Datos de mantenimiento: qué son y cómo utilizarlos

Los datos de mantenimiento son todos aquellos datos que ayudan al equipo a mantener los recursos activos y en funcionamiento. Descubre cómo utilizarlos eficazmente

Para implementar con éxito cualquier tarea de mantenimiento, es importante contar con datos fiables que puedan describir el comportamiento de los activos a lo largo del tiempo y proporcionar una idea del trabajo realizado por el equipo de mantenimiento.

La forma más efectiva de recopilar y monitorear estos datos es mediante el uso de un programa GMAO. Prueba esta herramienta ahora para comenzar a mejorar la gestión de tus activos y obtener datos precisos, actualizados y completos sobre los cuales configurar tus procesos de mantenimiento.

Si aún no conoces bien la importancia de los datos de mantenimiento, a continuación podrás profundizar en su significado y comprender cómo utilizarlos para mejorar la eficiencia operativa de tu organización.

¿Qué son los datos de mantenimiento?

La maintenance data o datos de mantenimiento son datos que utilizan los responsables en esa área para mejorar la fiabilidad y la disponibilidad de los equipos dentro de una empresa.

Estos datos tienen como objetivo describir:

las condiciones de funcionamiento de las instalaciones destinadas a la producción;
las prestaciones relativas a cada uno de los recursos;
las tasas de fallo de los equipos (como MTBF, MTTF, MTTR);
los resultados del trabajo realizado por el equipo de mantenimiento (en forma de informes, KPI o métricas de mantenimiento específicas).

¿Por qué son importantes los datos de mantenimiento?

Tener acceso a los datos de mantenimiento puede ser importante por varias razones. Estos datos ayudan a los profesionales de la industria a mantenerse actualizados sobre el rendimiento de cada equipo.

De esta manera es posible identificar problemas mucho antes de que ocurran y abordar los riesgos potenciales a tiempo para evitar interrupciones operativas repentinas.

Además de proporcionar información oportuna y precisa sobre el funcionamiento de los activos, los datos de mantenimiento son esenciales porque tienen un valor predictivo y ayudan a mejorar la toma de decisiones.

Con la ayuda de estos datos, los facility manager pueden planificar las tareas de mantenimiento de forma más confiable, evitando errores en la programación. La recopilación de datos de mantenimiento también es útil para permitir a los técnicos y operadores del sector realizar las intervenciones requeridas en el menor tiempo posible y con la máxima eficiencia.

Monitoreo de datos de mantenimiento

¿Cuál es la diferencia entre documentación de mantenimiento y datos de mantenimiento?

Los datos y los documentos de mantenimiento a menudo se confunden, pero en realidad, estos dos conceptos tienen una diferencia sustancial.

De hecho, ambos tienen la intención de proporcionar información útil para el mantenimiento. Sin embargo, mientras que los datos de mantenimiento están en constante crecimiento y cambian permanentemente, los documentos se caracterizan por ser más estáticos.

La documentación de mantenimiento puede incluir, por ejemplo:

manuales de instrucciones;
archivos CAD y BIM;
garantías y pólizas de seguro;
listas de comprobación para las inspecciones;
órdenes de trabajo asignadas y/o completadas;
programas de mantenimiento preventivo;
políticas y procedimientos generales.

Todos estos documentos, una vez producidos, no sufren variaciones y son fundamentales para:

caracterizar el objeto del mantenimiento;
registrar las intervenciones ya realizadas;
determinar las operaciones que deben completarse.

A diferencia de los documentos anteriores, los datos de mantenimiento son mucho más dinámicos y varían en función de la estrategia elegida. A continuación, descubriremos cuáles son las categorías de datos más comunes en el ámbito del mantenimiento.

¿Cuáles son los tipos de datos de mantenimiento más importantes?

Los datos utilizados en el mantenimiento se clasifican generalmente en tres categorías diferentes:

Datos de sensores: son los datos recopilados por los diversos sensores inteligentes utilizados para monitorear las condiciones de funcionamiento de los equipos. Las empresas y los facility manager utilizan sensores predictivos y software de análisis de datos para detectar cuándo una máquina crítica está a punto de fallar y optimizar los procesos de mantenimiento predictivo.
Datos operativos: se refieren a los datos necesarios para que el personal de mantenimiento pueda realizar su trabajo correctamente. Estos datos implican la planificación y el registro de información importante relacionada con el mantenimiento preventivo, predictivo y de emergencia (información de recursos, inventario, órdenes de trabajo, informes de eficiencia, etc.). Los datos operativos son producidos por software GMAO o CMMS (Computerized Maintenance Management System) y también son utilizados por los manager y supervisores para asignar recursos y definir sus responsabilidades.
Datos de gestión: se refieren a los resultados históricos de los datos operativos. Estos datos se pueden utilizar para evaluar la eficiencia de los procesos de mantenimiento y realizar las mejoras necesarias. En la categoría de datos de gestión se incluyen informes, análisis, indicadores de rendimiento, información de presupuesto, etc.

