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RFI en la construcción

RFI en la construcción: La guía completa

La Request for information (RFI) en la construcción es redactada por la empresa para obtener aclaraciones durante la fase ejecutiva del proyecto. Descubre la guía para desarrollarla

Un proyecto de construcción es inherentemente complejo, lleno de información estructural, arquitectónica, instalativa, relacional y contractual. Es común, si no inevitable, que durante la ejecución, el contratista tenga dificultades para comprender partes y planos técnicos.

Para superar esta «asimetría informativa», las empresas envían cada vez más RFI a los diseñadores. ¿Has oído hablar de ellas? ¿Sabes qué son? Descúbrelo en este artículo.

¿Qué es un Request for information (RFI) en el sector de la construcción?

RFI es el acrónimo de «Request for information», es decir, «solicitud de información», y es un documento formal fundamental para la gestión de un proyecto de construcción.

Es redactado por la empresa ejecutora para solicitar aclaraciones o información adicional sobre el proyecto al técnico diseñador.

El proyecto de construcción podría no abordar cada aspecto del proceso constructivo o presentar lagunas ambigüedades en los planos, explicaciones o especificaciones técnicas. Por lo tanto, las partes interesadas pueden enviar RFIs para obtener más aclaraciones, para identificar un problema o proponer una alternativa de diseño.

Un RFI representa una herramienta de comunicación esencial entre las partes involucradas durante las fases ejecutivas, ya que ayuda a superar problemas que podrían causar retrasos y aumentos en los costes del proyecto.

Diferencias entre RFI, RFQ, RFP y RFT

En el ámbito de una licitación, existen varios tipos de solicitudes: RFP, RFT, RFQ y RFI. Puede ser difícil distinguirlas, veamos brevemente las principales diferencias:

  1. una RFI, como hemos visto, es una solicitud de información, que tiene como objetivo aclarar especificaciones de diseño durante la ejecución de una obra;
  2. una RFP, «Request for Proposal», es una solicitud utilizada para proponer soluciones alternativas o innovadoras, alcanzando los mismos objetivos previstos por el proyecto;
  3. una RFQ, «Request for Quotation», es una solicitud de cotización, para evaluar los costes y gastos de las soluciones de diseño solicitadas (o propuestas después de una RFP);
  4. una RFT, «Request for Tender», es utilizada por los contratistas para presentar una oferta de bienes, servicios o trabajos, durante el desarrollo de una licitación.
Tipos de Request for

Tipos de Request for

Principales tipos de RFI utilizados en construcción

Existen diferentes tipos de RFI utilizados en construcción que se emplean en momentos distintos del proceso constructivo. Los principales incluyen:

  • problemas generales: aborda problemas genéricos y puede ser enviado por el ejecutor para resaltar o aclarar aspectos generales;
  • aclaraciones de diseño: el contratista puede querer más información sobre el proyecto o aspectos específicos del mismo, con el objetivo de comprender detalles y resolver ambigüedades;
  • coordinación diseño/ejecución: solicitudes de coordinación entre las partes, en referencia a documentos de licitación, programas, planes o procedimientos de seguridad a implementar;
  • estado del lugar: después de analizar las condiciones del sitio, la empresa ejecutora puede informar al diseñador que estas difieren de las definidas en la fase de diseño;
  • modificaciones de materiales: el ejecutor, al analizar los materiales previstos en el proyecto, solicita el uso de materiales diferentes y más adecuados;
  • modificaciones del proceso de diseño: se consulta sobre la necesidad de cambios en el proyecto o en las fases de diseño; esto puede deberse a errores o a la aparición de nuevos problemas no considerados en la fase de diseño;
  • aparición de interferencias: durante la ejecución de la obra, pueden surgir interferencias perjudiciales para los trabajos; con este RFI, se destacan y se solicitan aclaraciones al respecto.
Request for Information RFI en construcción

Request for Information RFI en construcción

Proceso y partes involucradas en RFI en la construcción

El proceso RFI define las modalidades de formulación y respuesta a las preguntas presentadas. Además, involucra generalmente a las dos principales partes interesadas, es decir, el contratista y el diseñador.

