Programa de mantenimiento preventivo: créalo en 7 pasos

El programa de mantenimiento preventivo define cómo y cuándo intervenir sobre los recursos. Descubre de que se trata y los 7 pasos para redactarlo

Si eres un profesional de AECO, sabrás sin duda que intervenir de forma preventiva sobre un activo para evitar que el propio activo (o partes de él) fallen, es mucho mejor que intervenir una vez que se ha producido el problema.

Para poder tomar medidas preventivas, es esencial utilizar el facility management software adecuado y saber con detalle y precisión qué recursos hay que utilizar, cómo y con qué frecuencia. Esta lista de información se denomina programa de mantenimiento preventivo. Pero, ¿sabemos con detalle qué debe incluir y cuáles son los pasos para elaborarlo? Descubrámoslo juntos en este artículo.

¿Qué es un programa de mantenimiento preventivo?

En otro artículo, abordamos con más detalle qué se entiende por mantenimiento preventivo, destacando cómo su aplicación eficaz pasa por una planificación basada en la utilización, las recomendaciones del fabricante y la supervisión proactiva de los recursos.

Por lo tanto, la planificación desempeña un papel clave en el éxito de este método de mantenimiento y se basa en la aplicación de un programa de mantenimiento preventivo. Dicho programa describe los procesos, procedimientos, herramientas y recursos necesarios para llevar a cabo el mantenimiento preventivo. De esta manera, podemos mantener los activos en buen estado, reducir la probabilidad de averías, reducir los tiempos de inactividad imprevistos y prolongar su vida útil.

¿Qué debe incluir un programa de mantenimiento preventivo?

El programa de mantenimiento preventivo es una hoja de ruta que incluye:

la lista de actividades que deben realizarse previamente;
la lista de recursos sobre los cuales intervenir;
la fecha y la frecuencia con que debe realizarse la intervención;
el técnico encargado de la intervención;
cualquier otra información adicional útil para llevar a cabo la intervención.

Por lo tanto, la elaboración y aplicación de un programa de mantenimiento preventivo permite evitar que se produzca un fallo y que se recurra al mantenimiento por avería.

¿Cuáles son los 7 pasos para crear un programa de mantenimiento preventivo?

Aunque cada programa se redactará y perfeccionará de acuerdo al activo y las necesidades específicas, en general, distinguimos 7 pasos útiles para la redacción de un buen plan de mantenimiento preventivo:

Crear una lista de recursos

Para la correcta realización de un programa de mantenimiento es indispensable conocer en detalle el activo sobre el que se está interviniendo. Por ende, el primer paso será la elaboración de una lista de los recursos que constituyen el bien y sobre los que se debe intervenir de manera preventiva.
Para cada recurso, es útil especificar algunos datos, entre ellos:

fabricante/empresa productora;
eventual código de identificación;
descripción;
localización;
especificaciones del modelo y número de serie;
fecha de realización/instalación;
precio de compra;
condiciones actuales;
criticidades detectadas;
fecha de la última intervención;
fecha de la próxima intervención prevista;
otra información necesaria.

Identificar qué recursos entran en el ámbito del mantenimiento preventivo

En esta fase, en base a una serie de variables, se decidirá cuáles recursos debemos incluir en el mantenimiento preventivo y cuáles no. La elección de los activos que se incluirán en el programa de mantenimiento preventivo tendrá en cuenta factores como:

análisis de costes-beneficios;
análisis de la criticidad;
cálculo del ROI (Return on Investment).
tiempo de inactividad;
costes de mantenimiento;
frecuencia de las reparaciones;

Identificar las actividades de mantenimiento preventivo

Una vez identificados los activos, se pasa a la identificación de las actividades a incluir en el plan de mantenimiento preventivo. Claramente, para cada recurso, las necesidades de mantenimiento serán varias. Una forma de determinarlas es hacer referencia a:

recomendaciones del fabricante, incluidas en los manuales de uso y mantenimiento;
el historial de intervenciones de mantenimiento;
los posibles tickets del operador y del técnico de mantenimiento;
cualquier otro programa de mantenimiento elaborado anteriormente;
recomendaciones de organizaciones profesionales;
requisitos normativos y de conformidad;

Determinar la frecuencia de las intervenciones

Para poder definir un mantenimiento preventivo es necesario que la frecuencia con la que se realicen las intervenciones sea tal que se prevenga la aparición de una eventual avería. Por esta razón, es esencial definir cada cuánto tiempo realizar los distintos tipos de intervención. Para ello es posible hacer referencia a intervalos basados en:

tiempo (en este caso la frecuencia puede ser diaria, semanal, trimestral, semestral o anual);
uso (estas frecuencias pueden referirse a horas de funcionamiento, unidades producidas u otras mediciones que indiquen el uso que se hace de ese recurso en particular);

Crear el plan de mantenimiento

Al llegar a este punto, ya disponemos de toda la información necesaria para plasmar en papel nuestro plan de mantenimiento, que luego será utilizado por todo el equipo de técnicos y operadores responsables del mantenimiento. Para elaborar realmente el plan de mantenimiento, siempre es mejor contar con un facility management software específico que nos ayude con la planificación del mantenimiento, el seguimiento de las actividades y la gestión de los problemas;

Preparar al equipo de mantenimiento

Claramente, redactar un buen plan de mantenimiento es indispensable, pero es necesario que todo el contenido del plan sea ejecutado correctamente por los responsables del mantenimiento. En esta fase, por lo tanto, se formará al equipo de trabajo sobre las modalidades de intervención, sobre herramientas, maquinarias y sobre el uso de la tecnología para adquirir, documentar y actualizar la información;

Supervisar y modificar

Es importante que el equipo de mantenimiento actualice la información del programa de mantenimiento, ya que éste está sujeto a un seguimiento continuo y a posibles cambios en función de los tickets abiertos y de la información añadida. Gracias a las actividades de mantenimiento y al rendimiento de los activos registrados por el equipo en el software específico de mantenimiento y gestión, será posible identificar los KPI de facility management para el mantenimiento preventivo y generar informes de mantenimiento que te ayudarán a optimizar el plan.

7 pasos para un programa de mantenimiento preventivo

¿Cómo implementar un programa de mantenimiento preventivo?

Elaborar y aplicar un plan de mantenimiento preventivo puede suponer un gasto inicial de recursos que no se aprecia en el mantenimiento en caso de avería. Por este motivo, a menudo se prefiere actuar de forma reactiva sólo una vez que se ha producido la avería, sin tener en cuenta las consecuencias negativas de este método, que se manifiestan principalmente en pérdidas económicas y tiempos de inactividad inesperados. Por estas razones, es útil implantar un programa de mantenimiento preventivo, y la mejor manera de hacerlo es empezar con un «proyecto piloto».

Aplicar el programa de mantenimiento preventivo a unos pocos pero importantes activos te permitirá verificar y demostrar las ventajas de tiempo y coste de un método de mantenimiento preventivo frente a uno reactivo. Una vez evaluadas las ventajas del mantenimiento preventivo, será fácil ampliar el plan de mantenimiento a otros recursos.

Es bien conocido el dicho «más vale prevenir que lamentar». Esto también se aplica en el mundo de la construcción, pero para ello es esencial seguir un plan bien elaborado y contar con el apoyo del software adecuado.

Por eso, te recomiendo el uso de un facility management software que te ayudará a mejorar la productividad de tus procesos de mantenimiento y a reducir el tiempo y los costes asociados a la gestión.