Building maintenance checklist: qué es y cómo redactarla

La building maintenance checklist es una lista que enumera las operaciones de mantenimiento a realizar en un edificio. Descubre cómo redactar una realmente eficaz

El mantenimiento de los edificios y de las partes que lo componen es una de las fases más largas y complicadas de todo el ciclo de vida del activo. Para garantizar que el edificio siga funcionando con el mismo potencial con el que fue diseñado, es necesario que las operaciones de mantenimiento sean constantes y precisas.

Para lograr esto, el equipo de mantenimiento debe utilizar un programa GMAO para planificar, rastrear y supervisar las tareas de mantenimiento rutinarias y extraordinarias, así como muchas otras herramientas, incluida la building maintenance checklist.

Pero ¿cómo podemos hacer una “lista de mantenimiento”? y ¿por qué es tan importante hacerla? ¡Averigüémoslo juntos en este artículo!

¿Qué es una building maintenance checklist?

Por building maintenance checklist se entiende una lista que enumera todas las operaciones de mantenimiento a realizar en el edificio y en sus partes. Es una especie de calendario de mantenimiento, que ayuda al facility manager y al supervisor de mantenimiento a verificar que todas las operaciones de mantenimiento se realicen correctamente y a tiempo, sin descuidar nada.

En otro artículo hemos visto la importancia del Building Facility Management y cómo esta disciplina es fundamental para asegurar el funcionamiento de un bien a lo largo de todo su ciclo de vida.

La building management checklist interviene precisamente para apoyar a los actores involucrados en la building facility management como una valiosa herramienta para supervisar la planificación y ejecución de las operaciones de mantenimiento.

¿Cómo crear un buen programa para el mantenimiento de los edificios?

Para crear un buen programa de mantenimiento de la construcción (building maintenance program) es importante seguir 4 pasos:

Inspeccionar los elementos:
Las inspecciones y controles podrán realizarse diariamente, semanalmente, mensualmente, trimestralmente o anualmente. Sin embargo, el objetivo será garantizar que todas las partes del edificio funcionen con la máxima eficiencia y durabilidad;
Detectar funcionamientos anómalos:
La realización de controles de rutina permite detectar fallos y averías que aún no se han manifestado. Por lo tanto, se evita la aparición de problemas mucho más graves y un remedio más costoso en términos de tiempo y costes;
Corregir los fallos de funcionamiento:
Es importante corregir el mal funcionamiento para remediar el problema detectado antes de que aumente de tamaño e interfiera en otras cosas;
Prevenir los problemas:
La prevención, garantizada una buena planificación de las inspecciones y de los controles. Es de fundamental importancia para permitir el correcto funcionamiento de toda la construcción y de sus instalaciones durante todo el ciclo de vida.

¿Cómo crear una building maintenance checklist?

Para garantizar un correcto mantenimiento del bien, su correcto funcionamiento durante todo el ciclo de vida, y al mismo tiempo la seguridad y el bienestar de los usuarios del edificio, es necesario que la lista de verificación de mantenimiento de edificios tenga en cuenta los siguientes puntos para la realización de un buen control:

Seguridad

Comprobar que las señales de seguridad, como las salidas de emergencia y las señales de estacionamiento, estén en buenas condiciones y sean fácilmente visibles.
Asegurar que los detectores de humo y monóxido de carbono funcionan correctamente y las baterías se recargan/reemplazan regularmente.
Comprobar que los equipos y las instalaciones de protección contra incendios se someten a un mantenimiento periódico.
Asegurar reponer los botiquines de primeros auxilios y de que estén completos con todo lo necesario.

Iluminación

Comprobar el correcto funcionamiento de toda la iluminación interior y exterior, incluidas las zonas comunes y de aparcamiento.
Limpiar el polvo de las lámparas y comprobar que iluminan las áreas previstas.
Evaluar los incentivos y créditos ofrecidos para aumentar la eficiencia energética y la sostenibilidad de las instalaciones.
Verificar que todo lo relacionado con la señalización exterior – hardware, cableado, señalización a nivel del suelo, postes de luz, etc. – esté intacto y en funcionamiento.

