Registro de mantenimiento: qué es y qué contiene

Todas las empresas, independientemente del sector al que pertenezcan, buscan garantizar, de diversas formas y estrategias, el mantenimiento constante y eficiente de todos sus recursos.

Una excelente manera de mejorar las actividades de mantenimiento, sin perder de vista las necesidades reales de los equipos, es a través de un registro de mantenimiento de equipos.

Es muy sencillo generarlos directamente mediante un programa GMAO, con el cual crear fichas específicas para cada activo y gestionar toda la documentación.

Pero, ¿sabes qué es un registro de mantenimiento? ¿Sabes de qué se compone? ¡Descúbrelo conmigo en este artículo!

Registro de mantenimiento de equipos: ¿Qué es?

Un registro de mantenimiento de equipos es un documento que recopila todas las intervenciones de mantenimiento que se han realizado en un activo a lo largo de su vida útil.

Mantener documentadas las actividades de mantenimiento ayuda a toda la organización a estar siempre actualizada sobre el estado de los activos.

Gestionar y organizar las intervenciones de mantenimiento preventivo mediante un registro de mantenimiento permite a las empresas garantizar que todas las máquinas sean inspeccionadas regularmente y funcionen de manera regular, evitando el riesgo de fallos repentinos.

Tipos de registros de mantenimiento

Según las necesidades operativas de una empresa, un gestor de instalaciones puede elegir entre diferentes tipos de registros de mantenimiento:

1. registros de programas de mantenimiento: proporcionan una visión general de todos los proyectos en los que una empresa está trabajando en un momento dado, ya que llevan un seguimiento de todos los trabajos en curso, definiendo constantemente el tiempo previsto para su finalización;
2. registros de proyectos: al igual que los registros de programas de mantenimiento, documentan los proyectos en curso dentro de una organización, pero en comparación con estos, también pueden incluir proyectos de otros departamentos y proyectos que ya han sido completados;
3. registros de mantenimiento de maquinaria: recopilan toda la información útil para las actividades de mantenimiento y se utilizan para programar el mantenimiento de la maquinaria. Son de gran utilidad porque guían a los técnicos en la realización de intervenciones de mantenimiento en las máquinas a intervalos específicos.

Registro de mantenimiento de máquinas: porque es crucial para el funcionamiento óptimo de las máquinas en el sector AECO

Los registros de mantenimiento de máquinas son un tipo específico de registro de mantenimiento de equipos utilizado para realizar un seguimiento de las actividades de mantenimiento de maquinaria y equipos pesados. Estos registros se utilizan comúnmente en diferentes sectores, incluida la construcción.

Los registros de mantenimiento de las máquinas deben incluir necesariamente:

1. información general sobre el equipo (nombre del equipo, número de identificación, fabricante, modelo, fecha de compra y ubicación);
   historial de mantenimiento (fecha de mantenimiento, tipo de mantenimiento, piezas sustituidas, etc.);
2. mantenimiento programado (próxima fecha de mantenimiento programado, intervalo de mantenimiento, actividades de mantenimiento a realizar, etc.);
3. otra información adicional como fotos o vídeos del equipo, información de la garantía, listas de comprobación o pautas de mantenimiento del fabricante).

Al mantener registros detallados de mantenimiento de las máquinas, es posible garantizar:

• mejora de la fiabilidad y del rendimiento de los equipos;
• reducción de los tiempos de parada y de los costes de mantenimiento;
• conformidad con las normas de seguridad y las recomendaciones del fabricante;
• resolución de problemas y diagnósticos más sencillos;
• programas de mantenimiento optimizados en función de los datos reales de uso y rendimiento.

Ejemplo de un registro de mantenimiento: esto es lo que contiene

Un registro de mantenimiento contiene diferentes informaciones en relación al activo al que se refiere, pero generalmente se configura como un documento que puede dividirse en dos secciones diferentes:

1. en la primera sección se identifican las informaciones generales utilizadas para identificar el activo, tales como:
   • número de serie;
   • modelo;
   • fabricante;
   • ubicación;
   • técnico de mantenimiento responsable;
   • fecha de adquisición;
   • precio de adquisición;
   • etc.;
2. en la segunda sección, en cambio, se puede encontrar una lista de las acciones de mantenimiento realizadas en el activo, como:
   • fecha en que se realizó el mantenimiento;
   • descripción de la intervención realizada;
   • técnico que realizó la intervención.

Plantilla para un registro de mantenimiento de equipos – usBIM.maint

Ventajas de los registros de mantenimiento de equipos

Los registros de mantenimiento de equipos permiten monitorear constantemente las condiciones de los equipos, lo que permite a la empresa obtener una serie de ventajas:

• ahorro en los costos de reparación: programar y documentar las actividades de mantenimiento garantiza que los activos permanezcan en condiciones de funcionamiento, reduciendo los costos de reparaciones o reemplazos repentinos;
• aumento del valor de los equipos: los registros de mantenimiento garantizan la correcta ejecución de los programas de mantenimiento y, por lo tanto, la calidad misma del recurso. Un equipo que tenga un mantenimiento bien documentado aumenta su valor en comparación con otros equipos usados que no tienen registros de mantenimiento;
• mayor seguridad: inspeccionar constantemente los equipos y llevar un registro de las intervenciones realizadas permite detectar problemas con mayor frecuencia, lo que permite evitar daños mayores y aumentar la seguridad en el lugar de trabajo y de los operarios;
• mejor división de responsabilidades: los equipos serán asignados a técnicos de mantenimiento, quienes serán responsables de su correcto funcionamiento;
• desarrollo de programas de mantenimiento específicos: cada equipo tiene un registro de mantenimiento y, por lo tanto, tendrá un programa de mantenimiento desarrollado específicamente en función del resultado del análisis de criticidad del recurso y de la cronología de intervenciones realizadas y por realizar.

