A Importância dos Submittals na Construção

Os projetos de construção, independentemente de seu tamanho, requerem um planejamento detalhado e uma gestão cuidadosa dos documentos. Entre as várias ferramentas utilizadas no processo de gestão documental, os submittals desempenham um papel fundamental.

Por submittals entendem-se todos aqueles documentos que aprovam fases, atividades e detalhes de projeto e sem os quais não é possível prosseguir com a execução.

Vamos então ver mais detalhadamente o que são os submittals e por que são tão estratégicos no setor da construção.

O significado de submittal no setor AECO: definição

No setor AECO, o submittal é um tipo específico de documento apresentado aos projetistas, geralmente pelo empreiteiro, para delinear os detalhes dos recursos que pretendem utilizar em um determinado trabalho e solicitar a aprovação ou revisão daquela etapa ou detalhe de projeto.

Sendo assim, os submittals são documentos utilizados para solicitar aprovação, será necessário acompanhar essas solicitações com o maior número possível de detalhes. Os detalhes, úteis precisamente para a avaliação por parte dos projetistas da aprovação solicitada pelo empreiteiro, podem envolver:

• cálculos, frequentemente solicitados para demonstrar que o trabalho fornecido por uma empresa é adequado. Pode ser solicitado, por exemplo, aos eletricistas verificações de quedas de tensão ou de curto-circuito para garantir que o sistema elétrico a ser realizado seja adequado;
• detalhes construtivos, que refletem o produto final tal como realmente será realizado;
• particulares técnicos, que especificam todos os vários nós construtivos dos materiais a serem utilizados;
• detalhes sobre custos e prazos, em relação a tipos específicos de construção a serem implementados ou a materiais a serem empregados;
• especificações sobre materiais e equipamentos, frequentemente acompanhadas de amostras físicas dos materiais, para verificar consistência, cor, qualidade ou requisitos estruturais exigidos;
• detalhes executivos.

Representam uma ferramenta essencial no pull planning na planejamento de construção, pois têm o objetivo de facilitar um coordenamento eficiente do projeto, ajudando as equipes a criar fluxos de trabalho mais fluidos. Esses documentos, desde amostras de materiais até dados técnicos, servem como modelo para traduzir as ideias de design em realidade. Além disso, garantem que os padrões de qualidade sejam respeitados:

1. os empreiteiros devem ter os materiais, produtos, ferramentas, processos ou partes pré-fabricadas corretas para o projeto;
2. os documentos também garantem que não se perca tempo refazendo ou reparando um elemento que não estava em conformidade com as especificações.

O empreiteiro, portanto, elabora um submittal e o submete à revisão para garantir que o objetivo do projeto esteja em conformidade com os contratos, documentos e especificações do projeto.

Em relação à especificidade do caso, os submittals podem ser solicitados:

• antes do início dos trabalhos, durante a planejamento do projeto na fase de pré-construção se se tratar de uma solicitação de aprovação;
• durante os trabalhos, se se tratar de uma solicitação de revisão.

Frequentemente, o submittal é confundido com o transmittal e os dois termos são utilizados de forma intercambiável. Na verdade, os dois documentos diferem entre si em suas finalidades e, consequentemente, no conteúdo:

• o submittal, como vimos, é um documento detalhado cujo objetivo é solicitar uma aprovação aos projetistas;
• o transmittal é um documento que acompanha outro documento e seu objetivo é atestar o envio de informações.

Em um setor AECO cada vez mais orientado ao digital, a gestão documental também está avançando em direção à eliminação do papel e ao uso de software para gestão de documentos específicos para o setor AECO para criar, organizar e compartilhar facilmente todos os documentos do projeto.

Gestão digital de submittals

Os três principais tipos de submittals

Com base no tipo de projeto, existem muitos tipos de submittal, três deles, no entanto, são os mais comuns e frequentemente utilizados e são:

1. dados do produto: os dados do produto incluem especificações técnicas, informações sobre o fabricante e sobre todos os materiais a serem utilizados no projeto de construção. Os submittals sobre dados do produto podem incluir, portanto: manuais, fichas técnicas, padrões de qualidade ou informações sobre a garantia;
2. desenhos: lembremos que o submittal é um documento através do qual se solicita uma aprovação, por isso os desenhos técnicos são um detalhe fundamental a ser apresentado ao projetista. O objetivo é comunicar ao projetista detalhes úteis para a avaliação da proposta, portanto, os desenhos poderão incluir: detalhes dimensionais, seções com respectivas estratigrafias e informações sobre os materiais, bem como detalhes informativos para uma instalação ou execução correta;
3. amostras: por amostras entende-se amostras físicas dos materiais reais utilizados no projeto. Os exemplos podem incluir pisos, azulejos, tintas, rebocos, etc. Essas amostras são vitais para o processo de revisão sobre a qualidade, o desempenho e os padrões do projeto.

