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Die Bedeutung von Submittals im Bauwesen

Submittals sind Dokumente, mit denen die Genehmigung eines spezifischen Schrittes oder Bauaspekts beantragt wird. Erfahren Sie mehr über die 3 Haupttypen und den Prozess, dem sie folgen.


Bauprojekte erfordern unabhängig von ihrer Größe eine detaillierte Planung und eine sorgfältige Dokumentenverwaltung. Unter den verschiedenen Tools, die im Dokumentenverwaltungsprozess verwendet werden, spielen Submittals eine grundlegende Rolle.

Submittals sind alle Dokumente, die Phasen, Aktivitäten und Projekt-details genehmigen und ohne die es nicht möglich ist, mit der Ausführung fortzufahren.

Lassen Sie uns also genauer betrachten, was Submittals sind und warum sie in der Bauindustrie so entscheidend sind.

Was ist ein Submittal und wie wird es in der Bauindustrie verwendet?

In der AECO-Branche ist ein Submittal ein spezieller Dokumententyp, der von Auftragnehmern in der Regel an die Planer eingereicht wird, um die Details der Ressourcen zu umreißen, die sie für eine bestimmte Arbeit verwenden möchten, und um die Genehmigung oder Überprüfung dieses bestimmten Schritts oder Aspekts des Projekts zu beantragen.
Da Submittals also Dokumente sind, mit denen Genehmigungen beantragt werden, ist es erforderlich, diese Anträge mit so vielen Details wie möglich zu versehen. Diese Details, die für die Bewertung der vom Auftragnehmer beantragten Genehmigung durch die Planer nützlich sind, können Folgendes betreffen:

  • Berechnungen;
  • Konstruktionsdetails;
  • Angaben zu Kosten und Zeitplänen;
  • Material- und Gerätespezifikationen;
  • Ausführungsdetails.

Der Auftragnehmer erstellt daher ein Angebot und legt es zur Prüfung vor, um sicherzustellen, dass der Umfang des Projekts mit den Verträgen, Dokumenten und Projektspezifikationen übereinstimmt.
Je nach spezifischem Fall können Submittals wie folgt angefordert werden:

  • Vor Baubeginn, wenn es sich um einen Genehmigungsantrag handelt;
  • Während der Arbeiten, wenn es sich um eine Überprüfungsanfrage handelt.

Submittal wird oft mit dem Transmittal verwechselt und die beiden Begriffe werden daher oft synonym verwendet. In der Tat unterscheiden sich die beiden Dokumente in ihren Zwecken und folglich in ihrem Inhalt:

  • Das Submittal, wie wir gesehen haben, ist ein detailliertes Dokument, dessen Zweck es ist, eine Genehmigung von den Planern zu beantragen;
  • Das Transmittal ist ein Dokument, das ein anderes Dokument begleitet, und sein Zweck ist es, den Versand von Informationen zu dokumentieren.

In einer zunehmend digital orientierten AECO-Branche tendiert auch das Dokumentenmanagement dazu, Papier zu eliminieren und spezielle Softwares für das Dokumentenmanagement zu verwenden, die speziell für die AECO-Branche entwickelt wurden, um alle Projekt-Dokumente leicht zu erstellen, zu organisieren und zu teilen.

Digitales Management von Submittals

Digitales Management von Submittals

Die drei Haupttypen von Submittals

Je nach Art des Projekts gibt es viele Arten von Submittals, drei davon sind jedoch die gebräuchlichsten und werden am häufigsten verwendet:

  1. Produktdaten: Produktdaten umfassen technische Spezifikationen, Herstellerinformationen und alle Materialien, die im Bauvorhaben verwendet werden sollen. Submittals zu Produktdaten können also Handbücher, Datenblätter, Qualitätsstandards oder Garantieinformationen enthalten;
  2. Zeichnungen: Zu beachten, dass ein Submittal ein Dokument ist, mit dem eine Genehmigung beantragt wird, daher sind technische Zeichnungen ein wesentliches Detail, das dem Planer vorgelegt werden muss. Der Zweck ist es, dem Planer Informationen zur Bewertung des Vorschlags zur Verfügung zu stellen, daher können Zeichnungen dimensionale Details, Abschnitte mit entsprechenden Schichtungen und Informationen zu Materialien sowie informative Details für eine korrekte Installation oder Ausführung enthalten;
  3. Muster: Unter Mustern versteht man physische Muster der tatsächlich im Projekt verwendeten Materialien. Beispiele könnten Böden, Fliesen, Farben, Putze usw. sein. Diese Muster sind für die Überprüfung der Qualität, Leistung und Projektstandards unerlässlich.

