La importancia de los submittals en las construcciones

Los proyectos de construcción, independientemente de su tamaño, requieren una planificación detallada y una gestión cuidadosa de los documentos. Entre las diversas herramientas utilizadas en el proceso de gestión documental, los submittals desempeñan un papel fundamental.

Por submittals se entienden todos aquellos documentos que aprueban fases, actividades y detalles de proyecto y sin los cuales no es posible proceder con la ejecución.

Veamos entonces más en detalle qué son los submittals y por qué son tan estratégicos en el sector de la construcción.

El significado de submittal en el sector AECO: definición

En el sector AECO, el submittal es un tipo particular de documento presentado a los diseñadores, generalmente por el contratista, para delinear los detalles de recursos que se pretenden utilizar en un trabajo. El objetivo es solicitar la aprobación o revisión de ese paso o detalle de proyecto.

Siendo los submittals documentos utilizados para solicitar aprobación, será necesario acompañarlos con la mayor cantidad de detalles posible. Los detalles, útiles precisamente para la evaluación por parte de diseñadores de la aprobación solicitada por el contratista, podrán referirse a:

• cálculos, requeridos para demostrar que el trabajo proporcionado por una empresa es adecuado. Por ejemplo, podría ser solicitado a los electricistas verificar caídas de tensión o cortocircuitos para garantizar que el sistema eléctrico a realizar sea adecuado;
• detalles constructivos, reflejan el producto final tal como realmente será realizado;
• fotos y videos, para garantizar un monitoreo visual continuo de los avances y comparar el estado real del proyecto con lo que está documentado mediante la documentación fotográfica de la construcción.
• particulares técnicos, especifican todos los diversos nudos constructivos de los materiales a utilizar;
• detalles sobre costes y tiempos, en relación a tipos de construcción específicos a implementar o a materiales a emplear;
• especificaciones sobre materiales y equipos, acompañados a menudo de muestras físicas de los materiales, para verificar consistencia, color, calidad o requisitos estructurales requeridos;
• detalles ejecutivos.

Por otro lado, los submittals representan una herramienta esencial de pull planning en planificación edilicia, porque tienen el objetivo de facilitar una coordinación eficiente del proyecto. Esto ayuda a los equipos a crear flujos de trabajo más fluidos. De hecho, estos documentos sirven como modelo para traducir las ideas de diseño en realidad. Además, garantizan que se respeten los estándares de calidad:

1. los contratistas deben tener los materiales, productos, herramientas, procesos o partes prefabricadas correctas para el proyecto;
2. los documentos también aseguran que no se pierda tiempo rehaciendo o reparando un elemento que no era conforme a las especificaciones.

¿Cuándo puede ser solicitado un submittal?

Una vez que el contratista redacta un submittal, lo somete a revisión para garantizar que el propósito del proyecto sea conforme a los contratos, documentos y especificaciones de proyecto.

En relación a la especificidad del caso, los submittals pueden ser solicitados:

• antes del inicio de los trabajos, durante la planificación del proyecto en la fase de pre-construcción si se trata de una solicitud de aprobación;
• durante los trabajos, si se trata de una solicitud de revisión.

Submittal vs Transmittal

A menudo, el submittal se confunde con el transmittal y los dos términos se utilizan de manera intercambiable. En realidad, los dos documentos difieren entre sí en sus finalidades y, en consecuencia, en el contenido:

• el submittal, como hemos visto, es un documento detallado cuyo propósito es solicitar una aprobación a los diseñadores;
• el transmittal es un documento que acompaña a otro documento y su propósito es testimoniar el envío de información.

Por lo tanto, en un sector AECO cada vez más orientado al digital, también la gestión documental se está encaminando hacia la eliminación del papel y hacia el uso de software para la gestión de documentos específicos. De este modo, es posible crear, organizar y compartir fácilmente todos los documentos del proyecto.

Gestión digital de los submittals

Los tres principales tipos de submittals

En función del tipo de proyecto, existen muchos tipos de submittal, tres de estos son los más comunes y los más frecuentemente utilizados:

1. datos de producto: incluyen especificaciones técnicas, información sobre el fabricante y sobre todos los materiales a utilizar en el proyecto. Los submittals sobre datos de producto pueden incluir, por lo tanto: manuales, fichas técnicas, estándares de calidad o información sobre la garantía;
2. diseños: recordemos que el submittal es un documento a través del cual se solicita una aprobación, por esta razón los dibujos técnicos son un detalle fundamental a presentar al diseñador. El objetivo es comunicar al diseñador detalles útiles para la evaluación de la propuesta, por lo que los dibujos podrán incluir: detalles dimensionales, secciones con estratigrafías e información sobre los materiales, así como detalles informativos para una correcta instalación o colocación;
3. muestras: por muestras se entiende muestras físicas de los materiales reales utilizados en el proyecto. Estas muestras son vitales para el proceso de revisión sobre la calidad, el rendimiento y los estándares del proyecto.

