Registro de manutenção: o que é e o que contém

Todas as empresas, independentemente do setor de atuação, buscam garantir, por meio de várias modalidades e estratégias, a manutenção constante e eficiente de todos os diversos recursos.

Um excelente meio de melhorar as atividades de manutenção, sem perder de vista as necessidades reais dos equipamentos, é através de um registro de manutenção das instalações.

É muito simples gerá-los diretamente por meio de um software de Gestão de Instalações, com o qual criar fichas específicas para cada recurso e gerenciar toda a documentação.

Mas você sabe o que é um registro de manutenção? Sabe do que ele é composto? Descubra junto comigo neste artigo!

Registro de manutenção de equipamentos: o que é isso?

Um registro de manutenção das instalações é um documento que reúne todas as intervenções de manutenção realizadas em um recurso ao longo de sua vida útil.
Manter as atividades de manutenção documentadas ajuda toda a organização a estar sempre atualizada sobre o estado dos recursos.

Gerenciar e organizar as intervenções de manutenção preventiva por meio de um registro de manutenção permite que as empresas garantam que todos os equipamentos sejam inspecionados em intervalos regulares e funcionem regularmente, evitando o risco de falhas súbitas.

Tipos de registros de manutenção

Com base nas necessidades operacionais de uma empresa, um gerente de instalações pode escolher diferentes tipos de registros de manutenção:

1. registros de programa de manutenção: fornecem uma visão geral de todos os projetos em que uma empresa está trabalhando em determinado momento, acompanhando todos os trabalhos em andamento e definindo constantemente o tempo estimado para conclusão;
2. registros de projeto: como os registros de programa de manutenção, documentam os projetos em andamento dentro de uma organização, mas, em relação a estes, também podem incluir projetos de outros departamentos e projetos que já foram concluídos;
3. registros de manutenção de equipamentos: reúnem todas as informações úteis para as atividades de manutenção e são utilizados para programar a manutenção dos equipamentos. São de grande utilidade, pois orientam os técnicos na execução de intervenções de manutenção nas máquinas em intervalos específicos.

Registro de manutenção de equipamentos: por que ele é crucial para a operação ideal da máquina no setor da AECO

Os registros de manutenção de equipamentos são um tipo específico de registro de manutenção de equipamentos usado para rastrear as atividades de manutenção de máquinas e equipamentos pesados. Esses registros são comumente usados em vários setores, inclusive no setor de construção.

Os registros de manutenção de equipamentos devem necessariamente incluir:

1. informações gerais sobre o equipamento (nome do equipamento, número de identificação, fabricante, modelo, data de compra e local);
2. histórico de manutenção (data da manutenção, tipo de manutenção, peças substituídas, etc.);
3. manutenção programada (data da próxima manutenção programada, intervalo de manutenção, tarefas de manutenção a serem realizadas, etc.);
4. informações adicionais, como fotos ou vídeos do equipamento, informações sobre garantia, listas de verificação ou diretrizes de manutenção do fabricante).

Ao manter registros detalhados da manutenção da máquina, é possível garantir

• maior confiabilidade e desempenho do equipamento;
• redução do tempo de inatividade e dos custos de manutenção;
• conformidade com as normas de segurança e as recomendações do fabricante;
• facilidade na solução de problemas e no diagnóstico;
• programações de manutenção otimizadas com base em dados reais de uso e desempenho.

Exemplo de um registro de manutenção: o que contém

Um registro de manutenção contém informações diferentes em relação ao recurso a que se refere, mas geralmente é configurado como um documento que pode ser dividido em duas seções diferentes:

1. na primeira seção, são identificadas as informações gerais usadas para identificar o recurso, como:
   • número de série;
   • modelo;
   • fabricante;
   • localização;
   • técnico responsável pela manutenção;
   • data de compra;
   • preço de compra;
   • etc.;
2. na segunda seção, por outro lado, é possível encontrar uma lista das ações de manutenção executadas no recurso, como:
   • data em que a manutenção é realizada;
   • descrição da intervenção realizada;
   • técnico que realizou a intervenção.

Modelo para registro de manutenção de equipamentos – usBIM.maint

Vantagens dos registros de manutenção de equipamentos

Os registros de manutenção de equipamentos permitem monitorar constantemente as condições dos equipamentos, permitindo que a empresa obtenha uma série de benefícios:

• economia nos custos de reparo: programar e documentar as atividades de manutenção permite que os recursos permaneçam em condições de operação, reduzindo os custos de reparos ou substituições repentinas;
• aumento do valor dos equipamentos: os registros de manutenção garantem a correta execução dos programas de manutenção e, portanto, a própria qualidade do recurso. Um equipamento com uma manutenção bem documentada aumenta seu valor em comparação com outros equipamentos usados que não possuem registros de manutenção;
• maior segurança: inspecionar constantemente os equipamentos e acompanhar as intervenções realizadas permite detectar problemas com mais frequência, evitando danos maiores e aumentando a segurança no local de trabalho e dos operadores;
• melhor divisão de responsabilidades: os equipamentos serão entregues a técnicos de manutenção, que serão responsáveis por eles e pela correta operação;
• desenvolvimento de programas de manutenção específicos: cada equipamento possui um registro de manutenção e, portanto, terá um programa de manutenção desenvolvido sob medida com base no resultado da análise de criticidade do recurso e no histórico de intervenções realizadas e a serem realizadas.

