La gestion des stocks : de quoi s’agit-il et 4 méthodes pour la mettre en œuvre

Nous avons parlé à plusieurs reprises de la phase de gestion et de maintenance d’un actif, des différents types de maintenance et des logiciels de GMAO utiles pour optimiser cette phase. Mais nous sommes-nous déjà demandé à quel point la gestion de la disponibilité des matériaux est importante à ce stade ? Quels sont les avantages à la réaliser correctement ?

Dans cet article, nous parlons précisément de l’importance de la gestion des stocks ( en anglais inventory management), des principales méthodes pour le réaliser et des avantages qu’elle comporte pour toute la phase d’opération et de maintenance.

Qu’est-ce que l’inventory management ?

La gestion des stocks est le processus relatif à l’entrée et à la sortie de marchandises, de produits finis ou semi-finis, de biens auxiliaires, etc., dont une entreprise dispose, utilise et, surtout, possède un stock.

L’objectif de la gestion des stocks est précisément de disposer d’un stock équilibré, grâce auquel vous disposez de tout ce dont l’entreprise a besoin, au bon endroit et au bon coût. Si l’objectif est atteint, lorsque l’entreprise aura besoin, par exemple, d’un équipement pour remplacer cette route, l’équipement de rechange sera présent dans le stock. Il ne sera, donc, pas nécessaire de prendre des mesures urgence pour en acheter un nouveau, au prix imposé à ce moment-là par le marché. Il va sans dire que la gestion de l’inventaire doit également tenir compte des deux aspects suivants :

1. la fréquence potentielle à laquelle l’entreprise a besoin des différents biens, afin de les avoir à sa disposition au moment où elle en a besoin, tout en évitant l’accumulation de matériel inutilisé ;
2. l’évolution des prix du marché, ce qui permet d’éviter d’acheter du matériel au moment où les prix augmentent et, au contraire, de « faire des réserves » lorsque le prix reste bas par rapport à la norme

L’objectif est de minimiser les coûts en aidant les entreprises à savoir quand acheter plus d’inventaire en fonction des taux d’utilisation normaux.

Gestion des stocks

Quelles sont les 4 principales méthodes de gestion des stocks ?

Pour gérer l’inventaire de manière efficace et fonctionnelle, il existe quatre méthodes applicables ; le choix entre ces quatre approches dépendra du type d’entreprise, de la taille de l’entrepôt et du budget disponible.

Voyons plus en détail les 4 principales méthodes de gestion des stocks :

1. Just in Time Management (JIT) : ce modèle a vu le jour au Japon entre 1960 et 1970 et permet aux entreprises de réduire leurs dépenses et leurs gaspillages en ne conservant que l’inventaire dont elles ont strictement besoin. Cette approche réduit les coûts de stockage, de liquidation et d’élimination des stocks excédentaires. Il présente un certain degré de risque lié au fait que si la demande augmente de manière inattendue, le fabricant pourrait ne pas être en mesure d’enrichir l’inventaire pour répondre à cette demande ;
2. Materials Requirement Planning (MRP) : cette méthode de gestion des stocks prévoit une planification précise des productions et/ou des travaux futurs et une planification précise de l’inventaire nécessaire pour mener à bien les travaux prévus. L’incapacité de prévoir avec précision les travaux et de planifier la gestion des stocks se traduit par l’incapacité de l’entreprise à mener à bien ses commandes ;
3. Economic Order Quantity (EOQ) : ce modèle calcule, en fonction des lots, le nombre d’unités qu’une entreprise doit ajouter à son inventaire pour réduire les coûts totaux en supposant une demande constante de la part des consommateurs/maîtres d’ouvrage. Le but est d’éviter des commandes trop fréquentes et un excès de marchandise ;
4. Days Sales of Inventory (DSI) : cette méthode prend en compte le temps moyen en jours pendant lequel une entreprise utilise son inventaire. Sur la base de ce calcul, les commandes des différentes marchandises sont, donc, effectuées.

Méthodes de gestion des stocks

Comment améliorer la gestion des stocks ?

