Gestão de inventário: o que é e como implementá-lo?

Já falamos várias vezes sobre a fase de gestão e manutenção de um ativo, dos vários tipos de manutenção e de software de gestão de manutenção úteis para otimizar esta fase. Mas já nos perguntamos qual a importância da gestão da disponibilidade de materiais nessa fase? E quais são os benefícios de fazê-lo corretamente?

Neste artigo falamos sobre a importância da gestão de estoques, os principais métodos para alcançá-la e os benefícios que ela acarreta para toda a fase de Operação e Manutenção.

O que é gestão de inventário?

A gestão de inventário é o processo relativo à entrada e saída de mercadorias, produtos acabados ou semiacabados, bens auxiliares, etc., que uma empresa possui, utiliza e, sobretudo, possui estoque.

O objetivo da gestão de inventário é justamente ter um estoque balanceado, graças ao qual você tem à disposição tudo o que sua empresa precisa, no lugar certo e com o custo certo. Se o objetivo for alcançado, quando a empresa precisar, por exemplo, de um equipamento para substituir o quebrado, o equipamento de troca estará presente no estoque. Assim não será preciso correr atrás de cobertura para comprar um novo, pelo preço praticado pelo mercado na época. É evidente que a gestão do inventário também deve levar em conta os dois aspectos a seguir:

1. a potencial frequência com que a empresa precisa dos diversos bens, a fim de tê-los disponíveis quando necessário, mas evitando acúmulos de material não utilizado;
2. a mudança nos preços de mercado, evitando assim comprar material em período de alta de preços e, ao invés disso, fazer um pouco de “estoque” no depósito quando o preço continua baixo em relação aos padrões.

O objetivo é minimizar os custos ajudando as empresas a saber quando comprar mais estoque com base nas taxas de uso normais.

Gestão de inventário

Quais são os 4 principais métodos de gestão de inventário?

Para gerenciar o inventário de forma eficiente e funcional, existem 4 métodos aplicáveis, cuja escolha dependerá do tipo de empresa, da dimensão do armazém e do orçamento disponível.

Vejamos com mais detalhes os 4 principais métodos para gestão de inventário:

1. Just in Time (JIT): este modelo surgiu no Japão entre 1960 e 1970 e permite que as empresas reduzam gastos e desperdícios mantendo apenas o estoque de extrema necessidade. Essa abordagem reduz os custos de armazenamento, liquidação e descarte do excesso de estoque. Existe um certo grau de risco de que, se a demanda aumentar inesperadamente, o fabricante pode não conseguir estocar essa demanda.
2. Planejamento de Necessidades de Materiais (MRP): esse método de gerenciamento de estoque envolve um planejamento cuidadoso de produções e/ou trabalhos futuros e um planejamento cuidadoso do estoque necessário para concluir os trabalhos planejados. A incapacidade de prever trabalhos com precisão e planejar o gerenciamento de estoque resulta na incapacidade da empresa de concluir seus pedidos.
3. Quantidade Econômica de Encomenda (EOQ): este modelo calcula, com base em lotes, o número de unidades que uma empresa deve adicionar ao seu estoque para reduzir os custos totais assumindo uma demanda constante dos consumidores/clientes. O objetivo é evitar pedidos muito frequentes e excesso de mercadorias;
4. Dias de Vendas de Inventário (DSI): esse método considera o tempo médio em dias que uma empresa utiliza seu estoque. Com base neste cálculo, são feitos os pedidos dos diversos produtos.

Métodos de gerenciamento de estoque

Como melhorar a gestão de inventário?

A gestão inadequada do inventário pode constituir um problema sério para uma empresa, causando escassez ou superabundância de mercadorias. Em ambos os casos, a principal consequência para a empresa será uma perda econômica.

Então vamos ver como otimizar a gestão de estoque em alguns passos simples:

1. atribuir prioridades dentro do inventário: demonstra-se como, para poder planejar os pedidos com eficiência, é útil dividir as mercadorias do estoque em grupos prioritários. Isso é baseado na importância que eles têm para a empresa e, portanto, na frequência com que será necessário fornecer a nova encomenda.
2. Criar um banco de dados com as informações mais importantes: é útil criar um histórico das principais informações de cada item (código de identificação, produtor, país de origem, preço). Essas informações, analisadas, podem fornecer insumos úteis para a colocação de pedidos em períodos, por exemplo, quando o preço de mercado cai.
3. Verificar o inventário regularmente: é fundamental verificar as mercadorias presentes no estoque e verificar se realmente correspondem ao que está registado no sistema com uma certa periodicidade (semanal, mensal, semestral, anual).
4. Analisar relacionamentos com fornecedores: pode acontecer que a origem dos problemas de estoque não esteja em nossa gestão ineficiente, mas nas deficiências de fornecedores que atrasam as entregas ou nem sempre têm disponível a quantidade de mercadorias que precisamos. Nesses casos, se os problemas persistirem, é útil buscar uma solução junto ao fornecedor ou optar pela própria troca de fornecedor.
5. Elaborar um protocolo comum para todos os colaboradores: trabalhar de forma coerente e alinhada é essencial em todos os setores e em todas as fases do ciclo de vida de um ativo e também é essencial na gestão de estoques. Todos os colaboradores, portanto, devem conhecer uma única forma de gerenciar pedidos, entregas e estoques.
6. Acompanhar a frequência com que as mercadorias saem do estoque: esta etapa é fundamental e consiste em anotar quando e em que quantidade cada mercadoria sai do depósito. Esses dados ajudarão a entender quanto tempo leva para o estoque acabar e, portanto, com que frequência é útil programar os pedidos.
7. Usar as ferramentas correta de gestão de inventário: é claro que tal trabalho não é sustentável sem a ajuda da tecnologia e do software de computador certo. Investir em um software de gestão de manutenção é uma etapa indispensável da qual depende o sucesso da gestão de estoques e ativos em geral.

Quais são os benefícios de uma boa gestão de inventário?

Administrar o inventário de forma eficiente é benéfico para qualquer empresa e, em particular, providencia os seguintes benefícios:

• economia: gerenciar corretamente mercadorias, encomendas e abastecimentos serve para evitar a falta de material, encomendas em cima da hora e acumulações de material.
• Melhor fluxo de caixa: uma das vantagens de uma gestão de inventário eficiente é melhorar o chamado “fluxo de caixa”, porque investe-se dinheiro apenas em material realmente necessário naquele momento, utilizado pouco antes sua aquisição. Assim, o investimento terá um retorno econômico em breve tempo.
• Satisfação do cliente: ter o material disponível quando necessário ajuda a respeitar o fluxo do projeto e, assim, terminar no prazo sem decepcionar o cliente.

Novamente, o Facility Management oferece-nos novos desafios aos quais é fundamental saber responder de forma profissional e eficiente. Se você não quer ser pego desprevenido e tem controle total de todos os aspectos da fase O&M de um ativo, sugerimos que experimente o software de gestão de manutenção que lhe permitirá melhorar a produtividade dos processos de manutenção e economizar tempo e custos.