HVAC

Comprobar los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (deben inspeccionarse dos veces al año antes del comienzo del verano y el invierno).
Pruebar el funcionamiento de las unidades interiores y exteriores, incluidos todos los controles de seguridad.
Limpiar o reemplace los filtros de aire si es necesario dependiendo del nivel de uso, generalmente mensualmente o trimestralmente.
Comprobar los niveles de refrigerante y aceite.
Verificar la bandeja de recogida de la condensación.
Comprobar las tuberías y el aislamiento, inspeccione las líneas de aire comprimido y verifique si hay fugas alrededor de las tuberías y los accesorios.
Limpiar la entrada de aire y el conducto cuando sea necesario, comprobando los conectores flexibles del conducto.
Inspeccionar los ventiladores de descarga, condensadores eléctricos y todas las conexiones eléctricas y de hardware.

Instalación hidráulica

Inspeccionar las tuberías de acuerdo con un horario regular, por ejemplo, antes de períodos de fuerte uso en verano o de mantenimiento preventivo antes del comienzo del invierno.
Inspeccionar las tuberías de agua interiores y exteriores en busca de fugas que puedan causar daños estructurales al edificio, así como el desperdicio de agua.
Verificar los calentadores de agua y calderas en edificios residenciales y comerciales.
Lubrificar los cojinetes de las bombas de circulación y luego verificar el sistema realizando pruebas de control.

Interno

Comprobar el estado de los acabados interiores, incluyendo pintura, pisos y accesorios de iluminación.
Examinar las líneas hidráulicas para comprobar si hay fugas que podrían conducir al crecimiento de moho u otros tipos de daños.
Comprobar que los inodoros, lavabos, duchas y bañeras estén en buenas condiciones y funcionen correctamente.
Probar los sistemas internos de alarma contra incendios y detector de humo, reemplazando las baterías si es necesario.
Inspeccionar los enchufes eléctricos y los interruptores de luz.
Comprobar temporizadores y fotocélulas.
Verificar las cerraduras de las puertas y los cierres de las ventanas para un funcionamiento correcto y asegurar que las salidas no estén parcialmente bloqueadas u obstruidas.

Externo

Inspeccionar toda la relevancia externa de la propiedad, buscando cualquier peligro para la seguridad.
Comprobar el estado de la pintura y las paredes, localizar ventanas o puertas rotas, y examinar el estado de las barandillas de escaleras y cercas.
Quitar las malas hierbas y los escombros alrededor del edificio, así como las ramas de los árboles que parecen estar listas para caer.
Examinar el estado de las aceras, caminos de entrada y aparcamiento.
Inspeccionar el techo, limpie las canaletas y verifique que estén firmemente ancladas, pruebe el correcto funcionamiento de las bajantes.

Plantilla de una lista de comprobación de la gestión de edificios

¿Cuáles son los beneficios de un building maintenance program?

Sabemos bien que un correcto mantenimiento, tanto ordinario como extraordinario, es indispensable para que el activo funcione durante todo su ciclo de vida con las mismas prestaciones con las que ha sido diseñado y realizado.

La respuesta a las preguntas “¿cuándo inspeccionar?” y “¿qué inspeccionar?” a menudo es demasiado larga y, por lo tanto, requiere planificación. Por esta razón, un buen building maintenance program es útil (diría que indispensable) para la gestión y mantenimiento correcto y eficiente de un activo.

Las ventajas que se obtienen de la redacción de un plan de mantenimiento y de una puntual y atenta checklist de control de mantenimiento son múltiples, pero veamos juntos a algunos:

ayuda a reducir las reparaciones y el tiempo de inactividad del equipo;
optimiza el trabajo del personal de gestión y mantenimiento y lo hace más ordenado y productivo, Todo esto gracias a la disminución de las intervenciones con carácter urgente;
mantiene los gastos extraordinarios bajos;
mejora la seguridad en el interior del edificio;
alarga la vida útil de las instalaciones y equipos.

Ahora, espero que no tengas dudas sobre los muchos beneficios que una building maintenance checklist aporta a las actividades de mantenimiento que se realizan en un edificio. Para que un edificio sea siempre seguro y funcione correctamente, es necesario utilizar las herramientas adecuadas que puedan planificar, trazar y monitorear las actividades de mantenimiento ordinario y extraordinario. Por esta razón, te aconsejo que confíes en un programa GMAO profesional que pueda ayudarte en la gestión de cualquier proceso de mantenimiento de edificios.