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La importancia de los submittals en la construcción

Los submittals son documentos mediante los cuales se solicita la aprobación de un paso o detalle constructivo específico. Descubre los 3 principales tipos y el proceso que siguen


Los proyectos de construcción, independientemente de su tamaño, requieren una planificación detallada y una gestión precisa de los documentos. Entre las diversas herramientas utilizadas en el proceso de gestión documental, los submittals desempeñan un papel fundamental.

Por submittals se entienden todos aquellos documentos que aprueban fases, actividades y detalles de proyecto y sin los cuales no es posible proceder con la ejecución.

Veamos entonces más detalladamente qué son los submittals y por qué son tan cruciales en el sector de la construcción.

¿Qué es un submittal y cómo se utiliza en el sector de la construcción?

En el sector AECO, el submittal es un tipo particular de documento presentado a los diseñadores, generalmente por el contratista. Este tiene como objetivo delinear los detalles de los recursos que pretenden utilizar en un trabajo específico y solicitar la aprobación o revisión de ese paso o detalle de proyecto en particular.

Por lo tanto, siendo así los submittals documentos utilizados para solicitar aprobación, será necesario acompañar estas solicitudes con la mayor cantidad de detalles posible. Entonces, los detalles, útiles para la evaluación por parte de los diseñadores de la aprobación solicitada por el contratista, pueden incluir:

  • cálculos;
  • detalles constructivos;
  • especificaciones técnicas;
  • detalles sobre costes y tiempos;
  • especificaciones de materiales y equipos;
  • detalles ejecutivos.

Por lo tanto, el contratista redacta un submittal y lo somete a revisión para garantizar que el objetivo del proyecto sea conforme a los contratos, documentos y especificaciones del proyecto.

¿Cuándo pueden ser solicitados los submittals?

En relación con la especificidad del caso, los submittals pueden ser solicitados:

  • antes del inicio de los trabajos, si se trata de una solicitud de aprobación;
  • durante los trabajos, si se trata de una solicitud de revisión.

A menudo, el submittal se confunde con el transmittal y los dos términos se utilizan de manera intercambiable. De hecho, los dos documentos difieren entre sí en propósitos y, por lo tanto, en contenido:

  • el submittal, como hemos visto, es un documento detallado cuyo propósito es solicitar una aprobación a los diseñadores;
  • el transmittal, en cambio, es un documento que acompaña a otro documento y su propósito es testimoniar el envío de información.

Sin embargo, en un sector AECO cada vez más orientado hacia lo digital, también la gestión documental se está dirigiendo hacia la eliminación del papel y hacia el uso de software de gestión de documentos específicos. Todo esto para crear, organizar y compartir fácilmente todos los documentos del proyecto.

Gestión digital de los submittals

Gestión digital de los submittals

Los tres principales tipos de submittals

Según el tipo de proyecto, existen muchos tipos de submittal, pero tres de ellos son los más comunes y los más utilizados frecuentemente. Estos son:

  1. datos de producto: los datos de producto incluyen especificaciones técnicas, información del fabricante y todos los materiales a utilizar en el proyecto de construcción. Por lo tanto, los submittals sobre datos de producto pueden incluir: manuales, hojas técnicas, estándares de calidad o información sobre garantía;
  2. dibujos: recordemos que el submittal es un documento a través del cual se solicita la aprobación, que es precisamente la razón por la que los dibujos técnicos son un detalle esencial que debe presentarse al proyectista. El propósito es comunicar al diseñador detalles útiles para la evaluación de la propuesta. Por lo tanto, los dibujos pueden incluir: detalles dimensionales, secciones con respectivas estratigrafías e información sobre materiales, detalles informativos para una correcta instalación o colocación, etc.;
  3. muestras: por muestras se entienden muestras físicas de los materiales reales utilizados en el proyecto. Los ejemplos podrían incluir suelos, azulejos, pinturas, revestimientos, etc. Estas muestras son vitales para el proceso de revisión de la calidad, el rendimiento y los estándares del proyecto.

Otros tipos de submittals

De todos modos, entre los muchos otros tipos de submittal elaborables, vale la pena mencionar:

  • modelos y prototipos: réplicas a escala real o prototipos de una parte de un proyecto de construcción con el objetivo de reproducir la funcionalidad y la apariencia del producto final;
  • informe de pruebas: informes recibidos de terceros sobre pruebas realizadas en materiales y equipos;
  • cálculos: los cálculos son útiles para demostrar cómo los materiales y equipos cumplen con los requisitos del proyecto. Por ejemplo, un contratista puede preparar cálculos para verificar y demostrar la capacidad de carga de un material o la eficiencia energética de un equipo.
Los 3 principales submittals

Los 3 principales submittals

¿Qué proceso siguen los submittals?