Por otro lado, entre los muchos otros tipos de submittal elaborables, vale la pena citar:

• modelos y prototipos: réplicas a escala real o prototipos de una parte de un proyecto de construcción con el objetivo de reproducir la funcionalidad y el aspecto del producto final;
• reportes de pruebas: reportes recibidos de partes externas sobre pruebas y ensayos realizados en materiales y equipos;
• cálculos: los cálculos son útiles para demostrar cómo los materiales y equipos cumplen con los requisitos del proyecto. Por ejemplo, un contratista puede preparar cálculos para verificar y demostrar la capacidad de carga de un material o la eficiencia energética de un equipo.

Los 3 principales submittals

Proceso de desarrollo de los submittals paso a paso

El proceso de desarrollo y presentación de los submittals comprende una secuencia de pasos y actividades involucradas en la presentación y revisión de documentos por parte de los contratistas y diseñadores. De hecho, todo el proceso de aprobación que sigue este tipo particular de documento depende:

• de la envergadura del proyecto,
• de lo que concierne al submittal específico
• y de cuántas personas deben revisarlo y aprobarlo.

Sin embargo, en general, los pasos por los cuales todos los submittals pasan son:

1. Revisión de los documentos del proyecto

En esta fase es muy importante preparar el plan de gestión de la construcción. De hecho, con este se define una visión global de los trabajos de construcción, las modalidades de realización de los trabajos y cómo la empresa pretende gestionar lo previsto en el proyecto. Por lo tanto, este paso, que precede a la preparación del documento, es fundamental para tener claros:

• los requisitos del proyecto,
• las solicitudes del cliente
• y los estándares de calidad a respetar.

2. Preparación del submittal

En función de lo deducido del paso 1 y de los detalles que se tienen a disposición (dibujos, pruebas, cálculos, etc.) se procede a la preparación del documento. Dependiendo de los trabajos y de las diversas tipologías de intervención, el contratista puede decidir enviar submittals individuales, algunos antes y otros después. Por ejemplo, podría necesitar obtener la aprobación con más urgencia para algunas fases de los trabajos en comparación con otras.

3. presentación del submittal

En este punto se pasa a la presentación del submittal, después de un cuidadoso control por parte del Contratista General. Esta fase sigue procedimientos bien precisos respecto a los tiempos, las modalidades de entrega y el número de copias.

4. Espera de la revisión/aprobación

Durante este paso no nos queda más que esperar la evaluación por parte de los diseñadores que podrán eventualmente solicitar una integración del documento. De hecho, si los documentos presentados corresponden a lo especificado en el contrato y en los documentos de diseño, los diseñadores aprobarán los documentos presentados. Una vez hecho esto, se devuelven los documentos a la empresa para que inicie efectivamente los trabajos. En cambio, si la información enviada no sea coherente con lo definido en el proyecto, la solicitud es rechazada. En este caso, será necesaria la integración o la re-presentación del submittal.

5. Integración/revisión y re-presentación del submittal

Si la solicitud es rechazada, es importante analizar los motivos de la denegación, realizar las modificaciones necesarias y desarrollar un correcto proceso de revisión para la presentación del submittal. Para evitar pérdidas de tiempo, es importante que la empresa se asegure de que lo presentado esté en línea con el proyecto y con las observaciones producidas por los diseñadores.

6. Identificación de los recursos necesarios

Una vez recibida la aprobación del submittal, es posible iniciar el proceso de aprovisionamiento de materiales y equipos necesarios para el proyecto y comenzar así con la fase ejecutiva.

Ejemplos y contenidos de submittals

La realización de un submittal sigue generalmente plantillas preestablecidas, porque estos documentos de presentación proporcionan información importante sobre el documento mismo, sobre el redactor, sobre el proceso de revisión y sobre las fechas de envío y recepción de los artículos.