Die soeben genannten sind, wie bereits erwähnt, die drei häufigsten Submittal-Typen. Unter den vielen anderen möglichen Submittal-Typen gibt es:

  • Modelle und Prototypen: Originalgröße oder Prototypen eines Teils eines Bauvorhabens, um die Funktionalität und das Aussehen des Endprodukts nachzubilden;
  • Testberichte: Berichte von Dritten über Tests und Prüfungen von Materialien und Geräten;
  • Berechnungen: Berechnungen dienen dazu, nachzuweisen, wie Materialien und Ausrüstungen den Projektanforderungen entsprechen. Zum Beispiel kann ein Auftragnehmer Berechnungen vorbereiten, um die Tragfähigkeit eines Materials oder die Energieeffizienz eines Geräts zu überprüfen und nachzuweisen.
Die 3 wichtigsten Submittals

Die 3 wichtigsten Submittals

Welchen Prozess durchlaufen Submittals?

Auch der Genehmigungsprozess, der diesem speziellen Dokumenttyp folgt, hängt von der Größe des Projekts, dem spezifischen Submittal und der Anzahl der Personen ab, die es überprüfen und genehmigen müssen. Im Allgemeinen durchlaufen jedoch alle Submittals die folgenden Schritte:

  1. Überprüfung der Projektunterlagen: Dieser Schritt, der der eigentlichen Vorbereitung des Dokuments vorausgeht, ist entscheidend, um die Projektanforderungen, Kundenanfragen und Qualitätsstandards klar zu verstehen;
  2. Vorbereitung des Submittals: Basierend auf den Erkenntnissen aus Schritt 1 und den verfügbaren Details (Zeichnungen, Tests, Berechnungen usw.) wird das Dokument vorbereitet;
  3. Präsentation des Submittals: An diesem Punkt erfolgt die Präsentation des Submittals. Dieser Schritt folgt genauen Verfahren hinsichtlich Zeit, Liefermodalitäten und Anzahl der Kopien;
  4. Warten auf Überprüfung/Genehmigung: Während dieses Schritts bleibt nur das Warten auf die Bewertung durch die Planer, die möglicherweise eine Ergänzung des Dokuments anfordern;
  5. Ergänzung/Überarbeitung und erneute Präsentation des Submittals: Falls in der ersten Instanz keine Genehmigung vorliegt, haben wir Zeit und Möglichkeit, die Gründe für die Ablehnung zu analysieren und die erforderlichen Änderungen vorzunehmen;
  6. Ermittlung der benötigten Ressourcen: Nach Erhalt der Genehmigung des Submittals kann der Beschaffungsprozess für die für das Projekt benötigten Materialien und Ausrüstungen eingeleitet werden, und somit kann mit der Ausführungsphase begonnen werden.

Wie man Submittals im Baugewerbe digital verwaltet

Wir haben gesehen, dass der Präsentations-/Genehmigungsprozess von Submittals ein Verfahren ist, bei dem Dokumente zu Materialien, Ausrüstungen oder anderen Elementen, die für ein Bauvorhaben erforderlich sind, den beteiligten Parteien wie  Ingenieuren, Architekten, Planern und Auftraggebern vorgelegt und zur Genehmigung eingereicht werden. Dieser Prozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Elemente, die bei der Realisierung des Projekts verwendet werden, den festgelegten Qualitäts-, Sicherheits- und Konformitätsanforderungen entsprechen und den Kundenanforderungen und Branchenstandards entsprechen.
Um diesen wichtigen Prozess optimal zu verwalten, ist es entscheidend, eine Software für das Bauprojektmanagement zu verwenden, die es ermöglicht, die Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und die Einhaltung der Projektanforderungen effizient und effektiv zu gewährleisten.

