Hotel facility management: Qué es y para qué sirve

El Hotel facility management, es el proceso que ayuda a mejorar la gestión, la seguridad y las prestaciones de la estructura hotelera. Descubre cuales son sus ventajas

El facility management es un concepto de vital importancia para el sector albergero ya que determina la calidad de los servicios que la estructura pone a disposición de los clientes.

Pero quien trabaja en el campo del hotel facility management, tiene bien en claro la dificultad de controlar todos los aspectos (operativos, organizativos y funcionales) que entran en juego en la gestión de la estructura: desde la limpieza de las habitaciones, el mantenimiento de las instalaciones hasta la restauración, la gestión del personal, etc…

Si tú también te ocupas de la gestión y/o mantenimiento de hoteles, residencias, estructuras o activos en general, y estas buscando un instrumento que te ayude a simplificar tu trabajo, te aconsejo tomar en consideración un programa GMAO. Este sistema potente e innovativo te permite monitorear los asset, planificar las actividades y resolver los problemas desde una única plataforma centralizada. Todo esto se traduce en mejoras con respecto a los tiempos de productividad, y reducción de costes conectados a la gestión.

Para poder conocer más detalles sobre el hotel facility management continua con la lectura de este artículo y descubre cuales son las ventajas de este proceso y los aspectos más importantes que deberás considerar para la gestión de una estructura hotelera.

¿Cuál es la función del facility management en un hotel?

El hotel facility management es el procedimiento que tiene como finalidad la gestión y el control de todas las actividades que no entran en el «core business» de una estructura del sector terciario (como el mantenimiento de los edificios, de las instalaciones y de los servicios de limpieza y seguridad). Estas actividades vienen casi siempre subcontratadas a empresas externas, para que los propietarios de estas estructuras puedan ofrecer increíbles experiencias a sus huéspedes.

Para las empresas que operan en el sector hotelero, el core business (entendido como el conjunto de actividades que sirven para cumplir la finalidad principal de una organización) consiste en atraer a los clientes para incrementar la venta y la reservación de las habitaciones. Todo esto implica proponer paquetes especiales, servicios añadidos, y atender de la mejor forma el marketing y la publicidad.

Sin embargo, todas estas actividades requieren un compromiso considerable y una atención constante por parte de los implicados. Además, implica la aplicación de estrategias adecuadas para satisfacer las demandas, necesidades y expectativas de los clientes.

Y es propio aquí donde entra en juego la importancia del hotel facility management. Ya que es el proceso que permite «delegar» a los profesionales calificados la gestión de todos estos servicios. Aunque parezcan secundarios,  en realidad son esenciales para garantizar el correcto funcionamiento del activo.

Hotel facility management: servicios de limpieza de habitaciones

Las diez funciones principales del hotel facility management

El hotel facility management engloba los instrumentos y los procedimientos que ayudan a mejorar las funcionalidades, la seguridad y la eficiencia de una estructura hotelera. Además, no solo ayudan desde el punto de vista físico sino que también hacen referencia a la calidad de los servicios ofrecidos.

Entre los aspectos más significativos que el facility manager de un hotel podría afrontar están, por ejemplo:

1. El mantenimiento de los asset:

   Se realiza mediante acciones preventivas o correctivas que tienen la funcionalidad de mantener inalterable en el tiempo las características funcionales de los edificios y de todas las instalaciones y equipos presentes. Por ejemplo, aires acondicionados, instalaciones hídrico-sanitarias, iluminacion, ascensores, instalaciones Wi-Fi, etc.

2. Los servicios de limpieza e higiene:

   Se disponen en las habitaciones, baños, espacios comunes y de las áreas externas. Son fundamentales para garantizar el bienestar y la satisfacción de los clientes, y para incrementar los standard de seguridad y calidad de la estructura.

3. La gestión del personal:

   A partir de la selección y formación, hasta la atribución de actividades y la organización de los turnos de trabajo.

4. La gestión de la cadena de suministros:

   Incluyendo todas las operaciones del control del depósito y el seguimiento de las ordenes de compras y las entregas.

5. La implementación de los protocolos de seguridad:

   Para afrontar con la máxima eficacia las situaciones de emergencia, y para proteger a los huéspedes y al personal de riesgos y peligros de distinta índole (de incendio, eléctrico, etc.);

6. El servicio de catering:

   Ya sea cotidiano o extraordinario (relacionado al desarrollo de eventos particulares), que conllevan el acceso a nuevos cocineros y personal para la cocina y la sala, el abastecimiento de alimentos y productos, la gestión del bar, etc.

7. La gestión de las estructuras recreativas:

   Como piscinas, gimnasios, centros de bienestar y SPA.

8. Los servicios de recepción y conserjería:

   Indispensables para asegurar a los huéspedes el mejor recibimiento posible, mediante la gestión de las llegadas y salidas, la asignación de las habitaciones, etc.;

9. La preparación de conferencias:

   Que implican la planificación y la gestión operativa de todos los aspectos relacionados con la organización de eventos, entre ellos la gestión de los espacios, la instalación de equipos tecnológicos, la impresión de material informativo, la asistencia de los participantes, etc.

10. La gestión de las reservas y de las operaciones de check-in/chech-out

    Así como la implantación de sistemas para visualizar los reclamos de los huéspedes y enviar solicitudes inmediatas de intervención/limpieza/mantenimiento.

Hotel facility management: mantenimiento de estructuras recreativas

Cuál es el proceso de gestión de las estructuras de alojamiento

La coordinación de las actividades anteriores requiere un esfuerzo considerable por parte de los gestores de las estructuras de alojamiento, así como el desarrollo de procesos que faciliten la consecución de los principales objetivos de la industria hotelera. Es decir, garantizar una experiencia agradable, relajante y positiva para los huéspedes, y reducir al mínimo la aparición de problemas, inconvenientes e imprevistos. Por ejemplo, el mal funcionamiento del aire acondicionado en verano o habitaciones sucias, anticuadas y poco acogedoras).

La finalidad de los procesos de hotel facility management es englobar las actividades que garantizan el correcto funcionamiento de la instalación dentro de una gestión integrada y eficiente, que se desarrolla a través de las siguientes cuatro fases:

1. análisis de las exigencias de la estructura, mediante una cuidadosa investigación preliminar;
2. previsiones de las criticidades, de esta forma, se podrán anticipar los problemas;
3. organización oportuna y eficaz de las intervenciones;
4. desarrollo de las acciones observando a la resolución de los problemas y de los imprevistos.

Para optimizar la gestión de las estructuras hoteleras, es realmente importante apoyarse en un software especializado que, a través de sus funcionalidades, nos permita simplificar:

• la planificación y el seguimiento de las actividades;
• la supervisión de los asset;
• la resolución de las problemáticas;
• la gestión de las solicitudes de intervención;
• la creación de las ordenes de trabajo;
• la producción de informes;
• la gestión de la información;
• la comunicación con otros sujetos involucrados.

Cuáles son las ventajas del hotel facility management

Una gestión eficaz e integrada de las estructuras receptivas crea ventajas para los huéspedes, para los propietarios y para el personal implicado.

Implementar correctamente un proceso de hotel facility management de hecho, permite:

• prolongar el tiempo de vida de los recursos;
• controlar los tiempos y los costes de gestión;
• reducir el despilfarro (de comida, energía, etc.);
• mejorar el bienestar de los huéspedes;
• garantizar elevados estándares de calidad y seguridad;
• minimizar el riesgo de emergencias.

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