KPI Facility-Management: Entdecken Sie die 10 wichtigsten!

Key Performance Indicators (KPIs) im Facility-Management sind Datensätze und Informationen zum Status der verwalteten Strukturen. Entdecken Sie die 10 wichtigsten!

Die Instandhaltungs- und Betriebsphase eines Bauprojekts ist eine der anspruchsvollsten Phasen in der Bauindustrie, da sie sicherstellt, dass das Bauwerk während seines gesamten Lebenszyklus dieselbe Funktionalität beibehält, mit der es geplant und realisiert wurde. Es gibt Facility-Management-Softwares und Tools wie Key Performance Indicators (KPIs), die dem Facility-Manager bei seiner Aufgabe helfen können.

Sehen wir nun, worum es sich bei KPIs handelt und wofür sie im Facility-Management verwendet werden.

Was versteht man unter KPI im Facility-Management?

KPIs, die für Key Performance Indicators stehen, sind Indikatoren, die den Facility-Managern, Daten und Informationen über den Status der von ihnen verwalteten Gebäuden liefern.

Diese Leistungsindikatoren unterstützen Facility Manager bei der Identifizierung von Problembereichen und der Ausarbeitung von Plänen, zur Steigerung einer Reihe von Faktoren im Zusammenhang mit dem Asset Management, darunter:

• Steigerung der Zuverlässigkeit;
• Nachhaltigkeit;
• Sicherheit;
• Einhaltung der Vorschriften.

Letztlich überwachen KPIs die Auswirkungen des Managementplans, indem sie als Alert dienen, wenn es in einem oder mehreren Bereichen des Asset-Managements Probleme auftreten, oder indem diese umgekehrt ein korrektes und effizientes Funktionieren des angewandten Managementsystems anzeigen.

Was ist der Unterschied zwischen KPI und Facility-Management-Metrics?

Obwohl Leistungsindikatoren und Facility-Management-Metrics oft verwechselt werden, unterscheiden sich in der Tat beide Indikatoren voneinander und haben unterschiedliche Funktionen. KPIs sind Kennzahlen die zeigen, wie ein Bauwerk ihr Ziele erreicht, während Facility-Management-Metrics, einzelne Datenpunkte ohne spezifische Ziele darstellt. Dies bedeutet, dass ein KPI mehrere Metrics kombinieren kann, um eine umfassendere und kohärentere Messung bereitzustellen.

Key Performance Indicators vs. Facilities Management Metrics

Warum sind KPIs im Facility Management wichtigt?

Die Bedeutung von KPIs für das Facility Management hängt eng damit zusammen, dass diese Indikatoren das Facility Management unterstützen, indem sie konkrete Daten zur Verfügung stellen, welche die Leistung des Assets genau anzeigen. Solche Daten heben wichtige Faktoren hervor und wenn sie rechtzeitig untersucht und ausgewertet werden, tragen dazu bei, die Ziele der Verwaltung des Bauwerks zu definieren oder neu festzulegen und sie durch eine effiziente und effektive Planung auf der Grundlage konkreter und aktueller Daten zu erreichen.

Das bedeutet, dass es nicht ausreicht, diese Indikatoren numerisch zu messen. Es wird  nämlich notwendig sein, sie zu interpretieren und in der Asset-Verwaltung einzuwirken, um sie zu verbessern.

Die Bedeutung von KPIs im Facility Management

Welche sind die Top 10 KPIs im Facility Management?

Es gibt eine Vielzahl von Leistungsindikatoren, die bei der Verwaltung eines Assets verwendet werden können. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Liste von KPIs, die für das Facility Management eines Bauwerks besonders nützlich sind:

1. Grad der Nutzerzufriedenheit: Eines der Ziele im AEC-Bereich ist sicherlich die Zufriedenheit des Endkunden und ganz allgemein des Nutzers, der das Gut nutzen wird, so dass ihr Zufriedenheitsindex von grundlegender Bedeutung ist, um zu verstehen, ob das Management in die richtige Richtung geht.
2. Produktivität der Mitarbeiter: Ein gutes Produktivitätsniveau aller Teammitglieder ist ein Zeichen dafür, dass die Arbeit gut geplant und organisiert ist und dass es keine Probleme gibt, die den Arbeitsfortschritt behindern.
3. Einhaltung des Zeitplans: Die Planung der Arbeits-/Wartungsphasen und die Einhaltung des Gantt-Projekts sind entscheidend für die Einhaltung des Zeitplans und des Projektbudgets. Ein KPI, der diesen Aspekt überwacht, hilft dem Facility-Manager, eventuelle Verlangsamungen und die damit verbundenen Gründe zu erkennen.
4. Bruttokosten für das Facility Management pro ^m2: Mit diesem Indikator kann sich der Facility Manager ein Bild von dem Budget machen, das für die Verwaltung des Bauwerks erforderlich ist. Es ist sinnvoll, diesen Indikator im Laufe der Zeit zu überwachen, um zu überprüfen, ob sich das erforderliche Budget gegenüber den ursprünglichen Berechnungen, aufgrund von zu aufwändigen Verfahren geändert hat.
5. Geplante Instandhaltung vs. reaktive Instandhaltung: Die geplante Instandhaltung ist der reaktiven (oder korrektiven) Instandhaltung, bei denen die Reparaturen erst nach Auftreten des Fehlers durchgeführt werden, eindeutig vorzuziehen. Wenn also der KPI, der überwacht, welche Wartung vorherrscht, mehr reaktive Wartung als geplant anzeigt, bedeutet es, dass etwas im Wartungsplan nicht wie geplant läuft.
6. Anzahl der Beschwerden von Mitarbeitern oder Kunden: Es ist klar, wie die Überwachung dieses Faktors dazu beiträgt, den Zufriedenheitsgrad innerhalb des Arbeitsteams oder bei den Endkunden zu verstehen. Oberstes Ziel ist es, in einem eingespielten Team zu arbeiten und die Anforderungen der Kunden zu erfüllen.
7. Instandhaltungskosten pro ^m2: Ähnlich wie der Indikator für die Facility-Management-Kosten hilft auch dieser KPI dem Facility-Manager, das für die Instandhaltung des Gebäudes erforderliche Budget zu ermitteln. Durch die Überwachung dieses Indikators, lässt sich im Laufe der Zeit feststellen, ob die Instandhaltung gut geplant wurde oder ob sie neu formuliert werden muss.
8. Betriebskosten pro ^m2: Anhand dieses Indikators kann der Facility Manager das Niveau der Instandhaltung der Anlagen im Verhältnis zu den für ihren Betrieb und ihre Instandhaltung erforderlichen Arbeitsstunden ermitteln, eine Art Indikator für eine gute „Auslastung“ der Arbeitskräfte. Ein Anstieg dieses KPI im Laufe der Zeit, könnte auf eine Störung im Verwaltungsmodus hinweisen; umgekehrt bedeutet ein Rückgang dieses Indikators, dass die Instandhaltung wie geplant gut und effizient funktioniert.
9. Betriebskosten pro ^m2: Dieser KPI gibt die Kosten für den Verbrauch von Strom, Heizung, Kühlung usw. an, die für den Betrieb der Anlage erforderlich sind. Übermäßig hohe Kosten könnten auf die Notwendigkeit hinweisen, auf effizientere Energiequellen umzusteigen, die Geräte zu optimieren oder die Arbeitsgewohnheiten zu ändern.
10. Kosten für neue Geräte im Vergleich zu Reparaturkosten: Dieser Indikator hilft zu verstehen, wann und in welchem Umfang eine Reparatur dem Kauf neuer Geräte vorzuziehen ist und wann sich eine Reparatur nicht mehr lohnt, weil sich die Investition in die Neuanschaffung in Bezug auf Energie, Leistung und Einsparungen langfristig auszahlt.

Key Performance Indicators (KPIs) sind daher eine große Hilfe bei der Verwaltung und Wartung von Vermögenswerten. Die korrekte Überwachung der gewählten Metriken ist entscheidend, um die aus diesen Daten gewonnenen Erkenntnisse in vollem Umfang nutzen zu können.

Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, eine Facility-Management-Software auszuprobieren, um die KPIs zu verfolgen und selbst zu prüfen, wie man auch bei der Wartung und Verwaltung eines Bauwerks neue Ziele erreichen kann!