Un submittal se presenta generalmente con una portada, plantilla de portada, que funciona como hoja de transmisión y es importante para delinear de manera clara y esquemática todos los documentos presentados. Este contiene generalmente:

• nombre del proyecto de referencia;
• empresa contratista y responsable del envío;
• fecha de envío;
• número de envío;
• número de revisión;
• fecha de recepción;
• aprobador;
• respuesta;
• observaciones;
• notas.

¿Cómo gestionar digitalmente los submittals en el sector de la construcción?

Hemos visto cómo el proceso de presentación/aprobación de los submittals es un procedimiento a través del cual los documentos relacionados con materiales, equipos u otros elementos necesarios para un proyecto de construcción son presentados y sometidos a la aprobación por parte de las partes interesadas, como arquitectos, diseñadores y clientes. Este proceso es fundamental para garantizar que todos los elementos utilizados en la realización del proyecto satisfagan los requisitos de calidad, seguridad y conformidad especificados, y que sean conformes a las solicitudes del cliente y a los estándares del sector.

Soluciones software para la gestión de proyectos de construcción

Para gestionar de la mejor manera este importante proceso, es fundamental utilizar un software para la gestión de proyectos de construcción que permita digitalizar y optimizar los procesos, mejorar la comunicación y garantizar la conformidad con los requisitos del proyecto de manera eficiente y efectiva.

Esta herramienta ofrece una serie de ventajas y tools que mejoran la eficiencia y la transparencia del proceso:

• visualización clara del flujo de trabajo: utilizando el modo “board”, es posible visualizar claramente el flujo de trabajo del proceso de revisión/aprobación de los submittals. Cada fase del proceso, desde el momento de la preparación del submittal hasta su presentación, revisión, integración y aprobación, puede ser representada como una columna en la board. Esto permite a todos los miembros del equipo tener una visión general del proceso y monitorear el estado de avance de los submittals individuales en tiempo real;
• seguimiento de las actividades: es posible rastrear fácilmente las actividades asociadas a cada submittal y tener en cuenta cualquier modificación, integración o solicitud de revisión. Cada submittal puede ser integrado con toda la información pertinente y los comentarios relacionados con el proceso de revisión/aprobación;
• gestión de los plazos: es posible establecer plazos específicos para cada submittal y monitorear su cumplimiento en tiempo real. Las notificaciones automáticas pueden ser enviadas a los miembros del equipo, garantizando que ningún submittal sea descuidado o retrasado;
• colaboración y comunicación efectivas: los miembros del equipo pueden colaborar de manera eficiente, añadiendo comentarios, adjuntos y notas a los submittals individuales directamente en el chat adjunto a la tarea. Esto facilita la comunicación entre los miembros del equipo y reduce el riesgo de malentendidos o errores durante el proceso de revisión/aprobación.

Gestión del proceso de presentación/revisión de los submittals | usBIM.resolver

¿Cómo potenciar el proceso de submittal?

Como hemos mencionado en otras ocasiones, el proceso de digitalización sigue siendo uno de los pasos fundamentales de simplificación y apoyo a la gestión de la construcción. En concreto, la gestión documental puede resultar compleja y caótica si se aborda de manera tradicional, y lo mismo ocurre con el proceso de submittal. Tomar conciencia de la necesidad de gestionar los documentos del proyecto de manera digital y con el apoyo de un software contribuirá a aportar evidentes ventajas.

Manteniéndonos enfocados en el proceso de submittal, aquí hay algunos consejos para hacerlo más eficiente y efectivo:

• • archivar y organizar los documentos en la nube: gracias a plataformas colaborativas específicas para el sector de la construcción, puedes reducir los tiempos y evitar retrasos, mejorando la organización, gestión y archivo de todos los documentos. De este modo, los documentos son fácilmente accesibles, consultables y compartibles en una perspectiva abierta y transparente de los procesos de construcción;

Archivado y gestión de documentos AECO | usBIM

• digitalizar y monitorear el proceso de presentación/revisión de los submittals: a través de software para la gestión de construcciones, los stakeholders involucrados en el proceso pueden automatizar el proceso de presentación/revisión de los submittals y ver en qué fase de solicitud de aprobación se encuentra el submittal específico y los pasos siguientes que deben ser emprendidos.

Los tips que hemos presentado están unidos por la implementación en tu equipo de trabajo de soluciones específicas que te permitirán archivar todos los documentos en una única posición centralizada y automatizar el proceso de gestión de los submittals. ¡No te queda más que probarlos gratuitamente!