Was ist Facility Management?

Facility Management ist der Prozess, der dazu beiträgt, die Funktionalität, Sicherheit und Effizienz von Gebäuden und Infrastrukturen zu gewährleisten. Entdecken Sie sein Potenzial!

Facility Management ist eine der am schnellsten wachsenden professionellen und operativen Dienstleistungen weltweit. Sein Erfolg hängt mit seiner Fähigkeit zusammen, die Gebäude, in denen wir leben und arbeiten, sowie die umgebende Infrastruktur wesentlich effizienter, funktioneller, sicherer und komfortabler zu machen.

Die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden, deren technischen Anlagen und Einrichtungen ist jedoch eine sehr schwierige Aufgabe, die die Unterstützung durch spezielle Software erfordert. Wenn Sie also Facility-Management-Aktivitäten verwalten müssen, raten wir Ihnen, jetzt eine CMMS-Software auszuprobieren.

Ein ordnungsgemäßes Gebäudemanagement trägt dazu bei, die Lebensqualität der Bewohner zu verbessern, Sicherheitsrisiken zu verringern und eine höhere betriebliche und wirtschaftliche Leistung zu erzielen.

In diesem Artikel werden wir die Bedeutung von Facility Management, seine Hauptfunktionen, sein Potenzial und seine Vorteile untersuchen.

Was ist Facility Management?

Die International Organization for Standardization (ISO) definiert Facility Management als „organisatorische Funktion, die Personen, Ort und Prozess  innerhalb der bebauten Umgebung zu dem Zweck integriert, um die Qualität des Lebens von Personen und die Produktivität des Kerngeschäfts zu verbessern“.

Obwohl das Hauptziel des Facility Managements darin besteht, die Verwaltung einer Einrichtung (auch einer Wohnanlage) zu unterstützen, wird in der Definition die Bedeutung dieses Prozesses als Unternehmensdisziplin hervorgehoben, die darauf abzielt, den physischen Arbeitsraum mit den Humanressourcen und den in einem Unternehmen ausgeübten Tätigkeiten zu koordinieren.

Vereinfacht ausgedrückt ist Facility Management ein integrierter Ansatz für die Verwaltung der Gebäude, Systeme und Ressourcen einer bestimmten Organisation, um sicherzustellen, dass die physische Umgebung den Bedürfnissen der Nutzer gerecht wird und die Kernfunktionen des Unternehmens selbst unterstützt.

Das Facility Management kann auch in das Building Information Modeling integriert werden, um die Instandhaltungsprozesse zu optimieren und eine effizientere Verwaltung des Lebenszyklus eines Bauwerks zu gewährleisten; in diesem Fall spricht man von BIM Facility Management.

Was sind die Hauptfunktionen von Facility Management

Unabhängig vom Anwendungsbereich gehören zu den Hauptfunktionen des Facility Management:

• Instandhaltung von Vermögenswerten: Wie der Name schon sagt, besteht das Facility Management im Wesentlichen aus der Instandhaltung der gebauten Umwelt, insbesondere der Ausrüstung, der Anlagen (Elektro, HKL, Sanitäranlagen usw.), der Grünanlagen, der Reinigung und der Sicherheit. Die ordnungsgemäße und regelmäßige Wartung der Anlagen minimiert das Auftreten von Ausfällen und stellt sicher, dass das Gebäude und alle seine Komponenten in einem optimalen Zustand bleiben und im Laufe der Zeit ihre Funktionalität beibehalten. Das Instandhaltungsmanagement erfordert in der Regel die Verwendung von CAFM- (Computer Aided Facility Management) oder CMMS-Systemen (Computerized Maintenance Management System) d. h. von Software, die den Facility Managern eines Unternehmens helfen, Informationen zu sammeln und zu speichern, ein aktuelles und genaues Inventar der verschiedenen Assets zu führen, Wartungskosten zu optimieren, Sicherheitsvorschriften einzuhalten, Aktivitäten zu verfolgen und die Effizienz der verschiedenen Abläufe zu gewährleisten;
• Organisation von Prozessen: Facility Management umfasst Aktivitäten, die darauf abzielen, Geschäftsprozesse zu organisieren und zu strukturieren, um eine verbesserte Effizienz und höhere Produktivität zu gewährleisten. Diese Funktion ist sehr umfangreich und umfasst verschiedene Anwendungen, die beispielsweise die Budgetplanung und -kontrolle, die Überwachung von Arbeitsaufträgen, die Verwaltung von Verträgen und Lieferungen, die Standardisierung von Unternehmensabläufen, die Erstellung von Notfallplänen und -verfahren usw. betreffen;
• Optimierung des Arbeitsumfelds: Eine der wichtigsten Aufgaben des Facility Managements ist es, ein sicheres, komfortables und einladendes Arbeitsumfeld für alle Nutzer zu schaffen. Dieses Ziel wird durch eine angemessene Raumplanung, die Organisation der Arbeitsplätze, die Überwachung von Umgebungsparameter, die Steuerung der Arbeitsbelastung usw. angestrebt. Das Facility Management unterstützt Organisationen auch bei der Einhaltung der verschiedenen Vorschriften für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Normen;
• Integration mit Technologie: Jeder Bereich des Facility Managements kann von der Integration mit den neuesten technologischen Innovationen profitieren. Ein gutes Beispiel dafür ist die zunehmende Einbindung des Internet of Things (IoT) in die Prozesse des Facility Managements. Dank dieser Technologie können Alltagsgegenstände und -geräte Daten senden und empfangen und über ein globales Netzwerk interagieren.