Os que acabamos de listar são, como antecipamos, os três submittals mais comuns. Entre os muitos outros tipos de submittal que podem ser elaborados, vale a pena citar:

• modelos e protótipos: réplicas em escala real ou protótipos de uma parte de um projeto de construção com o objetivo de reproduzir a funcionalidade e a aparência do produto final;
• relatórios de teste: relatórios recebidos de partes terceiras sobre testes e provas realizados em materiais e equipamentos;
• cálculos: os cálculos são úteis para demonstrar como materiais e equipamentos atendem aos requisitos do projeto. Por exemplo, um empreiteiro pode preparar cálculos para verificar e demonstrar a capacidade de carga de um material ou a eficiência energética de um equipamento.

Os 3 principais submittals

Processo de desenvolvimento dos submittals passo a passo

O processo de desenvolvimento e apresentação dos submittals compreende uma sequência de passos e atividades envolvidas na apresentação e na revisão dos documentos por parte dos contratantes e dos projetistas. De fato, todo o processo de aprovação que segue este tipo específico de documento depende da magnitude do projeto, do que diz respeito ao submittal específico e de quantas pessoas devem visualizá-lo e aprová-lo. Em geral, no entanto, os passos pelos quais todos os submittals passam são:

1. revisão dos documentos do projeto: este passo, que precede a preparação do documento, é fundamental para ter claros os requisitos do projeto, as solicitações do cliente e os padrões de qualidade a serem respeitados. Nesta fase, é muito importante preparar o construction management plan, que define uma visão geral dos trabalhos de construção, as modalidades de execução dos trabalhos e como a empresa pretende gerenciar o que está previsto no projeto;
2. preparação do submittal: com base no que foi deduzido do passo 1 e nos detalhes disponíveis (desenhos, provas, cálculos, etc.), procede-se à preparação do documento. Dependendo dos trabalhos e das várias tipologias de intervenção, o contratante pode decidir enviar submittals individuais, alguns antes e outros depois, se precisar obter a aprovação com mais urgência para algumas fases dos trabalhos em relação a outras;
3. apresentação do submittal: neste ponto, passa-se à apresentação do submittal, após um cuidadoso controle por parte do General Contractor. Esta fase segue procedimentos bem definidos em relação aos prazos, às modalidades de entrega e ao número de cópias;
4. espera pela revisão/aprovação: durante este passo, resta-nos apenas aguardar a avaliação por parte dos projetistas que poderão eventualmente solicitar uma integração do documento. De fato, se os documentos apresentados corresponderem ao que foi especificado no contrato e nos documentos de projeto, os projetistas aprovarão os documentos apresentados e os devolverão à empresa para que comece efetivamente os trabalhos. Se a solicitação for rejeitada, caso as informações enviadas não sejam coerentes com o que foi definido no projeto, será necessária a integração ou a reapresentação do submittal;
5. integração/revisão e reapresentação do submittal: se a solicitação for rejeitada, é importante analisar os motivos da negação, fazer as devidas modificações e desenvolver um processo correto de revisão da apresentação do submittal. Para evitar perda de tempo, é importante que a empresa se certifique de que o que foi apresentado esteja alinhado com o projeto e com as observações feitas pelos projetistas;
6. identificação dos recursos necessários: uma vez recebida a aprovação do submittal, é possível iniciar o processo de aquisição de materiais e equipamentos necessários para o projeto e, portanto, começar com a fase executiva.

Exemplos e conteúdos de submittals

A elaboração de um submittal geralmente segue templates pré-estabelecidos, pois esses documentos de apresentação fornecem informações importantes sobre o próprio documento, sobre o redator, sobre o processo de revisão e sobre as datas de envio e recebimento dos itens.