El proceso de aprobación que sigue este tipo concreto de documento también depende del tamaño del proyecto, de lo que trate el submittal concreto y de cuántas personas tengan que verlo y aprobarlo. Sin enbargo, los pasos por los que pasangeneralmente todos los submittal son:

  1. revisión de los documentos del proyecto: este paso, que precede a la preparación del documento mismo, es fundamental para tener claros los requisitos del proyecto, las solicitudes del cliente y los estándares de calidad a cumplir;
  2. preparación del submittal: basándose en lo deducido del paso 1 y en los detalles disponibles (dibujos, pruebas, cálculos, etc.) se procede a la preparación del documento;
  3. presentación del submittal: en este punto se pasa a la presentación del submittal. Esta fase sigue procedimientos precisos con respecto a los tiempos, los métodos de entrega y el número de copias;
  4. espera de la revisión/aprobación: durante este paso solo queda esperar la evaluación por parte de los diseñadores que pueden eventualmente solicitar una integración del documento;
  5. integración/revisión y nueva presentación: si, en primera instancia, no recibimos la aprobación requerida, tendremos tiempo y oportunidad de analizar los motivos del rechazo e introducir los cambios necesarios;
  6. identificación de recursos necesarios: una vez aprobado el submittal, se puede iniciar el proceso de adquisición de los materiales y equipos necesarios para el proyecto y, a continuación, comenzar con la fase de ejecución.

Cómo gestionar digitalmente los submittals en el sector de la construcción

Hemos visto cómo el proceso de presentación/aprobación de los submittals es un procedimiento mediante el cual se presentan y someten a aprobación por parte de las partes interesadas, como arquitectos, diseñadores y contratistas, los documentos relacionados con materiales, equipos u otros elementos necesarios para un proyecto de construcción. Este proceso es fundamental para garantizar que todos los elementos utilizados en la realización del proyecto cumplan con los requisitos de calidad, seguridad y conformidad especificados. Además, garantizar que sean conformes a las solicitudes del cliente y a los estándares del sector.

Software para gestionar proyectos de construcción

Sin embargo, para gestionar mejor este importante proceso, es fundamental utilizar un programa de gestión de la construcción que permita digitalizar y optimizar los procesos, mejorar la comunicación y garantizar la conformidad con los requisitos del proyecto de manera eficiente y efectiva.

Estas herramientas ofrecen una serie de ventajas y funcionalidades que mejoran la eficiencia y transparencia del proceso:

  • visualización clara del flujo de trabajo: utilizando la modalidad «board», es posible visualizar claramente el flujo de trabajo del proceso de revisión/aprobación de los submittals. Cada fase del proceso, desde la preparación del submittal hasta su presentación, revisión, integración y aprobación, puede representarse como una columna en el tablero. Esto permite a todos los miembros del equipo tener una visión general del proceso y monitorear el estado de avance de los submittals individuales en tiempo real;
  • seguimiento de las actividades: es posible rastrear fácilmente las actividades asociadas con cada submittal y tener en cuenta cualquier cambio, integración o solicitud de revisión. Cada submittal puede integrarse con toda la información pertinente y los comentarios relacionados con el proceso de revisión/aprobación;
  • gestión de plazos: es posible establecer plazos específicos para cada submittal y monitorear su cumplimiento en tiempo real. Las notificaciones automáticas pueden enviarse a los miembros del equipo, asegurando que ningún submittal sea pasado por alto o retrasado;
  • colaboración y comunicación efectivas: los miembros del equipo pueden colaborar de manera eficiente, agregando comentarios, adjuntos y notas a los submittals individuales directamente en el chat adjunto al task. Esto facilita la comunicación entre los miembros del equipo y reduce el riesgo de malentendidos o errores durante el proceso de revisión/aprobación.
Gestión del proceso de presentación/revision de los submittals | usBIM.resolver

Gestión del proceso de presentación/revision de los submittals | usBIM.resolver

¿Cómo potenciar el submittal process?

Como hemos mencionado en otras ocasiones, el proceso de digitalización sigue siendo uno de los pasos fundamentales para simplificar y apoyar la construcción. Específicamente, la gestión documental puede resultar compleja y caótica si se aborda de manera tradicional y lo mismo ocurre con el submittal process. Tomar conciencia de la necesidad de gestionar los documentos de proyecto de forma digital y con el apoyo de un software contribuirá a aportar evidentes ventajas.

Manteniéndonos enfocados en el submittal process, a continuación, se presentan algunos consejos para hacerlo más eficiente:

  • Almacenar y organizar documentos en la nube: a través de plataformas colaborativas específicas para el sector de la construcción, puedes reducir los tiempos y evitar retrasos, mejorando la organización, gestión y archivo de todos los documentos. De esta manera, los documentos son fácilmente accesibles, consultables y compartibles, promoviendo una óptica abierta y transparente en los procesos de construcción;
Archivación y gestión de documentos AECO | usBIM

Archivación y gestión de documentos AECO | usBIM

  • Digitalizar y monitorear el proceso de presentación/revision de submittals: a través de software de gestión de construcción, los stakeholders involucrados en el proceso pueden automatizar la presentación/revisión de submittals, ver en qué fase de solicitud de aprobación se encuentran y los pasos siguientes que deben tomarse.

Los consejos que hemos presentado se basan en la implementación de soluciones específicas en tu equipo de trabajo que te permitirán almacenar todos los documentos en una única posición centralizada y automatizar el proceso de gestión de submittals. ¡Solo te queda probarlos gratuitamente!

usbim-resolver
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