Weitere Lösungen, auf die sich Facility Manager verlassen, sind fortschrittliche Wartungstechnologien  (wie Prädiktive Instandhaltung), Plattformen für die Verwaltung und Optimierung von Arbeitsplatzressourcen (wie das Integrated Workplace Management System (IWMS)) sowie Gebäudeautomations- und Steuerungssysteme.

Funktionen des Facility Management

Welche Rolle spielt der Facility Manager?

Unabhängig von der zu verwaltenden Einrichtung (ein Büro, ein Krankenhaus, eine Fabrik, ein Einkaufszentrum, ein Stadion, ein Museum, ein Flughafen usw.) hat der Facility Manager eine ganz bestimmte Aufgabe: Er muss dafür sorgen, dass die Gebäude und alle ihre Komponenten ordnungsgemäß funktionieren, dass die verschiedenen Systeme ihren Zweck erfüllen und dass das Personal produktiv, sich in Sicherheit und wohl fühlt.

Der Facility Manager ist nicht nur für die Instandhaltung der Ressourcen verantwortlich, sondern sorgt auch für den reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs und für eine effiziente Koordinierung zwischen den physischen Arbeitsräumen und den Menschen, die dort täglich arbeiten.

Die Zuständigkeiten eines Facility Managers können beispielsweise Folgendes umfassen:

• Überwachung von Verträgen über die Erbringung von Dienstleistungen (wie Sicherheit, Parken, Reinigung, Verpflegung, Technologie usw.);
• Verwaltung des Budgets für die Instandhaltung;
• Einhaltung von Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und -normen;
• Überwachung von Renovierungsprojekten;
• Raumplanung bei der Ressourcenallokation;
• Beratung von Unternehmen zur Steigerung der Energieeffizienz und der Wirtschaftlichkeit;
• Bewirtschaftung der gebäudetechnischen Anlagen;
• Koordinierung von multidisziplinären Teams, die für Reinigung, Instandhaltung, Sicherheit usw. zuständig sind.

Um die Aktivitäten eines Facility Managers besser zu verstehen, ist es wichtig, die verschiedenen Arten von Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Facility Management zu kennen. Finden wir heraus, welche es sind.

Was sind die beiden Ebenen des Facility Managements?

Die Dienstleistungen des Facility Management sind in der Regel in zwei grundlegende Bereiche unterteilt:

1. Hard Facility Management;
2. Soft Facility Management.

Erstere konzentrieren sich auf die Verwaltung der physischen Komponenten von Bauwerken, weshalb die meisten von ihnen dem Instandhaltungssektor angehören. Zu den Hard Services gehören beispielsweise alle Aktivitäten, für die Verwaltung von:

• Sanitär- und Entwässerungsanlagen;
• Beleuchtungs- und HLK-Systemen;
• Brandschutzsystemen;
• GTA-Anlagen und Elektroinstallationen;
• Bauteilen des Gebäudes.

Soft Services sind mit der Aufrechterhaltung eines komfortablen und sicheren Arbeitsplatzes verbunden und konzentrieren sich daher auf die Bedürfnisse der Nutzer. Gängige Beispiele sind:

• Reinigungs- und Hausmeisterdienste;
• Abfallentsorgung;
• Raumplanung;
• Grundstücks- und Landschaftspflege;
• Ergreifung von Sicherheitsmaßnahmen;
• Beschaffung von Mobiliars und Ausrüstung;
• Aufrechterhaltung der Komfortstandards;
• Verwaltung von Informationssystemen.

Hard & Soft Facility Management Services

Was sind die Vorteile von Facility Management

Facility Management ist von grundlegender Bedeutung, da es dafür sorgt, dass die gebaute Umwelt auf Dauer sicher, komfortabel, nachhaltig und effizient bleibt. Dieser Prozess schafft nicht nur eine betrieblich gesunde Umgebung, sondern hilft Unternehmen in verschiedenen Branchen:

• Verbessert Effizienz und Produktivität: Facility Management sucht nach optimalen Lösungen, um bestehende Systeme zu verbessern und alles so reibungslos wie möglich zu gestalten, damit die Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben leichter erledigen können.
• Gesundheit und Sicherheit: Mit einer regelmäßigen und geplanten Wartung stellt das Facility Management sicher, dass das Arbeitsumfeld den geltenden Vorschriften entspricht.
• Längere Lebensdauer der Geräte: Die richtige Wartung trägt dazu bei, dass die Geräte nicht nur mit maximaler Effizienz arbeiten, sondern auch länger halten;
• Stressabbau der Mitarbeiter: Durch die Überwachung der Umweltparameter und das ordnungsgemäße Management von Anlagen sorgt das Facility Management dafür, dass sich alle Gebäudebewohner sicher und wohl fühlen, was ihre Arbeitsleistung verbessert und Stress abbaut;
• Förderung der Nachhaltigkeit: Über den Umweltkomfort hinaus hat das Facility Management die soziale Verantwortung, umweltfreundlichere und nachhaltigere Praktiken zu fördern, zum Beispiel durch Abfallreduzierung und Optimierung der Energieeffizienz;
• Kosteneinsparungen: Durch die Schaffung eines produktiven Arbeitsumfelds kann sich das Facility Management positiv auf den Umsatz des Unternehmens auswirken.

Facility Manager können von diesen Vorteilen nur profitieren, wenn sie eine spezielle Software für die Instandhaltung von Anlagen einsetzen, die ihnen ermöglicht, Eingriffe zu planen, zu verfolgen und zu überwachen und den gesamten Verwaltungsprozess zu vereinfachen. Wenn auch Sie von den Vorteilen eines solchen Systems profitieren wollen, setzen Sie auf eine professionelle CMMS-Software, die Sie bei Ihrer Arbeit als Facility Manager unterstützt und Ihnen hilft, alle Prozesse der Gebäudeinstandhaltung zu managen.