Se puede esquematizar en 3 fases principales:

  • FASE 1: la parte que solicita información emite un RFI. Casi siempre es el contratista que busca aclaraciones sobre el proceso de diseño o especificaciones técnicas, indicando una fecha límite para la respuesta. Este RFI se envía al equipo de proyecto;
  • FASE 2: la parte receptora analiza la solicitud y responde antes de la fecha límite. Puede integrar en la respuesta documentos y elaboraciones de diseño para aclarar dudas y también puede solicitar detalles adicionales si la pregunta no está formulada adecuadamente;
  • FASE 3: si la respuesta al RFI es satisfactoria, se considera que el problema está resuelto; sin embargo, si no es así, se podría solicitar nuevamente un nuevo RFI para aclarar el anterior.

Consejos para desarrollar de manera efectiva el proceso RFI

Para redactar de la mejor manera un RFI de construcción, debes ser lo más claro posible; se está tratando de exponer un problema y es mejor evitar crear confusión adicional. En este sentido, estandarizar el formato del RFI es una excelente solución, incluyendo información importante en cada modelo:

  • número de RFI, desarrollarlos en orden progresivo en cada proyecto;
  • fecha de elaboración del RFI;
  • fecha límite de respuesta del RFI;
  • código de referencia del caso, que varía para cada proyecto;
  • detalles del proyecto de referencia;
  • detalles del solicitante, como nombre, empresa y contactos;
  • detalles del destinatario, como nombre, empresa, dirección y contactos;
  • descripción detallada de la solicitud y del problema eventual;
  • adjuntos como fotos, documentos, facturas;
  • campo libre para la respuesta del destinatario.

Si se avanza en la creación de modelos estándar y RFIs estructurados, será más fácil tanto el cumplimiento por parte de ambas partes como la comprensión del problema señalado, reduciendo también los tiempos de respuesta y espera.

Consejos para desarrollar de manera efectiva el proceso RFI

Para desarrollar de manera efectiva el proceso de creación de un RFI, en primer lugar, trata de estandarizar el proceso de creación, para tener modelos listos para cualquier situación de emergencia.

Si tienes dudas sobre algunos detalles ejecutivos, envía el RFI de inmediato: no esperes para presentar tu solicitud, debes tener en cuenta que la respuesta no será inmediata, es mejor evitar alargar mucho los tiempos ejecutivos.

Haz preguntas claras, contextualizando tu pregunta, con adjuntos, descripciones detalladas y referencias claras a los elaborados de diseño y, si es posible, propón también una solución.

Trata de organizar de la mejor manera la cantidad de datos e información involucrados en el proceso de creación de un RFI, colaborando con las partes interesadas. Para esto, puede ser muy útil utilizar una plataforma en la nube específica para el sector de la construcción, a través de la cual puedes gestionar, archivar y compartir solicitudes de información (RFI) y aprovechar una serie de ventajas, como:

1. Acceso universal

La plataforma en la nube permite un acceso universal a la información relacionada con los RFIs. Los usuarios autorizados pueden acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo conectado a Internet, garantizando una compartición rápida y sin problemas.

2. Colaboración en tiempo real

En el sector de la construcción, la colaboración entre diferentes partes interesadas es fundamental. La plataforma en la nube ofrece herramientas para la colaboración en tiempo real, permitiendo que el equipo de proyecto, los subcontratistas, los consultores y los propietarios trabajen juntos en la misma plataforma, mejorando la comunicación y la transparencia.

3. Almacenamiento seguro

Los RFIs contienen información crucial para el proyecto, y una plataforma en la nube dedicada ofrece una solución segura para archivar y proteger estos documentos.

4. Trazabilidad de los cambios

Los RFIs pueden estar sujetos a cambios a lo largo del proyecto. Una plataforma en la nube realiza un seguimiento de todos los cambios realizados en los documentos, permitiendo una auditoría completa y un control de las revisiones pasadas.

5. Reducción de errores

La centralización de la información reduce la posibilidad de errores debido a la dispersión de los documentos. Una plataforma en la nube garantiza que todos estén trabajando con la información más actualizada y precisa.

6. Ahorro de tiempo y recursos

La gestión manual de los documentos puede ser costosa en términos de tiempo y recursos. Una plataforma en la nube automatiza muchos procesos, reduciendo los costes operativos y mejorando la eficiencia general.

Conclusión

Para tener un entorno seguro y colaborativo y gestionar de manera efectiva la información crucial para el éxito de los proyectos de construcción, utiliza de forma gratuita la plataforma en la nube dedicada a los profesionales del sector AECO. Tienes gratuitamente 15 aplicaciones en línea y un espacio en la nube de 10 GB para gestionar tu proyecto de manera más eficiente, mejorar la comunicación entre las partes involucradas y reducir al mínimo los riesgos y retrasos.

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