A importância do registro de manutenção na gestão de instalações

O papel do registro de manutenção na gestão de instalações é fundamental para garantir um planejamento, execução e monitoramento eficazes de todas as atividades relacionadas à manutenção dos recursos. O registro de manutenção atua como um arquivo central de todas as informações relacionadas às intervenções de manutenção realizadas em cada recurso individual dentro da organização.
Por meio do registro de manutenção, é possível:

• ter uma documentação detalhada de todas as intervenções de manutenção passadas, incluindo detalhes das atividades realizadas, datas das intervenções e técnicos envolvidos. Este histórico de atividades de manutenção permite que os responsáveis tenham uma visão completa do estado de cada recurso ao longo do tempo, identificando tendências de deterioração ou problemas recorrentes que requerem atenção;
• melhorar o planejamento de atividades futuras, através da definição de checklists de manutenção preventiva com base nas necessidades específicas de cada recurso. Por meio da análise dos dados históricos e da identificação dos requisitos de manutenção recomendados para cada tipo de recurso, é possível desenvolver programas de manutenção preventiva personalizados e otimizados, visando maximizar a vida útil e a eficiência dos recursos;
• facilitar a gestão de ordens de serviço e recursos, permitindo uma distribuição eficaz das atividades de manutenção para os técnicos e um rastreamento preciso das tarefas atribuídas e concluídas. Isso favorece uma maior transparência e coordenação entre os membros da equipe de manutenção, melhorando a eficiência geral das operações de manutenção.

O registro de manutenção é uma ferramenta essencial para uma gestão eficiente e confiável das diversas atividades de manutenção, especialmente nos planos de manutenção preventiva e preditiva. Vamos explorar esse aspecto mais detalhadamente nos próximos parágrafos.

Registro de manutenção preventiva

A manutenção preventiva é uma estratégia-chave para garantir a durabilidade e a eficiência dos recursos, e o registro de manutenção desempenha um papel crucial em sua implementação eficaz. Registrando com precisão todas as atividades de manutenção realizadas em cada recurso, o registro fornece uma visão completa do estado de manutenção de cada um deles. Isso permite que os responsáveis pela manutenção planejem proativamente intervenções preventivas, com base no histórico de intervenções passadas e na análise das tendências de deterioração.
Além disso, o registro de manutenção facilita o monitoramento dos intervalos de manutenção recomendados para cada tipo de recurso, permitindo uma otimização do agendamento das atividades de manutenção preventiva.

Manutenção preditiva e registro de manutenção

A manutenção preditiva baseia-se na análise de dados e no uso de tecnologias avançadas, como Internet das Coisas (IoT) e análise de big data, para monitorar o estado de saúde dos recursos em tempo real e prever quando podem ocorrer falhas ou necessidade de manutenção.
Os dados de manutenção contidos no registro, como datas de intervenção, tipos de manutenção realizados e intervenções corretivas aplicadas, constituem um valioso conjunto de dados para análise preditiva.

Usando o registro de manutenção como fonte de dados, é possível identificar padrões e tendências no desempenho dos recursos ao longo do tempo. Por exemplo, através da análise dos dados históricos registrados no registro de manutenção, é possível detectar sinais precoces de potenciais falhas ou mau funcionamento iminente, como variações anômalas no desempenho ou solicitações frequentes de manutenção corretiva para o mesmo tipo de recurso.

Além disso, o registro de manutenção fornece uma base de dados confiável para o desenvolvimento e calibração de modelos preditivos. Integrando os dados históricos do registro de manutenção com os dados em tempo real provenientes dos sensores IoT e outros dispositivos de monitoramento, é possível treinar modelos de machine learning para detectar anomalias ou padrões preditivos que possam indicar problemas iminentes.

Por que usar um CMMS para registrar trabalhos de manutenção

Preencher manualmente os registros de manutenção pode ser muito tedioso e criar documentos difíceis de organizar e gerenciar. Embora essa operação seja fundamental para ajudar as organizações a otimizar seu desempenho.
Para ajudar, certamente vem um CMMS, um Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado, que elimina processos manuais de preenchimento. Trabalha com dados interconectados e atualiza automaticamente os registros assim que uma ordem de trabalho é concluída.

Ao digitalizar os registros de manutenção, você poderá:

• acessar dados de manutenção em tempo real de qualquer lugar e monitorar constantemente as atividades para intervir prontamente em caso de problemas ou emergências;
• ter sempre informações precisas e atualizadas para planejar intervenções de forma mais eficiente e racional. A capacidade de analisar dados históricos e identificar tendências pode ajudar a prever e prevenir falhas, reduzindo ao mínimo os tempos de inatividade não planejados e melhorando a disponibilidade das instalações;
• reduzir os custos associados à gestão manual de registros em papel. Eliminando a necessidade de imprimir e arquivar documentos em papel, os sistemas digitais reduzem os custos com papel, impressão e arquivamento, contribuindo para uma economia geral maior para a empresa.

Minha sugestão é começar a usar imediatamente um software de Gestão de Instalações que permite, em poucos passos simples, criar fichas e registros de manutenção aos quais você pode acessar através de um simples código QR e compartilhá-los rapidamente com sua equipe.