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Importância dos submittals na construção

Os submittals são documentos usados para solicitar a aprovação de uma etapa ou detalhe específico de construção. Descubra os 3 principais tipos e o processo que seguem


Os projetos de construção, independentemente de suas dimensões, exigem planejamento detalhado e gerenciamento preciso de documentos. Entre as várias ferramentas utilizadas no processo de gestão documental, os submittals desempenham um papel fundamental.

Submittals são todos os documentos que aprovam fases, atividades e detalhes do projeto e sem os quais não é possível prosseguir com a execução.

Vamos então explorar mais detalhadamente o que são submittals e por que são tão cruciais no setor da construção.

O que é um submittal e como é usado no setor da construção

No setor AECO, o submittal é um tipo específico de documento apresentado aos projetistas, geralmente pelo empreiteiro, para detalhar os recursos que pretendem usar em um trabalho específico e solicitar a aprovação ou revisão dessa etapa ou detalhe do projeto.
Portanto, sendo os submittals documentos usados para solicitar aprovação, é necessário fornecer o máximo de detalhes possível. Os detalhes, úteis para a avaliação pelos projetistas da aprovação solicitada pelo empreiteiro, podem incluir:

  • cálculos;
  • detalhes de construção;
  • especificações técnicas;
  • detalhes sobre custos e prazos;
  • especificações de materiais e equipamentos;
  • detalhes executivos.

Portanto, o empreiteiro elabora um submittal e o submete a revisão para garantir que o objetivo do projeto seja conforme aos contratos, documentos e especificações do projeto.
Em relação à especificidade do caso, os submittals podem ser solicitados:

  • antes do início do trabalho, se for uma solicitação de aprovação;
  • durante o trabalho, se for uma solicitação de revisão.

Muitas vezes, o submittal é confundido com o transmittal e os dois termos são usados de forma intercambiável. Na verdade, os dois documentos diferem em seus propósitos e, consequentemente, no conteúdo:

  • o submittal, como vimos,  é um documento detalhado cujo objetivo é solicitar aprovação aos projetistas;
  • o transmittal é um documento essencial que ajuda a registrar a troca de informações entre as partes envolvidas em um projeto cujo objetivo é testemunhar o envio de informações.

Em um setor AECO cada vez mais digital, até mesmo a gestão documental está se encaminhando para a eliminação do papel e para o uso de software de gestão documental específicos para o setor AECO para criar, organizar e compartilhar facilmente todos os documentos do projeto.

Gestão digital de submittals

Gestão digital de submittals

Os três principais tipos de submittals

Com base no tipo de projeto, existem muitos tipos de submittal, mas três deles são os mais comuns e frequentemente utilizados, são eles:

  1. dados do produto: dados do produto incluem especificações técnicas, informações do fabricante e todos os materiais a serem utilizados no projeto de construção. Os submittals de dados do produto podem incluir: manuais, fichas técnicas, padrões de qualidade ou informações de garantia;
  2. desenhos: lembre-se de que o submittal é um documento através do qual se solicita aprovação, por isso desenhos técnicos são um detalhe fundamental a ser apresentado ao projetista. O objetivo é comunicar ao projetista detalhes úteis para avaliação da proposta, então os desenhos podem incluir: detalhes dimensionais, seções com suas respectivas estratigrafias e informações sobre materiais, bem como detalhes informativos para uma instalação ou montagem correta;
  3. amostras: por amostras, entende-se amostras físicas dos materiais reais utilizados no projeto. Exemplos podem incluir pisos, azulejos, tintas, rebocos, etc. Essas amostras são vitais para o processo de revisão da qualidade, desempenho e padrões do projeto.

Os três tipos de submittal mencionados acima são os mais comuns. Entre muitos outros tipos de submittal que podem ser elaborados, vale a pena mencionar:

  • modelos e protótipos: réplicas em escala real ou protótipos de uma parte de um projeto de construção com o objetivo de reproduzir a funcionalidade e a aparência do produto final;
  • relatórios de teste: relatórios recebidos de terceiros sobre testes e ensaios realizados em materiais e equipamentos;
  • cálculos: cálculos são úteis para demonstrar como materiais e equipamentos atendem aos requisitos do projeto. Por exemplo, um empreiteiro pode preparar cálculos para verificar e demonstrar a capacidade de carga de um material ou a eficiência energética de um equipamento.
Os 3 principais submittals

Os 3 principais submittals

Qual processo os submittals seguem?