Tipos de auditorías de mantenimiento

5 formas de utilizar los datos de mantenimiento de manera efectiva

Para abordar los problemas de mantenimiento con la máxima eficiencia, es importante obtener la mayor cantidad de información posible en el momento exacto en que necesita usarla. Los datos en el mantenimiento representan un elemento fundamental para alcanzar este objetivo. Utilizar estos datos de manera efectiva significa:

Asegurarse de que se realice el mantenimiento correcto en el momento adecuado. Si identificamos las órdenes de trabajo asociadas a cada activo y las filtramos según el tipo de mantenimiento realizado, podremos definir qué recursos se ven afectados por un número reducido de intervenciones correctivas. Estos recursos se someten, probablemente, a un mantenimiento preventivo demasiado frecuente. Por lo tanto, podría ser apropiado reducir el mantenimiento programado para evitar el desperdicio y obtener un mayor ahorro en términos de tiempo y costes. Los recursos a los que se asocian numerosas intervenciones de emergencia serán, por el contrario, aquellos caracterizados por un mantenimiento preventivo insuficiente;
Comprender cómo el mantenimiento afecta al rendimiento de los equipos. Los datos permiten clasificar los activos según el tiempo de inactividad planificado y no planificado. Esta clasificación, junto con los datos de costes, ayuda a definir los recursos para los que es necesario modificar las estrategias de mantenimiento adoptadas. De hecho, los equipos con más tiempo de inactividad no planificado son los que tienen un mayor impacto negativo en tu empresa y, en consecuencia, presentan mayores oportunidades de mejora.
Organizar el almacén para que los equipos sean fácilmente accesibles. Los datos sobre los activos y las órdenes de emergencia permiten organizar los equipos y las piezas de repuesto para que sean fácilmente accesibles cuando sea necesario. Estos datos deben actualizarse y monitorearse constantemente para comprender qué partes se utilizan con más frecuencia y evaluar su conexión con las intervenciones de mantenimiento correctivo.
Averiguar dónde asignar el presupuesto de mantenimiento. La recopilación de información sobre el trabajo realizado en un período determinado puede ser útil para comprender cómo gastar el presupuesto de mantenimiento y justificar los diversos elementos de gasto. Las estadísticas de costes, por ejemplo, ayudan a determinar si es mejor aumentar la plantilla interna o recurrir a contratistas externos para hacer frente a una situación de emergencia o completar parte del mantenimiento atrasado de una instalación.
Identificar los obstáculos a los que se enfrentan los técnicos. Disponer de información no actualizada o incompleta puede suponer un obstáculo importante para los técnicos de mantenimiento. Una forma de abordar este obstáculo es realizar auditorías periódicas para detectar órdenes de trabajo con información faltante o notas de finalización desactualizadas. El control regular de estas inconsistencias puede marcar la diferencia en el aumento del rendimiento de los empleados y la mejora de la eficiencia de una estructura en su conjunto.

¿Cómo un GMAO te ayuda a obtener datos correctos que puedas aprovechar para un mejor mantenimiento?

Los datos de mantenimiento se pueden recopilar, almacenar y compartir tanto manualmente como con sistemas automatizados.

Los procedimientos manuales son sin duda los menos efectivos porque no permiten mantener la seguridad de los datos, garantizar un intercambio fácil o garantizar la versión más actualizada para todos.

El uso de software GMAO ayuda a evitar todo tipo de problemas. Estos sistemas están diseñados específicamente para proporcionar a los usuarios una base de datos centralizada con la cual mantener todos los datos seguros, siempre protegidos y con fácil acceso. Una vez configurado, un sistema GMAO te permite:

automatizar la recogida de datos y hacer que los procedimientos de ingreso sean mucho más sencillos, fiables y eficaces;
simplificar las prácticas de actualización de las órdenes de trabajo (que se pueden realizar directamente in situ y en tiempo real);
transformar los datos «no procesados» en información y conocimientos que puedan utilizarse en diversas operaciones de mantenimiento;;
realizar el mantenimiento de forma proactiva y maximizar la eficiencia y la productividad de los recursos;
reducir el número y la frecuencia de averías de las máquinas;
mejorar la calidad de la planificación para las actividades de mantenimiento;
permitir una mejor gestión del personal.

Estas son solo algunas de las posibilidades que un buen sistema GMAO puede ofrecerte. Si deseas descubrir todas las ventajas, prueba ahora un programa GMAO y mejora tus estrategias para la recopilación y gestión de datos de mantenimiento.