La importancia del registro de mantenimiento en el facility management

El papel del registro de mantenimiento en el facility management es fundamental para garantizar una planificación, ejecución y monitoreo efectivos de todas las actividades relacionadas con el mantenimiento de los activos. El registro de mantenimiento actúa como un archivo central de toda la información relacionada con las intervenciones de mantenimiento realizadas en cada activo dentro de la organización.

A través del registro de mantenimiento, es posible:

• tener una documentación detallada de todas las intervenciones de mantenimiento pasadas, incluidos los detalles de las actividades realizadas, las fechas de las intervenciones y los técnicos involucrados. Este historial de actividades de mantenimiento permite a los responsables tener una visión completa del estado de cada activo a lo largo del tiempo, identificando posibles tendencias de deterioro o problemas recurrentes que requieren atención;
• mejorar la planificación de las actividades futuras, mediante la definición de listas de verificación de mantenimiento preventivo según las necesidades específicas de cada activo. A través del análisis de los datos históricos y la identificación de los requisitos de mantenimiento recomendados para cada tipo de activo, es posible desarrollar programas de mantenimiento preventivo personalizados y optimizados, dirigidos a maximizar la durabilidad y eficiencia de los activos;
• facilitar la gestión de las órdenes de trabajo y los recursos, permitiendo una distribución efectiva de las actividades de mantenimiento a los técnicos y un seguimiento preciso de las tareas asignadas y completadas. Esto favorece una mayor transparencia y coordinación entre los miembros del equipo de mantenimiento, mejorando la eficiencia general de las operaciones de mantenimiento.

El registro de mantenimiento es una herramienta esencial para una gestión eficiente y confiable de las diversas actividades de mantenimiento, especialmente en los planes de mantenimiento preventivo y predictivo. Profundicemos juntos en este aspecto en los próximos párrafos.

Registro de mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo es una estrategia clave para garantizar la durabilidad y la eficiencia de los activos, y el registro de mantenimiento desempeña un papel crucial en su implementación efectiva. Mediante el registro preciso de todas las actividades de mantenimiento realizadas en cada activo, el registro proporciona una visión completa del estado de mantenimiento de cada uno de ellos. Esto permite a los responsables de mantenimiento planificar de manera proactiva las intervenciones preventivas, basándose en la cronología de intervenciones pasadas y en el análisis de tendencias de deterioro.

Además, el registro de mantenimiento facilita el seguimiento de los intervalos de mantenimiento recomendados para cada tipo de activo, lo que permite optimizar la programación de las actividades de mantenimiento preventivo.

Mantenimiento predictivo y registro de mantenimiento

El mantenimiento predictivo se basa en el análisis de datos y el uso de tecnologías avanzadas, como el Internet de las cosas (IoT) y el análisis de big data, para monitorear el estado de salud de los activos en tiempo real y prever cuándo podrían producirse fallos o necesitar mantenimiento.

Los datos de mantenimiento contenidos en el registro, como las fechas de las intervenciones, los tipos de mantenimiento realizados y las acciones correctivas aplicadas, constituyen un valioso conjunto de datos para el análisis predictivo.

Utilizando el registro de mantenimiento como fuente de datos, es posible identificar patrones y tendencias en el rendimiento de los activos a lo largo del tiempo. Por ejemplo, mediante el análisis de los datos históricos registrados en el registro de mantenimiento, es posible identificar señales tempranas de posibles fallos o mal funcionamiento inminentes, como variaciones anómalas en el rendimiento o solicitudes frecuentes de mantenimiento correctivo para el mismo tipo de activo.

Además, el registro de mantenimiento proporciona una base de datos confiable para el desarrollo y calibración de modelos predictivos. Integrando los datos históricos del registro de mantenimiento con los datos en tiempo real provenientes de sensores IoT y otros dispositivos de monitoreo, es posible entrenar modelos de aprendizaje automático para detectar anomalías o patrones predictivos que podrían indicar problemas inminentes.

Por qué utilizar un CMMS para registrar trabajos de mantenimiento

Registrar manualmente los registros de mantenimiento podría resultar muy tedioso y crearía hojas difíciles de organizar y manejar. Aunque esta operación es de vital importancia para ayudar a las organizaciones a optimizar su rendimiento.

Para ayudar en esta tarea, sin duda llega un CMMS, un Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora, que elimina los procesos manuales de registro. Trabaja con datos interconectados y actualiza automáticamente los registros tan pronto como se cierra una orden de trabajo.

Al digitalizar los registros de mantenimiento, podrás:

• acceder a los datos de mantenimiento en tiempo real desde cualquier lugar y monitorear constantemente las actividades para intervenir rápidamente en caso de problemas o emergencias;
• contar siempre con información precisa y actualizada para planificar intervenciones de manera más eficiente y racional. La posibilidad de analizar datos históricos e identificar tendencias puede ayudar a prever y prevenir fallos, minimizando los tiempos de inactividad no planificados y mejorando la disponibilidad de las instalaciones;
• reducir los costos asociados con la gestión manual de registros en papel. Al eliminar la necesidad de imprimir y archivar documentos en papel, los sistemas digitales reducen los costos de papel, impresión y almacenamiento, contribuyendo a un ahorro general mayor para la empresa.

Mi consejo es comenzar a utilizar de inmediato un programa GMAO que te permita, con unos simples pasos, crear fichas y registros de mantenimiento a los que acceder mediante un simple código QR y la posibilidad de compartirlos rápidamente con tu equipo.