Dieses Tool bietet eine Reihe von Vorteilen und Tools, die die Effizienz und Transparenz des Prozesses verbessern:

  • Klare Ansicht des Arbeitsablaufs: Durch die Verwendung des „Board“-Modus können Sie den Arbeitsablauf des Submittal-Prüfungs-/Genehmigungsprozesses klar visualisieren. Jede Phase des Prozesses, vom Erstellen des Submittals über dessen Präsentation, Prüfung, Integration und Genehmigung, kann als Spalte auf dem Board dargestellt werden. Dies ermöglicht es allen Teammitgliedern, einen Überblick über den Prozess zu haben und den Fortschritt der einzelnen Submittals in Echtzeit zu überwachen;
  • Verfolgung von Aktivitäten: Die Aktivitäten, die mit jedem Submittal verbunden sind, können einfach verfolgt werden, und Änderungen, Integrationen oder Überarbeitungsanfragen können berücksichtigt werden. Jedes Submittal kann mit allen relevanten Informationen und Kommentaren zum Prüfungs-/Genehmigungsprozess versehen werden;
  • Verwaltung von Fristen: Es können spezifische Fristen für jedes Submittal festgelegt und deren Einhaltung in Echtzeit überwacht werden. Automatische Benachrichtigungen können an Teammitglieder gesendet werden, um sicherzustellen, dass kein Submittal vernachlässigt oder verzögert wird;
  • Effektive Zusammenarbeit und Kommunikation: Teammitglieder können effizient zusammenarbeiten, indem sie Kommentare, Anhänge und Notizen zu einzelnen Submittals direkt im Task-Chat hinzufügen. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und reduziert das Risiko von Missverständnissen oder Fehlern im Prüfungs-/Genehmigungsprozess.
Verwaltung des Submittal-Prüfungs-/Genehmigungsprozesses | usBIM.resolver

Verwaltung des Submittal-Prüfungs-/Genehmigungsprozesses | usBIM.resolver

Wie man den Submittal-Prozess optimieren kann

Wie bereits mehrfach erwähnt, bleibt die Digitalisierung ein wesentlicher Schritt zur Vereinfachung und Unterstützung des Bauprozesses. Insbesondere das Dokumentenmanagement kann komplex und chaotisch sein, wenn es auf herkömmliche Weise angegangen wird, und dasselbe gilt für den Submittal-Prozess. Das Bewusstsein für die Notwendigkeit, Projektunterlagen digital und mit Unterstützung einer Software zu verwalten, wird deutliche Vorteile bringen.
Im Hinblick auf den Submittal-Prozess hier einige Tipps, um ihn effizienter und effektiver zu gestalten:

  • Dokumente in der Cloud speichern und organisieren: Dank spezifischer kollaborativer Plattformen für den Bau können Sie die Zeiten verkürzen und Verzögerungen vermeiden, indem Sie die Organisation, Verwaltung und Archivierung aller Dokumente verbessern. Auf diese Weise sind die Dokumente einfach zugänglich, einsehbar und in einem offenen und transparenten Ansatz für Bauprozesse teilbar;
Archivierung und Verwaltung von AECO-Dokumenten | usBIM

Archivierung und Verwaltung von AECO-Dokumenten | usBIM

  • Den Prozess der Präsentation/Überprüfung der Submittals digitalisieren und überwachen: Durch Softwares für das Bauprojektmanagement können die am Prozess beteiligten Interessengruppen den Prozess der Präsentation/Überprüfung der Submittals automatisieren und sehen, in welchem Genehmigungsstadium sich das spezifische Submittal befindet und welche nächsten Schritte unternommen werden müssen.

Die Tipps, die wir hier vorgestellt haben, werden durch die Implementierung spezifischer Lösungen in Ihrem Arbeitsteam vereint, die es Ihnen ermöglichen, alle Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern und den Prozess der Einreichungsverwaltung zu automatisieren. Probieren Sie sie einfach kostenlos aus!

 

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