizar y de las prioridades a gestionar para alcanzar los objetivos. Este parámetro se refiere, en particular, al tiempo de trabajo requerido para llevar a cabo las actividades enumeradas (por esta razón se expresa en minutos, horas, días, semanas, meses, etc.) y proporciona una idea de la relación entre la carga de trabajo y la capacidad para ejecutarla.

5. Tiempos de inactividad

El paro no planificado de la máquina causa, evidentemente, interrupciones y pérdidas tanto en términos de producción como económicos. Los impactos negativos de los tiempos de inactividad pueden dividirse en dos categorías:

• costes tangibles: fáciles de cuantificar, incluyen pérdidas de capacidad, producción, mano de obra, inventarios y ganancias;
• costes intangibles: difíciles de calcular, pero pueden ser más significativos que los costes tangibles. Incluyen factores como la reactividad y el estrés;

6. Coste de mantenimiento como porcentaje del valor de reemplazo estimado (MC/ERV)

Este es un importante indicador de rendimiento financiero y representa una forma de analizar el coste de mantenimiento (MC) por cada pieza de equipo. La importancia de este indicador está relacionada con la posibilidad de evaluar hasta qué punto es conveniente reparar o mantener un bien y cuándo, en cambio, es más conveniente comprar uno nuevo.

KPI a monitorear

Cómo medir las métricas de mantenimiento

Ahora que hemos visto cuáles son las métricas de mantenimiento más significativas a tener bajo control, tratemos de entender cuáles son realmente las herramientas que permiten calcular y monitorear estos parámetros.

Un buen sistema GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) representa sin duda la mejor solución. Esta ayuda a recopilar información precisa de cada recurso y obtener una visión completa, continua y confiable de cada proceso de mantenimiento.

Además, estos sistemas están diseñados específicamente para simplificar la gestión de las diferentes actividades (incluso de forma remota) y para proporcionar reportes completamente automatizados que ayudan a mejorar el proceso de toma de decisiones y a medir los avances hacia el logro de los objetivos finales del mantenimiento.

Mejores prácticas para optimizar el rendimiento a través de los KPI

La identificación de los KPI importantes para nuestra empresa es solo el primer paso para optimizar la eficiencia de los flujos de trabajo de mantenimiento. El verdadero desafío radica en implementarlos y utilizarlos de la mejor manera para optimizar el rendimiento.

A continuación, te aconsejo los pasos clave para ayudarte a obtener el máximo de tus KPI de mantenimiento.

Pasos clave para aprovechar tus KPI de mantenimiento

• identificar los KPI pertinentes: elegir los KPI correctos según los objetivos de la empresa y el tipo de recursos a monitorear. Si nuestra prioridad es reducir los tiempos de inactividad, es posible monitorear indicadores como el tiempo medio entre fallos (MTBF) y el tiempo de inactividad de los equipos. Si el objetivo es, en cambio, el ahorro de costes, será útil centrarse en el coste de mantenimiento por unidad (MC);
• establecer parámetros y objetivos: útil para identificar aquellos parámetros que reflejan los estándares de la industria o los objetivos de tu empresa, proporcionando una base para medir los avances e identificar las áreas de mejora;
• recoger y analizar datos: los datos, su calidad y su análisis son tan importantes como los KPI. Para ello, es útil implementar sistemas informáticos de gestión de mantenimiento (GMAO) para recopilar y analizar información precisa para cada KPI;
• actuar sobre la base de la información: una vez recopilado y analizado los datos, es indispensable actuar rápidamente para obtener mejoras concretas. Si el análisis muestra que el rendimiento de tu empresa es inferior al esperado, será oportuno tomar medidas para estandarizar los procedimientos o mejorar la formación del personal. El objetivo es, por tanto, utilizar estos datos para realizar cambios que tendrán un impacto directo en el rendimiento;
• comunicar los resultados: es útil informar regularmente sobre los datos KPI a tu equipo y a las partes interesadas para asegurarte de que todos estén alineados y trabajen hacia los mismos objetivos;
• revisar y ajustar los KPI: la elección inicial de los KPI no es estática, de hecho. Los indicadores de rendimiento deben evolucionar junto con la empresa. Revisar regularmente los KPI de mantenimiento y modificarlos para adaptarlos a los objetivos o a las realidades operativas en evolución es indispensable para garantizar la máxima eficiencia operativa.

Otras buenas prácticas

Para optimizar la eficiencia del mantenimiento existen otras buenas prácticas a implementar. Estas van desde la creación de un programa de mantenimiento preventivo hasta una adecuada formación del personal.

