KPI Facility Management: ¡los 10 más importantes!

Los Key Performance Indicator (KPI) en el facility management son conjuntos de datos e información relacionados con el estado de las estructuras gestionadas. ¡Descubre los 10 KPI más importantes!

La fase de mantenimiento y gestión de una construcción es una de las más exigentes en el sector AEC, porque garantiza que el activo mantenga, a lo largo de su ciclo de vida, la misma funcionalidad para la que fue diseñado y construido. Existen programas GMAO y herramientas como los key performance indicator (KPI) que pueden ayudar al facility manager en su tarea.

Descubramos juntos qué son los KPI y para qué sirven en el facility management.

¿Qué se entiende por KPI en el facility management?

Los KPI, acrónimo de Key Performance Indicator, son indicadores que proporcionan a los facility manager datos e información sobre el estado de las estructuras que gestionan.

Estos indicadores de rendimiento ayudan al facility manager a identificar áreas problemáticas y elaborar planes para aumentar una serie de factores relacionados con la gestión del activo, que incluyen:

aumento de la fiabilidad;
sostenibilidad (sustainability);
seguridad (safety);
cumplimiento normativo.

En última instancia, los KPI monitorean los efectos del plan de gestión, actuando como una campana de alarma si hay problemas en una o más áreas de la gestión del activo o, por el contrario, indicando un funcionamiento correcto y eficiente del sistema de gestión aplicado.

¿Cuál es la diferencia entre los KPI y las facilities management metrics?

Los kpi y las facilities management metrics se confunden a menudo. Pero los dos indicadores son en realidad distintos entre sí y tienen funcionalidades diferentes. Los KPI son medidas que muestran cómo una estructura está logrando sus objetivos, mientras que las facilities management metrics son puntos de datos individuales sin ningún objetivo específico. Como resultado, un KPI puede combinar varias metrics con el fin de procesar y proporcionar una medición más amplia y cohesiva.

Key Performance Indicators vs. Facilities Management Metrics

¿Por qué son importantes los KPI en el facility management?

La importancia de los KPI en el facility management está relacionada con el hecho de que estos indicadores respaldan la gestión de las estructuras al proporcionar datos concretos para mostrar exactamente el rendimiento del activo. Dichos datos manifiestan factores importantes. Si se estudian y evalúan a tiempo, ayudan a definir o redefinir los objetivos de la gestión de activos. Esto permite cumplir objetivos mediante una planificación eficiente y eficaz basada en datos concretos y actualizados.

Por lo tanto, no será suficiente medir estos indicadores numéricamente, sino que será necesario interpretarlos y actuar sobre la gestión del activo para mejorarlos.

importancia de los KPI en la gestión de instalaciones

¿Cuáles son los 10 principales KPI utilizados en el facility management?

Existe un gran número de indicadores de rendimiento que se pueden utilizar en la gestión de un activo. A continuación, presentamos el ejemplo de una lista de KPI que son especialmente útiles en el facility management de una construcción realizada:

Nivel de satisfacción del usuario:
Uno de los objetivos en el sector AEC es sin duda satisfacer al cliente final y, en general, al usuario que se beneficiará del bien. Por lo que su índice de satisfacción es crucial para entender si la gestión va en la dirección correcta.
Productividad de los trabajadores:
Un buen nivel de productividad de todos los miembros del equipo es una indicación de que el trabajo está bien planificado, organizado y que no hay obstáculos que ralentizan el progreso del trabajo.
Respeto de la línea de tiempo:
La planificación de las fases de trabajo/mantenimiento y el respeto del Gantt del proyecto es fundamental para respetar los plazos de entrega y el presupuesto de gestión de la construcción. Por lo tanto, un KPI que monitorea este aspecto ayuda al facility manager a identificar cualquier desaceleración y las razones que la causaron.
Costes brutos del facility management por m²:
Gracias a este indicador, el facility manager puede hacerse una idea del presupuesto necesario para gestionar el activo. Es útil monitorear este indicador a lo largo del tiempo, para verificar si el presupuesto necesario ha cambiado en comparación con los cálculos iniciales (por razones fisiológicas o causadas por procesos demasiado onerosos).
Mantenimiento planificado vs. mantenimiento reactivo:
Es preferible el mantenimiento planificado al mantenimiento reactivo (o correctivo) en el que la reparación se realiza solo después de que se haya producido la falla. Por lo tanto, cuando el KPI, que controla qué mantenimiento prevalece, muestra un mayor mantenimiento reactivo que el planificado, significa que algo en cumplimiento del plan de mantenimiento no está funcionando como se esperaba.
Número de quejas por parte de trabajadores o clientes:
Está claro cómo supervisar este factor ayuda a comprender el nivel de satisfacción dentro del equipo de trabajo o entre los clientes finales. El objetivo final siempre es trabajar en un equipo unido y satisfacer las peticiones del cliente.
Costes de mantenimiento por m²:
Este KPI ayuda al facility manager a determinar el presupuesto necesario para el mantenimiento del bien. Monitorear este indicador a lo largo del tiempo, sirve para entender si el mantenimiento ha sido bien planificado o si debe ser reformulado.
Costes operativos por m²:
El facility manager puede hacer referencia a este indicador para determinar el nivel de mantenimiento de las instalaciones en relación con las horas de trabajo necesarias para su gestión y mantenimiento. Una especie de indicador del buen “uso” de la fuerza de trabajo. Un aumento en el tiempo de este KPI podría indicar la presencia de interferencias en el modo de gestión. Por el contrario, una disminución de este indicador significa que el mantenimiento tal como se ha planificado funciona bien y de manera eficiente.
Costes relativos a los consumos por m²:
Este KPI indica los costes relativos a los consumos de electricidad, calefacción, climatización, etc. que son necesarios para mantener la instalación operativa. Un coste excesivamente alto podría sugerir la necesidad de un cambio a fuentes de energía más eficientes, el desarrollo de equipos o un cambio en los hábitos de los trabajadores.
Costes de nuevos equipos vs costes de reparación:
Este indicador ayuda a comprender cuándo y hasta qué punto es preferible reparar que comprar nuevos equipos. Además, comprendemos cuándo no es conveniente reparar un equipo porque la inversión en la nueva compra pagará en términos de energía, rendimiento y ahorro a largo plazo.

Por lo tanto, los Key Performance Indicator (KPI) son de gran ayuda en la gestión y el mantenimiento de los activos. Supervisar correctamente las métricas elegidas es fundamental para aprovechar al máximo las indicaciones que llegan de estos datos.

Por esta razón, mi consejo es probar el programa GMAO para realizar un seguimiento de los KPI y ¡comprobar de primera mano cómo en el mantenimiento y la gestión de una obra se pueden alcanzar siempre nuevos objetivos!