O processo de aprovação que segue este tipo específico de documento também depende do tamanho do projeto, do que envolve o submittal específico e de quantas pessoas precisam revisá-lo e aprová-lo. No entanto, em geral, os passos pelos quais todos os submittals passam são:

  1. revisão dos documentos do projeto: esta etapa, que precede a própria preparação do documento, é fundamental para ter claros os requisitos do projeto, as solicitações do cliente e os padrões de qualidade a serem cumpridos.
  2. Preparação do submittal: com base no que foi deduzido do passo 1 e nos detalhes disponíveis (desenhos, testes, cálculos, etc.), procede-se à preparação do documento.
  3. Apresentação do submittal: neste ponto, passa-se à apresentação do submittal. Esta fase segue procedimentos precisos quanto aos prazos, modalidades de entrega e número de cópias.
  4. Aguardar revisão/aprovação: durante esta etapa, resta aguardar a avaliação dos projetistas, que podem eventualmente solicitar uma complementação do documento.
  5. Complementação/revisão e reapresentação do submittal: caso, inicialmente, não recebamos a aprovação solicitada, teremos tempo e oportunidade para analisar os motivos da recusa e fazer as devidas modificações.
  6. Identificação dos recursos necessários: uma vez recebida a aprovação do submittal, é possível iniciar o processo de aquisição de materiais e equipamentos necessários ao projeto e, portanto, iniciar a fase executiva.

Como gerenciar digitalmente os submittals no setor da construção

Vimos como o processo de apresentação/aprovação dos submittals é um procedimento pelo qual os documentos relacionados a materiais, equipamentos ou outros elementos necessários para um projeto de construção são apresentados e submetidos à aprovação das partes interessadas, como arquitetos, projetistas e clientes. Este processo é fundamental para garantir que todos os elementos utilizados na realização do projeto atendam aos requisitos de qualidade, segurança e conformidade especificados, e que sejam conformes às solicitações do cliente e aos padrões do setor.

Para gerenciar da melhor forma este importante processo, é fundamental utilizar um construction management software que permita digitalizar e otimizar os processos, melhorar a comunicação e garantir a conformidade com os requisitos do projeto de forma eficiente e eficaz.

Esta ferramenta oferece uma série de benefícios e ferramentas que melhoram a eficiência e transparência do processo:

  • visualização clara do fluxo de trabalho: utilizando o modo “board”, é possível visualizar claramente o fluxo de trabalho do processo de revisão/aprovação dos submittals. Cada fase do processo, desde a preparação do submittal até sua apresentação, revisão, complementação e aprovação, pode ser representada como uma coluna na board. Isso permite que todos os membros da equipe tenham uma visão geral do processo e monitorem o status de cada submittal em tempo real.
  • Rastreamento das atividades: é possível rastrear facilmente as atividades associadas a cada submittal e considerar quaisquer alterações, complementações ou solicitações de revisão. Cada submittal pode ser integrado com todas as informações relevantes e comentários relacionados ao processo de revisão/aprovação.
  • Gerenciamento de prazos: é possível definir prazos específicos para cada submittal e monitorar seu cumprimento em tempo real. Notificações automáticas podem ser enviadas aos membros da equipe, garantindo que nenhum submittal seja negligenciado ou atrasado.
  • Colaboração e comunicação eficazes: os membros da equipe podem colaborar de maneira eficiente, adicionando comentários, anexos e notas aos submittals diretamente no chat associado à tarefa. Isso facilita a comunicação entre os membros da equipe e reduz o risco de mal-entendidos ou erros durante o processo de revisão/aprovação.
Gestão do processo de apresentação/revision de submittals | usBIM.resolver

Gestão do processo de apresentação/revision de submittals | usBIM.resolver

Como potencializar o processo de submittal?

Como mencionamos anteriormente, o processo de digitalização continua sendo um dos passos fundamentais para simplificar e apoiar a construção. Especificamente, a gestão documental pode ser complexa e caótica se tratada de forma tradicional, e o mesmo se aplica ao processo de submittal. Reconhecer a necessidade de gerenciar os documentos do projeto digitalmente e com o suporte de um software contribuirá para trazer benefícios evidentes.
Permanecendo focados no processo de submittal, aqui estão algumas dicas para torná-lo mais eficiente e eficaz:

  • armazenar e organizar documentos na nuvem: através de plataformas colaborativas específicas para o setor da construção, você pode reduzir os tempos e evitar atrasos, melhorando a organização, gestão e arquivamento de todos os documentos. Dessa forma, os documentos são facilmente acessíveis, consultáveis e compartilháveis em uma perspectiva aberta e transparente dos processos de construção;
Arquivamento e gestão de documentos AECO | usBIM

Arquivamento e gestão de documentos AECO | usBIM

  • digitalizar e monitorar o processo de apresentação/revisisão de submittals: através de software de gestão da construção, os stakeholders envolvidos no processo podem automatizar o processo de apresentação/revisão de submittals e ver em qual fase de solicitação de aprovação o submittal específico está e quais passos subsequentes devem ser tomados.

As dicas que apresentamos são acompanhadas pela implementação em sua equipe de trabalho de soluções específicas que lhe permitirão arquivar todos os documentos em uma única posição centralizada e automatizar o processo de gestão dos submittals. Não há mais nada a fazer além de experimentá-las gratuitamente!

 

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