Documents de maintenance : de quoi s’agit-il et comment les gérer ?

Une bonne intervention de maintenance passe également par une gestion correcte et efficace des documents, aussi bien des nouveaux documents qui sont traités pendant les activités de maintenance que de ceux qui font déjà partie du « dossier » de notre actif.

Les documents de maintenance doivent être accessibles et utilisables à tout moment du flux de travail de maintenance pour assurer une exécution correcte de l’intervention de maintenance. Il est donc clair qu’avoir des piles de documents en papier difficilement consultables et partageables compromettrait l’efficacité de la maintenance. C’est pourquoi nous vous recommandons de gérer les documents de maintenance avec un logiciel GMAO qui, en plus de vous aider à planifier l’activité de maintenance,  vous permet de gérer toute la documentation en la rendant toujours accessible et partageable.

Mais savons-nous en détail quels sont ces documents et comment les gérer au mieux ?

Voyons-les ensemble dans cet article ! 

Quels sont les documents de maintenance ?

Les documents de maintenance sont tous les documents qui accompagnent les différentes étapes du flux de travail de maintenance, sans lesquels le processus ne disposerait pas d’informations suffisantes pour effectuer correctement et efficacement l’intervention de maintenance elle-même. Prenons un exemple.

En cas de panne ou de dysfonctionnement, le responsable de la maintenance le signale et ouvre un ticket de demande d’intervention de maintenance, en précisant :

• le type de problème détecté ;
• la partie de l’actif concernée ;
• la date ;
• toute autre information utile à la planification de l’intervention.

La demande de maintenance qui, comme nous l’avons vu, a déjà commencé à générer des documents est analysée. En fonction du type de panne et du niveau d’urgence, l’intervention est planifiée à la fois en termes de type et de temps de mise en œuvre. Avant de procéder à l’intervention de manière autonome, cependant, nous vérifions :

• l’historique des interventions sur la même pièce ;
• la garantie du fabricant ;
• le manuel d’utilisation de la pièce en question (dans le cas où elle n’est pas couverte par la garantie).

Une fois l’intervention terminée, un document spécifique est rédigé qui témoigne le type d’intervention effectué et qui spécifie toutes les données utiles – matériaux, pièces de rechange, date, technicien responsable, distance de temps par rapport à l’intervention précédente, etc.

À partir de l’exemple qui vient d’être donné, une série de documents ont été utilisés qui, sans nous en rendre compte, accompagnent les différentes phases du processus de maintenance : 

• ticket de demande de maintenance ;
• attribution de l’ordre de travail ;
• manuels d’utilisation et de maintenance ;
• garantie du produit ;
• documentation finale.

Quels sont les différents types de documents ?

Une façon utile de classifier les documents du processus de maintenance est de le faire en fonction de la phase du flux de travail pendant laquelle ils doivent être rédigés ou ils sont utiles.

Nous aurons donc :

• documents qui accompagnent et décrivent nos matériaux, nos équipements et nos appareils ainsi que notre équipe de maintenance. Ce sont des documents de ce type : 
  • fichiers CAO et IFC ;
  • garanties ;
  • polices d’assurance ;
  • codes et sigles d’identification ;
  • documents descriptifs de l’équipe de maintenance ;
  • certificats de cours de formation et de mise à jour ;
  • inscriptions aux registres ;
• documents qui accompagnent et soutiennent l’équipe de maintenance en indiquant les bonnes procédures de maintenance :
  • manuels d’utilisation et de maintenance ;
  • listes de contrôle de la maintenance ;
  • programmes de maintenance préventive ;
  • procédures opérationnelles standard ;
  • procédures de sécurité spécifiques ;
  • informations utiles sur les matières dangereuses.
• documents que l’équipe de maintenance rédige au fur et à mesure qu’elles effectue les différentes tâches de la maintenance. Ces documents sont, d’une part, un témoignage du travail de l’équipe et, d’autre part, utiles pour de futures consultations si une autre défaillance viendrait à se produire sur la même pièce. Parmi ce type de documents sont inclut : 
  • demandes de maintenance ;
  • ordres de travail ;
  • métriques et KPI de maintenance ;
  • rapports finaux

Comment une plateforme GMAO aide-t-elle à gérer efficacement la documentation de maintenance ?

L’une des variables qui conditionne le plus la bonne gestion des documents de la maintenance est celle de pouvoir avoir tous les documents en un seul endroit et dans une seule version, de sorte qu’ils soient facilement identifiables et toujours utilisables, à partir de n’importe où et à tout moment. C’est en cela que la plateforme GMAO fait la différence.

Imaginons que vous continuiez à gérer les documents de maintenance de manière traditionnelle, le résultat serait : des piles de documents difficiles à archiver, difficiles à consulter et difficiles à partager. Tout cela aurait clairement des répercussions sur la gestion globale et le résultat final de l’intervention de maintenance.

En passant à une gestion informatisée et en s’appuyant sur l’utilisation de logiciels de maintenance spécifiques, la gestion des documents en bénéficierait également. Toute la documentation serait toujours sécurisée, accessible, facilement identifiable et partageable.

GMAO – Gestion de Maintenance Assistée par l’Ordinateur

Quelles sont les astuces pour une gestion efficace des documents de maintenance ?

La démarche de documentation du processus de maintenance devient relativement simple lorsqu’elle est prise en charge par les bons logiciels. Mais passer de la théorie à la pratique peut toujours réserver quelques surprises. Voici, donc, quelques bons conseils pour toujours gérer au mieux les documents de maintenance :

1. Rédiger et suivre des listes de contrôle spécifiques ;
2. Mettre à jour la formation de l’équipe de maintenance ;
3. Suivre l’évolution de la documentation dans le cloud ;
4. Utiliser les documents contenus dans le cloud pour planifier les opérations de maintenance.

Traiter et gérer correctement la documentation est, donc, essentiel tant au niveau réglementaire que pour le succès de l’intervention de maintenance. Heureusement, il existe également des logiciels de GMAO spécifiques qui, en plus de nous aider à planifier les activités de maintenance, s’occupent également de la partie de gestion des documents. Il ne vous reste, donc, plus qu’à les intégrer dans le processus de maintenance de vos actifs.