Si también estás buscando la herramienta adecuada para calcular y rastrear automáticamente las métricas y los KPI de mantenimiento de tu interés, utiliza un software de Facility Management. Este sistema te ayuda a:

• analizar el rendimiento de tus equipos,
• elimina la necesidad de cálculos manuales complejos
• representa una herramienta de fundamental importancia para monitorear cualquier aspecto, proceso o actividad relacionada con el mantenimiento de tus recursos.

FAQ- KPI de mantenimiento

¿Qué se entiende por KPI de Mantenimiento?

Los KPI de Mantenimiento (Key Performance Indicators) son indicadores «clave» utilizados para medir la efectividad, eficiencia y confiabilidad de los procesos de mantenimiento. Ayudan a las empresas a monitorear el rendimiento de los activos, reducir los tiempos de inactividad, optimizar los recursos y contener los costes operativos.

¿Cuáles son los principales KPI para monitorear los tiempos de inactividad?

• Disponibilidad del activo: el porcentaje de tiempo en que un activo está efectivamente disponible para operar en relación con el tiempo total.
• Tiempo de inactividad del equipo: tiempo total de parada no planificada de los equipos.
• Tiempo Medio Entre Fallos (MTBF): tiempo medio entre un fallo y el siguiente.
• Tiempo Medio para Reparar (MTTR): tiempo medio necesario para restaurar un activo después de un fallo.
• Tiempo de Inactividad de Mantenimiento Planificado: tiempo de inactividad programado para actividades de mantenimiento preventivo.

¿Cómo se miden las performances en la gestión de órdenes de trabajo?

• Acumulación de mantenimiento: tiempo necesario para completar todas las actividades de mantenimiento atrasadas.
• Horas extras de mantenimiento: número de horas extraordinarias empleadas en actividades de mantenimiento, útil para identificar cargas de trabajo excesivas o ineficiencias.
• Tiempo Medio para Completar una Orden de Trabajo (MTTC): indica el tiempo medio necesario para completar una orden de trabajo, desde el momento de su apertura hasta su cierre.
• Cumplimiento del cronograma: medida de la alineación entre actividades planificadas y actividades efectivamente ejecutadas.
• Tasa de finalización de órdenes de trabajo: porcentaje de órdenes de trabajo completadas en relación con las programadas.

¿Existen KPI para monitorear los costes de mantenimiento?

• Coste por orden de trabajo: mide el coste medio incurrido por cada orden de trabajo completada.
• Coste de Mantenimiento como Porcentaje del Valor de Reemplazo del Activo (MC/RAV): relación entre el coste de mantenimiento y el valor de reemplazo de los activos, útil para evaluar la conveniencia entre reparación y reemplazo.
• Costes de mantenimiento: gasto total en intervenciones de mantenimiento en un período determinado.

¿Qué KPI ayudan a evaluar el rendimiento de los activos?

• Confiabilidad del activo: mide la probabilidad de que un activo funcione correctamente durante un período específico sin fallos.
• Tasa de fallos: este KPI mide la frecuencia con la que un activo falla en un período dado. Es fundamental para evaluar la estabilidad y previsibilidad del rendimiento de un activo a largo plazo.
• Eficiencia General del Equipo (OEE): combina disponibilidad, rendimiento y calidad para medir la eficiencia general de los equipos.
• Porcentaje de Mantenimiento Planificado (PMP): indica el porcentaje de mantenimiento preventivo en relación con el total.

¿Por qué es importante monitorear los KPI de Mantenimiento?

Los KPI de Mantenimiento permiten identificar ineficiencias, optimizar el uso de recursos, reducir costes, prevenir fallos inesperados y mejorar la confiabilidad de las instalaciones. Sin datos medibles, es imposible implementar estrategias de mejora continua en el mantenimiento.

¿Cuál es la diferencia entre KPI de mantenimiento y métricas de mantenimiento?

• Los KPI están directamente relacionados con los objetivos estratégicos de la empresa y miden la efectividad general de los procesos.
• Las métricas son medidas más específicas y operativas que alimentan los KPI, como el número de intervenciones, las horas de trabajo empleadas o los tiempos medios.

¿Cómo se analizan los KPI de mantenimiento de manera efectiva?

El uso de un GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) es esencial para recopilar y analizar automáticamente los datos en tiempo real, generar reportes y apoyar las decisiones estratégicas basadas en información confiable y actualizada.