Inventory management: qué es y 4 métodos para implementarlo

El inventory management sirve para disponer de un stock equilibrado de todo el material necesario. Descubre los métodos para lograrlo y los beneficios que conlleva

Hemos hablado varias veces de la fase de gestión y mantenimiento de un activo, de los distintos tipos de mantenimiento y de los facility management software útiles para optimizar esta fase. Pero, ¿alguna vez nos hemos preguntado cuanto es importante la gestión de la disponibilidad de materiales en esta etapa? ¿Cuáles son los beneficios de hacerlo correctamente?

En este artículo hablamos precisamente de la importancia que tiene el inventory management, de los principales métodos para llevarlo a cabo y de los beneficios que conlleva para toda la fase de Operación y Mantenimiento.

¿Qué es el Inventory Management?

El inventory management o gestión de inventarios es el proceso relativo a la entrada y salida de mercancías, productos terminados o semielaborados, bienes auxiliares, etc., de los que una empresa dispone, hace uso y, sobre todo, posee un stock.

El objetivo de la gestión del inventario es precisamente disponer de un stock equilibrado, gracias al cual tener a disposición todo lo que la empresa necesita, en el lugar justo y al coste justo. Si se alcanza el objetivo, cuando la empresa necesita, por ejemplo, un equipo para sustituir a otro averiado, habrá material de sustitución en stock. Por lo tanto, no habrá necesidad de salir corriendo a comprar uno nuevo al precio que imponga el mercado en ese momento. No hace falta decir que la gestión del inventario también debe tener en cuenta los dos aspectos siguientes:

la frecuencia con la que la empresa necesita los diversos bienes, para tenerlos a disposición en el momento de la necesidad pero evitando la acumulación del material no utilizado;
el cambio en los precios de mercado, evitando así comprar material en un período de alta inflación en los precios y en su lugar haciendo un poco de «stock» cuando el precio se mantiene bajo en comparación con los estándares.

El objetivo, es minimizar los costes y ayudar a las empresas a saber cuándo comprar más materiales en función de las tasas de uso normales.

Inventory management

¿Cuáles son los 4 principales métodos de gestión del inventario?

Para gestionar de manera eficiente y funcional el inventario existen 4 métodos aplicables; la elección entre estos cuatro enfoques dependerá del tipo de empresa, del tamaño del almacén y del presupuesto disponible.

Veamos con más detalle los 4 principales métodos para el inventory management:

Just in Time Management (JIT): este modelo se originó en Japón entre 1960 y 1970 y permite a las empresas reducir los gastos y el desperdicio manteniendo solo el inventario que necesitan estrictamente. Esta gestión, reduce los costes de almacenamiento, liquidación y eliminación del exceso de existencias. Tiene un cierto grado de riesgo asociado, debido a que si la demanda aumenta inesperadamente, el productor puede no ser capaz de reponer existencias para satisfacer esa demanda;
Materials Requirement Planning (MRP): este método de gestión de inventario proporciona una planificación precisa de la producción y/o el trabajo futuro y una planificación precisa del inventario necesario para completar el trabajo previsto. La incapacidad de prever con precisión los trabajos y planificar la gestión del inventario se traduce en la incapacidad de la empresa para llevar a cabo sus pedidos;
Economic Order Quantity (EOQ): este modelo calcula, en función de los lotes, el número de unidades que una empresa debe añadir a su inventario para reducir los costes totales suponiendo una demanda constante por parte de los consumidores/compradores. El objetivo es evitar pedidos demasiado frecuentes y un exceso de mercancía;
Days Sales of Inventory (DSI): este método considera el tiempo medio en días que una empresa utiliza su inventario. A partir de este cálculo se realizan los pedidos de las diferentes mercancías.

Métodos de gestión de inventario

¿Cómo mejorar la inventory management?

