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Request For Information construction

Request for information (RFI) dans la construction : le guide complet

La Request For Information (RFI) dans la construction est rédigée par l’entreprise pour obtenir des éclaircissements sur le projet en phase d’exécution. Découvrez le guide pour le développer.

Un projet de construction est par nature un système très complexe, riche en informations structurales, architecturales, techniques, relationnelles et contractuelles. Il est très courant, voire inévitable, que l’entrepreneur rencontre des difficultés à comprendre certaines parties et dessins techniques lors de la phase d’exécution.

Pour pallier à cette «asymétrie d’information», de plus en plus souvent, les entreprises envoient des Request for information (RFI) aux concepteurs. Vous en avez entendu parler ? Vous avez de quoi il sagit ? Découvrez-le dans cet article ! 

Qu’est-ce qu’une Request For Information (RFI) dans le secteur de la construction ?

RFI est l’acronyme de «Request for information», c’est-à-dire «demande d’informations», et c’est un document formel essentiel pour la gestion d’un projet de construction.

Il est rédigé par l’entreprise exécutante pour demander des éclaircissements et/ou des informations supplémentaires sur le projet au concepteur technique.

En effet, le projet de construction peut ne pas aborder chaque aspect du processus de construction ou présenter des lacunes ou des ambiguïtés dans les dessins, les explications ou les spécifications techniques. Ainsi, les parties prenantes peuvent envoyer des RFI pour plus de clarifications, pour identifier un problème ou proposer une alternative conceptuelle.

Une RFI représente un outil de communication essentiel entre les parties prenantes pendant les phases d’exécution, car elle aide à résoudre des problèmes qui pourraient entraîner des retards et des augmentations de coûts pour le projet.

Différences entre RFI, RFQ, RFP et RFT

Pendant le processus d’appel d’offres, il existe en réalité différents types de demandes : RFP, RFT, RFQ et RFI. Il peut donc être difficile de les distinguer. Voyons brièvement les principales différences : 

  1. une RFI, comme nous l’avons vu, est une demande d’informations, visant à clarifier des spécifications conceptuelles pendant l’exécution d’un ouvrage ;
  2. une RFP, «Request for Proposal», est une demande de proposition, utilisée pour proposer des solutions alternatives ou innovantes par rapport à celles du projet, tout en atteignant les mêmes objectifs prévus ;
  3. une RFQ, «Request for Quotation», est une demande de devis, pour évaluer les coûts et les dépenses des solutions conceptuelles demandées (ou proposées à la suite d’une RFP) ;
  4. une RFT, «Request for Tender», est utilisée par les entrepreneurs pour présenter une offre de biens, de services ou de travaux, lors d’un appel d’offres.
Les differents types de Request For 

Les differents types de Request For

Quels sont les principaux types de RFI utilisés dans la construction ?

Il existe différents types de RFI utilisés dans la construction qui sont utilisés à différents moments du processus de construction, parmi lesquels les principaux concernent : 

  • problèmes généraux : concerne des problèmes génériques et peut être envoyé par l’exécutant pour mettre en évidence ou clarifier des aspects généraux ;
  • clarifications conceptuelles : l’entrepreneur peut souhaiter des informations supplémentaires sur le projet ou sur des aspects particuliers de celui-ci, dans le but de comprendre les détails et de résoudre des ambiguïtés ;
  • coordination de la conception/exécution : des demandes de coordination entre les parties, en référence à des documents d’appel d’offres, des programmes, des plans ou des procédures de sécurité à mettre en œuvre ;
  • état des lieux : après avoir analysé les conditions du site, l’entreprise exécutante peut informer le concepteur que celles-ci diffèrent de celles définies lors de la phase de conception ;
  • modifications des matériaux : l’exécutant, en analysant les matériaux prévus dans le projet, demande l’utilisation de matériaux différents et plus adaptés ;
  • modifications du processus de conception : elle s’informe sur la nécessité de modifications du projet ou des phases de conception ; cela peut être dû à des erreurs ou à l’apparition de nouveaux problèmes non pris en compte lors de la phase de conception ;
  • apparition d’interférences : pendant l’exécution de l’œuvre, des interférences nuisibles aux travaux pourraient se développer, cette RFI les met en évidence et demande des éclaircissements à ce sujet.
RFI en construction

RFI en construction

Processus et parties impliquées dans la Request For Information dans la construction

Le processus RFI définit les modalités de formulation et de réponse aux questions présentées et implique généralement les deux principales parties prenantes, à savoir l’entrepreneur et le concepteur.