Une mauvaise gestion des stocks pour une entreprise peut poser un grave problème, entraînant un manque ou une surabondance de marchandises. Dans les deux cas, la principale conséquence pour l’entreprise sera une perte économique.

Voyons, donc, comment optimiser la gestion des stocks en quelques étapes simples :

1. attribution des priorités au sein de l’inventaire : il est démontré que, pour pouvoir planifier efficacement les commandes, il est utile de diviser les marchandises de l’inventaire en groupes de priorités. Ceci en fonction de l’importance qu’ils ont pour l’entreprise spécifique et, donc, de la fréquence à laquelle il sera nécessaire de passer la nouvelle commande ;
2. crée une base de données avec les informations les plus importantes : pour chaque marchandise, il est utile de réaliser un historique des informations principales (code d’identification, fabricant, pays d’origine, prix). Ces informations, analysées, peuvent être utiles pour passer des commandes dans les périodes, par exemple, où le prix du marché baisse ;
3. vérifie régulièrement le stock : il est indispensable de vérifier la marchandise en stock et de vérifier qu’elle correspond effectivement à ce qui est enregistré dans le système à une certaine fréquence (hebdomadaire, mensuelle, semestrielle, annuelle) ;
4. analyse les relations avec les fournisseurs : il peut arriver que l’origine des problèmes des stocks ne réside pas dans notre gestion inefficace mais dans les manquements des fournisseurs qui retardent les livraisons ou n’ont pas toujours la disponibilité de la quantité de marchandises dont nous avons besoin. Dans ces cas, si les problèmes persistent, il est utile de rechercher une solution avec le fournisseur ou d’opter pour le changement du fournisseur lui-même ;
5. élabore un protocole à faire suivre à tous les employés : travailler de manière cohérente et alignée est indispensable dans chaque secteur et à chaque étape du cycle de vie d’un actif et l’est également dans la gestion des stocks. Tous les employés doivent donc connaître une seule façon de gérer les commandes, les livraisons et les stocks ;
6. gardez une trace de la fréquence à laquelle les marchandises quittent l’entrepôt : cette étape est fondamentale et consiste à noter quand et en quelle quantité chaque marchandise sort de l’entrepôt. Cette donnée aidera à comprendre dans combien de temps le stock est épuisé et, donc, à quelle fréquence il est utile de planifier les commandes ;
7. utilise les bons outils de gestion des stocks : il est clair qu’un tel travail n’est pas durable sans l’aide de la technologie et des logiciels appropriés. Investir dans un logiciel de GMAO est une étape indispensable dont dépend le succès de la gestion des stocks et des actifs en général.

Quels sont les avantages d’une bonne gestion des stocks ?

Le fait que la gestion efficace et efficiente des stocks soit bénéfique pour l’entreprise est certainement vrai, mais voyons en détail quels sont les avantages d’une bonne gestion des stocks :

• épargne économique : nous avons vu comment gérer correctement les marchandises en stock, les commandes et les approvisionnements afin d’éviter de manquer de matériel et, donc, d’avoir à passer des commandes en urgence tout en évitant l’accumulation de matériel. Éviter ces deux choses se traduit par des épargnes économiques pour l’entreprise ;
• meilleur « Cash Flow » : l’un des avantages d’une gestion efficace des stocks est d’améliorer le soi-disant « cash flow » ou flux de trésorerie. C’est parce que vous investissez de l’argent dans le matériel vraiment nécessaire à ce moment-là, utilisé dans un court laps de temps par rapport au moment où vous achetez. Ainsi, il n’y a pas de longues périodes où l’investissement effectué ne correspond pas au retour économique ;
• satisfaction des clients : disposer du matériel nécessaire aide à respecter le flux de travail du projet et à le terminer dans les délais impartis sans décevoir le client.

Une fois de plus, le facility management nous propose de nouveaux défis auxquels il est indispensable de savoir répondre de manière professionnelle et efficace. Si vous ne voulez pas être pris au dépourvu et avoir le contrôle total de tous les aspects de la phase O&M d’un actif, nous vous recommandons d’essayer le logiciel de GMAO qui vous permettra d’améliorer la productivité des processus de maintenance et d’économiser du temps et des coûts.