Una mala gestión del inventario para una empresa puede representar un grave problema, causando falta o sobre acumulando mercancía. En ambos casos, la consecuencia principal para la empresa será una pérdida económica.

Veamos, por lo tanto, cómo optimizar la gestión del inventario en unos sencillos pasos:

priorización dentro del inventario: se muestra cómo, para poder planificar los pedidos con eficacia, es útil dividir las mercancías del inventario en grupos prioritarios. Esto se basa en su importancia para la empresa concreta y, por tanto, en la frecuencia con la que será necesario realizar el nuevo pedido;
realiza una base de datos con las informaciones más importantes: para cada mercancía es útil realizar un historial de los datos principales (código identificativo, productor, país de procedencia, precio). Esta información, analizada, puede proporcionar información útil para colocar órdenes en períodos, por ejemplo, en los que el precio de mercado disminuye;
controla regularmente el inventario: es indispensable controlar la mercancía en el almacén y verificar que corresponda efectivamente a lo registrado en el sistema con una determinada frecuencia (semanal, mensual, semestral, anual);
analiza las relaciones con los proveedores: puede suceder que el origen de los problemas de inventario no se encuentre en nuestra gestión poco eficiente, sino en las deficiencias de los proveedores que se retrasan con las entregas o no siempre tienen disponibilidad de la cantidad de mercancía que necesitamos. En estos casos, si los problemas persisten, es útil buscar una solución junto con el proveedor u optar por el cambio del proveedor;
elabora un protocolo para que todos los empleados lo sigan: trabajar de manera coherente y alineada es indispensable en cada sector y en cada fase del ciclo de vida de un activo y también lo es en la gestión del inventario. Todos los empleados, por lo tanto, deben conocer una única forma de gestionar los pedidos, las entregas y el almacén;
realiza un seguimiento de la frecuencia con la que la mercancía sale del almacén: este paso es fundamental y consiste en tomar nota de cuándo y en qué cantidad sale cada mercancía del almacén. Este dato ayudará a entender en cuánto tiempo se agota el stock y, por lo tanto, con qué frecuencia es útil programar los pedidos;
utiliza las herramientas adecuadas para la gestión de inventario: está claro que tal trabajo no es sostenible sin la ayuda de la tecnología y un software informático adecuado. Por lo tanto, invertir en un facility management software es un paso indispensable del que depende el éxito de la gestión del inventario y de los activos en general.

¿Cuáles son los beneficios de una buena gestión de inventario?

El hecho de que una gestión eficiente y eficaz del inventario es beneficiosa para la empresa es ciertamente válido, pero veamos en detalle qué ventajas se obtienen de una gestión adecuada del inventario:

ahorro económico: hemos visto cómo gestionar correctamente la mercancía en el almacén, los pedidos y los aprovisionamientos, sirva para evitar quedarse sin material y por lo tanto tener que hacer pedidos con carácter de urgencia y al mismo tiempo evitar acumulaciones de material. Evitar estas dos cosas se traduce en ahorro económico para la empresa;
mejor “Cash Flow”: una de las ventajas de una gestión eficiente del inventario es la de mejorar el llamado “cash flow” o flujo de caja. Esto se debe a que el dinero se invierte en material que realmente se necesita en ese momento, utilizado en un corto periodo de tiempo desde el momento de la compra. Por lo tanto, no hay períodos largos en los que la inversión realizada no corresponda al retorno económico;
satisfacción del cliente: tener a disposición el material cuando sea necesario ayuda a respetar el flujo de trabajo del proyecto y, por lo tanto, a finalizar en los plazos establecidos sin decepcionar al cliente.

Una vez más, la facility management nos propone nuevos desafíos a los que es esencial saber cómo responder de manera profesional y eficiente. Si no quieres quedarte sin preparación y tener el control total de todos los aspectos de la fase O&M de un activo, te recomiendo que pruebes el facility management software que te permitirá mejorar la productividad de los procesos de mantenimiento y ahorrar tiempo y costes.