Il peut être schématisé en 3 phases principales : 

  • PHASE 1 : la partie demandant des informations émet une RFI. Il s’agit presque toujours de l’entrepreneur demandant des éclaircissements sur le processus de conception ou sur des spécifications techniques, en indiquant une date limite de réponse. Cette RFI est ensuite envoyée à l’équipe de projet ;
  • PHASE 2 : la partie recevant la demande analyse la demande et répond avant la date limite. Elle pourrait intégrer dans la réponse des documents et des travaux conceptuels destinés à clarifier d’éventuels doutes, et pourrait également demander des détails supplémentaires si la question n’est pas formulée de manière adéquate ;
  • PHASE 3 : si la réponse à la RFI est satisfaisante, le problème est considéré comme résolu ; cependant, si ce n’est pas le cas, une nouvelle RFI de clarification pourrait être demandée.

Comment rédiger efficacement une RFI de construction ?

Pour rédiger au mieux une RFI de construction, vous devrez essayer d’être le plus clair possible ; vous essayez de présenter un problème et il est préférable d’éviter de créer une confusion supplémentaire. Dans cette optique, standardiser le format de la RFI est une excellente solution, en incluant des informations importantes dans chaque modèle : 

  • numéro de RFI, il est préférable de les développer dans l’ordre croissant pour chaque projet ;
  • date de réalisation de la RFI ;
  • date limite de réponse de la RFI ;
  • code de référence du dossier, qui varie pour chaque projet ;
  • détails du projet de référence ;
  • détails du demandeur, tels que le nom, l’entreprise et les coordonnées ;
  • détails du destinataire, tels que le nom, l’entreprise, l’adresse et les coordonnées ;
  • description détaillée de la demande et du problème éventuel ;
  • éventuelles pièces jointes telles que des photos, des documents, des factures ;
  • espace libre pour la réponse du destinataire.

Si vous procédez à la création de modèles standard et de RFI structurées, la compilation par les deux parties sera plus facile, tout comme la compréhension du problème mis en évidence, réduisant également les temps de réponse et d’attente.

Conseils pour développer efficacement le processus RFI

Pour développer au mieux le processus de création d’une RFI, essayez tout d’abord de standardiser le processus de création, afin d’avoir des modèles prêts pour toute situation d’urgence.

Si vous avez des doutes sur certains détails d’exécution, envoyez immédiatement la RFI : n’attendez pas pour présenter votre demande, pensez que la réponse suivante ne sera pas immédiate, il est préférable d’éviter de prolonger les délais d’exécution.

Faites des demandes claires, contextualisez votre question, avec des pièces jointes, des descriptions détaillées et des références claires aux travaux conceptuels, et proposez également une solution si possible.

Essayez de organiser au mieux la masse de données et d’informations impliquées dans le processus de création d’une RFI, en collaborant avec les parties prenantes. Pour cela, l’utilisation d’une plateforme cloud spécifique au secteur de la construction peut vous être très utile, vous permettant de gérer, stocker et partager les Request For Information (RFI) et de bénéficier de plusieurs avantages tels que : 

  • accès universel : la plateforme cloud permet un accès universel aux informations relatives aux RFI. Les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents depuis n’importe quel endroit et appareil connecté à Internet, assurant un partage rapide et sans problème ;
  • collaboration en temps réel : dans le secteur de la construction, la collaboration entre différentes parties prenantes est cruciale. La plateforme cloud offre des outils de collaboration en temps réel, permettant aux équipes de projet, aux sous-traitants, aux consultants et aux propriétaires de travailler ensemble sur la même plateforme, améliorant la communication et la transparence ;
  • stockage sécurisé : les RFI contiennent des informations cruciales pour le projet, et une plateforme cloud dédiée offre une solution sécurisée pour stocker et protéger ces documents ;
  • traçabilité des modifications : les RFI peuvent faire l’objet de modifications tout au long du projet. Une plateforme cloud garde une trace de toutes les modifications apportées aux documents, permettant une vérification complète et un contrôle des révisions passées ;
  • réduction des erreurs : la centralisation des informations réduit la possibilité d’erreurs dues à la dispersion des documents. Une plateforme cloud garantit que tous travaillent avec les informations les plus récentes et précises ;
  • gain de temps et de ressources : la gestion manuelle des documents peut être coûteuse en termes de temps et de ressources. Une plateforme cloud automatise de nombreux processus, réduisant les coûts opérationnels et améliorant l’efficacité globale.

Pour avoir un environnement sécurisé et collaboratif et gérer efficacement les informations cruciales pour le succès des projets de construction, utilisez gratuitement la plateforme cloud dédiée aux professionnels AEC. Vous disposez gratuitement de 15 applications en ligne et d’un espace cloud de 10 Go à utiliser pour gérer votre projet de manière plus efficace, améliorer la communication entre les parties prenantes et réduire les risques et les retards.

 

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