Como criar um plano de manutenção preventiva

O programa de manutenção preventiva define como e quando intervir nos recursos. Descubra o que ele inclui e as 7 etapas para elaborá-lo

Se é um profissional do setor AECO, certamente sabe que intervir preventivamente num ativo e evitar que o próprio ativo ou partes dele falhe é muito melhor do que intervir uma vez que a falha ocorreu.

Para poder intervir com antecedência, é essencial usar um software Facility Management e saber detalhadamente e com precisão em quais recursos fazê-lo, como e com que frequência. Esta lista de informações é chamada programa de manutenção preventiva.

Mas sabemos em detalhes o que deve incluir e quais são os passos para elaborá-lo? Vamos descobrir juntos neste artigo!

O que é um plano de manutenção preventiva?

Em outro artigo, vimos mais de perto o que se entende por manutenção preventiva e destacamos que sua aplicação eficaz requer uma programação baseada no uso, nas recomendações do fabricante e num monitoramento proativo de recursos.

Portanto, fica claro que o planejamento desempenha um papel fundamental no sucesso desta abordagem de manutenção e baseia-se na implementação de um programa de manutenção preventiva. Este programa descreve os processos, os procedimentos, os instrumentos e os recursos necessários para realizar a manutenção preventiva e manter os ativos em boas condições, reduzir a probabilidade de falha, reduzir o tempo de inatividade não planejado e prolongar sua vida útil.

O que incluir nele?

O programa de manutenção preventiva representa um roteiro que inclui:

• a lista de atividades a serem realizadas com antecedência;
• a lista de recursos sobre os quais intervir;
• a data e frequência com que realizar a intervenção;
• o técnico responsável pela intervenção;
• qualquer outra informação adicional útil para a realização da intervenção.

Portanto, elaborar e aplicar um programa de manutenção preventiva permite evitar a ocorrência de um mau funcionamento e evitar cair novamente na falha de manutenção.

Quais são os 7 passos para criar um programa de manutenção preventiva?

Embora cada programa de manutenção preventiva seja elaborado e afinado de acordo com o ativo e as necessidades específicas, em geral distinguimos 7 passos que é útil realizar para a elaboração de um bom plano de manutenção preventiva:

1. Criar uma lista de equipamentos
   Para a implementação bem-sucedida de um programa de manutenção, é essencial conhecer detalhadamente o ativo em que se está trabalhando. O primeiro passo será, sem dúvida, a criação de uma lista dos equipamentos que compõem o ativo e sobre os quais será necessário intervir de forma preventiva. É útil especificar alguns dados, incluindo:
   • fabricante;
   • qualquer código de identificação;
   • descrição;
   • localização;
   • especificações do modelo e número de série;
   • data de construção/instalação;
   • preço de compra;
   • condições atuais;
   • criticidades detectadas;
   • data da última intervenção;
   • data da próxima intervenção planejada;
   • outras informações necessárias.
2. Identificar qual recurso se enquadra na esfera de manutenção preventiva
   Com base em uma série de variáveis será decidido, nesta fase, quais recursos incluir na manutenção preventiva e quais não. A escolha de quais ativos incluir em seu programa de manutenção preventiva considerará fatores como:
   • análise de custo-benefício;
   • análise de criticidade;
   • cálculo do ROI (retorno do investimento);
   • tempo de inatividade;
   • custos de manutenção;
   • frequência de reparos.
3. Identificar atividades de manutenção preventiva
   Identificados os ativos, identificam-se as atividades a incluir no programa de manutenção preventiva. Claramente para cada recurso as necessidades de manutenção serão diversas, uma forma de determiná-las é referir-se a:
   • recomendações do fabricante, contidas nos manuais de uso e manutenção;
   • histórico de intervenções de manutenção;
   • quaisquer chamados de operador e técnicos de manutenção;
   • quaisquer outros programas de manutenção previamente elaborados;
   • recomendações de organizações profissionais;
   • requisitos e conformidade regulamentares.
4. Determinar a frequência das intervenções
   Para poder definir a manutenção como preventiva, é necessário que a frequência com que as intervenções sejam realizadas seja tal que evite a ocorrência de uma eventual avaria. Por este motivo é fundamental definir com que frequência realizar os vários tipos de intervenção, para tal é possível referir intervalos com base em:
   • tempo (neste caso a periodicidade pode ser diária, semanal, trimestral, semestral ou anual);
   • utilização (estas frequências podem referir-se a horas de execução, unidades produzidas ou outras medições que indiquem a utilização desse determinado recurso).
5. Criar o plano de manutenção
   Nesta altura dispomos de toda a informação útil para colocar no papel o nosso programa de manutenção, que será posteriormente utilizado por toda a equipe de técnicos e operadores responsáveis pela manutenção. Para traçar concretamente o plano de manutenção é sempre melhor contar com um software de Facility Management que ajude no planejamento de manutenção, rastreamento de atividades e gerenciamento de problemas.
6. Preparar a equipe de manutenção
   A elaboração clara de um bom plano de manutenção é essencial, mas depois é necessário que o que está contido no plano seja corretamente executado pelos responsáveis da manutenção. Nesta fase, portanto, capacitaremos a equipe nos métodos de intervenção, nas ferramentas e equipamentos e no uso da tecnologia para adquirir, documentar e atualizar informações.
7. Monitorar e editar
   É importante que a equipe de manutenção atualize as informações do programa de manutenção, pois o mesmo está sujeito a monitoramento contínuo e possíveis modificações com base em chamados abertos e informações adicionadas. Graças às atividades de manutenção e desempenho dos ativos registrados pela equipe no software específico de manutenção e gestão, será possível identificar os KPIs de Facility Management úteis para medir as ações de manutenção preventiva, e gerar relatórios de manutenção que o ajudarão a otimizar o plano.

7 passos para um programa de manutenção preventiva

Como implementar um plano de manutenção preventiva?

A elaboração e aplicação de um plano de manutenção preventiva pode representar um gasto inicial de recursos.

Por outro lado, a escolha de realizar atividades de manutenção por avaria não implica nenhum investimento inicial, e é exatamente por causa disso que, muitas vezes, prefere-se intervir apenas após a ocorrência de uma falha. Porém, convém considerar também as implicações negativas desta abordagem, que são representadas principalmente por paradas imprevistas e perdas econômicas.

Tendo em conta os prós e os contras, fica claro como pode ser útil implementar um programa de manutenção preventiva.

A melhor forma de fazê-lo é mediante um projeto piloto: comece apenas com algumas máquinas, e veja se aplicar um programa de manutenção preventiva resulta em vantagens em termos de tempo e custos. Se estiver satisfeito com os resultados, poderá estender o plano de manutenção também a outros equipamentos.

O setor da construção não está imune ao famoso ditado “prevenir é melhor do que remediar” mas, para poder fazê-lo, é essencial seguir um programa de manutenção preventiva bem escrito e ter o suporte do software certo. Por esta razão recomendamos o uso de um software Facility Management que irá ajudá-lo a melhorar a produtividade dos seus processos de manutenção e reduzir o tempo e os custos relacionados com a gestão.