Facility Management em hotel: significado e benefícios

Facility Management em hotel é o processo que ajuda a melhorar a gestão, segurança e funcionalidade das instalações hoteleiras. Saiba mais!

O Facility Management é um conceito de fundamental importância no setor hoteleiro porque determina a qualidade dos serviços que uma unidade de hospedagem é capaz de oferecer aos seus hóspedes.

Mas aqueles que trabalham na área de Facility Management em hotel sabem muito bem como é difícil controlar todos os aspectos que entram na gestão destas estruturas: da limpeza dos quartos à manutenção das instalações, da restauração à gestão do pessoal, etc.

Se também lida com a gestão e/ou manutenção de hotéis, residências e meios de alojamento em geral, e procura uma ferramenta que o ajude a simplificar o seu trabalho, sugerimos que avalie um software de gestão de manutenção, um sistema poderoso e inovador que permite monitorar ativos, planejar atividades e resolver problemas a partir de uma única plataforma centralizada, melhorando a produtividade e reduzindo o tempo e os custos associados à gestão.

Para saber mais detalhes sobre o Facility Management em hotel, continue a ler o artigo e descubra quais são as vantagens deste processo e os aspectos mais importantes que deve considerar na gestão de uma unidade hoteleira.

Qual é o papel do Facility Management em hotel

O Facility Management em hotel é o processo que visa a gestão e controle de todas aquelas atividades que não se enquadram no core business de um meio de alojamento (como a manutenção de edifícios e sistemas ou serviços de limpeza e segurança), quase sempre confiadas a empresas externas, especializadas no assunto, para permitir que os proprietários dessas propriedades foquem na experiência do hóspede.

Para empresas que atuam na indústria hoteleira, o core business (entendido como o conjunto de atividades que servem para satisfazer o objetivo principal de uma organização) consiste em atrair clientes para aumentar a venda e comercialização dos quartos, oferecendo pacotes especiais ou serviços adicionais, e cuidando melhor da parte de marketing e publicidade.

Todas estas atividades requerem um considerável empenho e atenção constante por parte dos sujeitos diretamente envolvidos, bem como a implementação de estratégias adequadas para satisfazer as solicitações, necessidades e expectativas dos clientes.

E é precisamente aqui que entra a importância do Facility Management em hotel, o processo que permite “delegar” aos profissionais qualificados a gestão de todos aqueles serviços que parecem secundários ou acessórios, mas que na realidade são essenciais para garantir um bom funcionamento da estrutura.

Facility Management em hotel: serviço de limpeza de quartos

As dez principais funções do Facility Management em hotel

O Facility Management em hotel inclui as ferramentas e processos que ajudam a melhorar a funcionalidade, segurança e eficiência de uma estrutura hoteleira, não só do ponto de vista físico, mas também no que diz respeito à qualidade dos serviços oferecidos.

Entre os aspectos mais significativos que o Facility Management de um hotel pode ser chamado a tratar, encontramos, por exemplo:

a manutenção de ativos, através de ações preventivas ou corretivas destinadas a manter as características funcionais dos edifícios que abrigam as atividades hoteleiras, e de todos os sistemas e equipamentos que eles contêm (ar condicionado, canalização, iluminação, elevadores, sistema Wi-Fi, etc.).
Os serviços de limpeza e saneamento dos quartos, banheiros, espaços compartilhados e áreas externas, essenciais para garantir o bem-estar e a satisfação dos clientes e elevar os padrões de segurança e qualidade da estrutura.
A gestão de pessoal, desde a sua seleção e formação, até à atribuição de tarefas e organização dos turnos de trabalho.
A gestão da cadeia de abastecimento, incluindo todas as operações destinadas ao controle de estoques e rastreamento de pedidos, suprimentos e entregas.
A implementação de protocolos de segurança, necessários para lidar com situações de emergência com a máxima eficiência, e para proteger os hóspedes e funcionários de riscos e perigos de vários tipos (risco de incêndio, risco elétrico, intrusões externas, etc.).
As refeições, diárias e extraordinárias, que preveem o abastecimento de cozinheiros e pessoal para a cozinha e refeitório, o abastecimento de alimentos e produtos, a gestão do bar, a organização da restauração, etc.
A gestão de espaços recreativos, como piscinas, ginásios, centros de bem-estar e SPAs.
Os serviços de recepção, concierge e porteiro, essenciais para garantir o melhor acolhimento possível aos hóspedes, através da gestão de chegadas e partidas, atribuição de quartos, arrumação de bagagens, cuidado do hall, etc.
As configurações do congresso, que asseguram o planejamento e gestão operacional de todas as vertentes relacionadas com a organização de eventos, incluindo gestão de espaços, instalação de equipamentos tecnológicos, preparação e impressão de material informativo, assistência aos participantes, etc.
A gestão de reservas e operações de check-in/check-out, bem como a implementação de sistemas que permitem aos hóspedes visualizar reclamações e enviar pedidos imediatos de intervenção/limpeza/manutenção.

Facility Management em hotel: manutenção de estrutura recreativa

Qual é o processo de gestão da acomodação

A coordenação das atividades que acabamos de ilustrar exige um esforço considerável por parte dos gerentes de facilities envolvidos na gestão dos meios de alojamento, e o desenvolvimento de processos que facilitem a consecução dos principais objetivos do setor hoteleiro, nomeadamente, garantir aos hóspedes uma estadia agradável e relaxante experiência e positiva, e minimizar a ocorrência de problemas, inconvenientes e imprevistos (basta pensar no mau funcionamento do ar condicionado no verão ou na presença de quartos sujos, obsoletos e pouco acolhedores).

Os processos de Facility Management em hotel têm como objetivo inserir as atividades que garantem o correto funcionamento da estrutura dentro de uma gestão integrada e eficiente, que se desenvolve através das quatro fases seguintes:

análise das necessidades da estrutura, através de uma cuidadosa investigação preliminar;
previsão de problemas críticos, de forma a antecipar os problemas;
organização oportuna e eficaz das intervenções;
desenvolvimento de ações voltados para a resolução de problemas e contingências.

Para otimizar a gestão das instalações hoteleiras torna-se importante contar com a ajuda de softwares especializados que, através das suas funcionalidades, permitem simplificar:

o planejamento e acompanhamento de atividades;
acompanhamento de bens;
resolução de problemas;
a gestão dos pedidos de intervenção;
simplificar a criação de ordens de serviço;
a produção de relatórios;
gerenciamento de notificações;
comunicação com as outras partes envolvidas.

Quais são as vantagens do Facility Management em hotel

A gestão eficaz e integrada das instalações de alojamento cria benefícios significativos não só para os hóspedes, mas também para os proprietários e funcionários envolvidos.
Implementar corretamente um processo de Facility Management em hotel na verdade, te permitirá de:

prolongar o ciclo de vida dos recursos;
controlar tempos e custos de gestão;
reduzir o desperdício (de alimentos, energia, etc.);
melhorar o bem-estar dos usuários;
garantir elevados padrões de qualidade e segurança;
minimizar o risco de emergências;

Portanto, se você é um profissional que trabalha no setor de Facility Management em hotel e pretende agilizar e otimizar o seu trabalho, conte com um software de gestão de instalações empresariais, a plataforma centralizada na nuvem que permite a partir de qualquer dispositivo visualizar os seus ativos e as suas intervenções através de mapas 2D ou modelos 3D BIM, e que o ajuda a planejar e acompanhar automaticamente todas as suas atividades de gestão.