Um submittal geralmente se apresenta com uma capa, um template de capa, que funciona como uma folha de transmissão e é importante para delinear de forma clara e esquemática todos os elaborados apresentados. Ele contém geralmente:

• nome do projeto de referência;
• empresa contratante e responsável pelo envio;
• data de envio;
• número de envio;
• número de revisão;
• data de recebimento;
• aprovador;
• resposta;
• observações;
• notas.

Como gerenciar digitalmente os submittals no setor da construção

Vimos como o processo de apresentação/aprovação dos submittals é um procedimento pelo qual os documentos relacionados a materiais, equipamentos ou outros elementos necessários para um projeto de construção são apresentados e submetidos à aprovação por parte das partes interessadas, como arquitetos, projetistas e clientes. Este processo é fundamental para garantir que todos os elementos utilizados na realização do projeto atendam aos requisitos de qualidade, segurança e conformidade especificados, e que sejam compatíveis com as solicitações do cliente e os padrões do setor.

Para gerenciar da melhor forma este importante processo, é fundamental utilizar um software para a gestão de projetos de construção que permita digitalizar e otimizar os processos, melhorar a comunicação e garantir a conformidade com os requisitos do projeto de forma eficiente e eficaz.

Esta ferramenta oferece uma série de vantagens e ferramentas que melhoram a eficiência e a transparência do processo:

• visualização clara do fluxo de trabalho: utilizando o modo “board”, é possível visualizar claramente o fluxo de trabalho do processo de revisão/aprovação dos submittals. Cada fase do processo, desde o momento da preparação do submittal até sua apresentação, revisão, integração e aprovação, pode ser representada como uma coluna na board. Isso permite que todos os membros da equipe tenham uma visão geral do processo e monitorem o estado de progresso dos submittals individuais em tempo real;
• rastreamento das atividades: é possível rastrear facilmente as atividades associadas a cada submittal e levar em conta eventuais modificações, integrações ou solicitações de revisão. Cada submittal pode ser integrado com todas as informações pertinentes e os comentários relativos ao processo de revisão/aprovação;
• gestão dos prazos: é possível definir prazos específicos para cada submittal e monitorar seu cumprimento em tempo real. Notificações automáticas podem ser enviadas aos membros da equipe, garantindo que nenhum submittal seja negligenciado ou atrasado;
• colaboração e comunicação eficazes: os membros da equipe podem colaborar de forma eficiente, adicionando comentários, anexos e notas aos submittals individuais diretamente no chat anexado à tarefa. Isso facilita a comunicação entre os membros da equipe e reduz o risco de mal-entendidos ou erros durante o processo de revisão/aprovação.

Gestão do processo de apresentação/revisão de submittals | usBIM.resolver

Como potencializar o processo de submittal?

Como já mencionamos outras vezes, o processo de digitalização continua sendo um dos passos fundamentais de simplificação e suporte à gestão de construção. Especificamente, a gestão documental pode ser complexa e caótica se abordada de maneira tradicional, e o mesmo se aplica ao processo de submittal. Tomar consciência da necessidade de gerenciar os documentos do projeto de forma digital e com o suporte de um software contribuirá para trazer vantagens evidentes.

Mantendo o foco no processo de submittal, aqui estão algumas dicas para torná-lo mais eficiente e eficaz:

• • arquivar e organizar os documentos na nuvem: graças a plataformas colaborativas específicas para o setor da construção, você pode reduzir os tempos e evitar atrasos, melhorando a organização, a gestão e o arquivamento de todos os documentos. Dessa forma, os documentos são facilmente acessíveis, consultáveis e compartilháveis em uma perspectiva aberta e transparente dos processos de construção;

Arquivamento e gestão de documentos AECO | usBIM

• digitalizar e monitorar o processo de apresentação/revisão dos submittals: através de software para a gestão de construções, os stakeholders envolvidos no processo podem automatizar o processo de apresentação/revisão dos submittals e ver em qual fase de solicitação de aprovação se encontra o submittal específico e os próximos passos que devem ser tomados.

As dicas que apresentamos são unificadas pela implementação em sua equipe de trabalho de soluções específicas que permitirão que você arquive todos os documentos em uma única posição centralizada e automatize o processo de gestão dos submittals. Não resta mais nada a fazer a não ser testá-los gratuitamente!