KPIs no Facility Management: veja os 10 mais importantes!

Os KPIs no Facility Management são conjuntos de dados e informações relacionadas ao status das instalações gerenciadas.

A fase de manutenção e gestão de uma obra está entre as mais exigentes no setor da construção porque garante que o ativo mantenha a funcionalidade com que foi projetado e construído ao longo do seu ciclo de vida.

Para ajudar os gerentes nessa tarefa, é indispensável recorrer a software de gestão de manutenção e ferramentas como indicadores-chave de desempenho (KPIs).

Vamos descobrir imediatamente o que são os KPIs e para que servem no Facility Management.

O que se entende por KPIs no Facility Management?

Os KPIs (acrônimo para Key Performance Indicators) são indicadores que fornecem aos gerentes de ativos os dados e as informações necessárias sobre o  estado de seus ativos.

Esses indicadores de desempenho ajudam o gerente de facilities a identificar áreas problemáticas e fazer planos para aumentar uma série de fatores relacionados ao gerenciamento de ativos, incluindo:

• maior confiabilidade;
• sustentabilidade;
• segurança;
• conformidade regulatória.

Por fim, os KPIs no Facility Managent monitoram os efeitos do plano de gestão, funcionando como um sinal de alarme caso se verifiquem problemas numa ou mais áreas da gestão do ativo ou, pelo contrário, indicando o correto e eficiente funcionamento do sistema de gestão aplicado.

Qual é a diferença entre KPIs e métricas de Facility Management?

Embora os indicadores de desempenho e as métricas de Facility Management sejam frequentemente confundidos, trata-se na verdade de dois indicadores distintos e que possuem funcionalidades diferentes.

Os KPIs são medidas que mostram como uma estrutura está atingindo seus objetivos, enquanto as métricas de Facility Management são pontos de dados únicos sem metas específicas. Consequentemente, um KPI pode combinar várias métricas a fim de elaborar e fornecer uma medição mais ampla e coesa.

KPIs Versus Métricas de Facility Management

Por que eles são importantes na gestão de ativos?

A importância dos KPIs no Facility Management está intimamente ligada ao fato de que esses indicadores apoiam o gerenciamento das estruturas, fornecendo dados concretos para mostrar exatamente o desempenho de ativos.

Esses dados destacam fatores importantes e, se estudados e avaliados em tempo hábil, ajudam a definir ou redefinir os objetivos da gestão de ativos e a alcançá-los graças a um planejamento eficiente e eficaz, baseado em dados concretos e atualizados.

Isso significa que não será suficiente medir esses indicadores numericamente, mas será necessário interpretá-los e atuar na gestão de ativos para melhorá-los.

KPIs no Facility Management

Quais são os 10 principais KPIs usados no Facility Management?

Existe um grande número de indicadores de desempenho que podem ser usados para gerenciar um ativo.

Abaixo está um exemplo de uma lista de KPIs particularmente úteis no Facility Management de uma obra construída:

1. Nível de satisfação do usuário: um dos objetivos no setor AECO é certamente a satisfação do cliente final e do utente que irá utilizar o imóvel, pelo que o seu índice de satisfação é fundamental para perceber se a gestão está a proceder no bom sentido.
2. Produtividade do trabalhador: um bom nível de produtividade de todos os membros da equipe indica que o trabalho está bem planejado e organizado e não há contratempos que atrapalhem o andamento da obra.
3. Respeito ao cronograma: o planeamento das fases de obra/manutenção e cumprimento do projeto Gantt é fundamental para respeitar os prazos de entrega e o orçamento de gestão da obra. Portanto, um KPI que monitore esse aspecto ajuda o gerente de facilities a identificar eventuais lentidões e os motivos que as causaram.
4. Custos brutos de Facility Management por m²: graças a este indicador, o gerente de facilities pode ter uma ideia do orçamento necessário para gerenciar o ativo. É útil monitorar esse indicador ao longo do tempo para verificar se o orçamento necessário mudou em relação aos cálculos iniciais, por motivos fisiológicos ou causados por processos muito onerosos.
5. Manutenção preventiva X manutenção reativa: a manutenção preventiva é certamente preferível à manutenção reativa (ou corretiva), na qual o reparo é realizado somente após a ocorrência da falha. Portanto, quando o KPI que monitora as duas manutenções apresenta maior manutenção reativa do que preventiva, significa que o plano de manutenção não está saindo conforme o esperado.
6. Número de reclamações de funcionários ou clientes: fica claro como o monitoramento desse fator ajuda a entender o nível de satisfação da equipe de trabalho ou dos clientes finais. O objetivo final é sempre trabalhar em equipe unida e satisfazer as solicitações dos clientes.
7. Custos de manutenção por m²: um pouco como o indicador de custos, este KPI também ajuda o gerente de facilities a determinar o orçamento necessário para a manutenção do ativo. Então, acompanhar esse indicador ao longo do tempo ajuda a entender se a manutenção foi bem planejada ou se precisa ser reformulada.
8. Custos operacionais por m²: o gerente de facilities pode recorrer a este indicador para determinar o nível de manutenção dos sistemas em relação às horas de trabalho necessárias à sua gestão e manutenção, uma espécie de indicador do bom “aproveitamento” da mão-de-obra. Um aumento deste KPI ao longo do tempo pode indicar a presença de interferências no modo de gerenciamento, pelo contrário, uma diminuição deste indicador significa que a manutenção planejada funciona bem e com eficiência.
9. Custos relacionados a utilidades por m²: este KPI indica os custos relacionados com eletricidade, aquecimento, refrigeração, etc. que são necessários para manter a planta operacional. Um custo excessivamente alto pode sugerir a necessidade de mudança para fontes de energia mais eficientes, o desenvolvimento de equipamentos ou uma mudança nos hábitos dos trabalhadores.
10. Custos de novos equipamentos X custos de reparo: este indicador ajuda a perceber quando e em que medida é preferível reparar a comprar novos equipamentos, e quando já não é conveniente reparar porque o investimento na nova compra compensa em termos de energia, eficiência e longo prazo.

Fica claro como os KPIs sejam de grande ajuda em qualquer processo de Facility Management, e como um correto monitoramento das métricas escolhidas é essencial para explorar ao máximo as indicações que vêm desses dados.

Para isso, nosso conselho é provar o software de gestão de manutenção para monitorar os KPIs e verificar em primeira mão como mesmo na manutenção e gestão de uma obra é sempre possível atingir novos objetivos!