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Asignación de recursos

Asignación de recursos en construcción: qué es y cómo planificarla mejor

La asignación de recursos en construcción es el proceso mediante el cual se planifica su distribución en las diferentes etapas del proyecto. Descubre por qué es tan importante y algunos consejos para gestionarla de manera óptima

El principal desafío de los Project Manager en construcción es completar el proyecto exitosamente, en tiempo y dentro del presupuesto. Uno de los pasos fundamentales en el proceso de gestión de todo proyecto de construcción es la asignación de recursos.

Veamos en detalle en qué consiste, por qué es tan importante y algunos consejos para realizarla de la mejor manera posible.

¿En qué consiste la asignación de recursos en construcción?

El proceso de asignación de recursos en el sector AECO abarca tanto los recursos humanos como los materiales. En el proceso constructivo, por lo tanto, los recursos incluyen:

  • mano de obra,
  • materiales,
  • equipos.

La asignación de recursos en construcción es la planificación de su proceso de gestión y tiene como objetivo garantizar la finalización de las actividades del proyecto mediante su uso efectivo y eficiente. Más específicamente, este proceso de planificación incluye:

  • la estimación de recursos;
  • el suministro de recursos;
  • la asignación de recursos;
  • el monitoreo de recursos hasta la finalización del proyecto.

Asignar de manera eficiente y efectiva los recursos significa, de hecho, asegurarse de que:

  • cada fase del proceso esté asignada al personal más calificado para realizarla;
  • el material esté siempre disponible cuando sea necesario;
  • no hayan retrasos debido a la falta de almacenamiento de material;
  • los equipos estén disponibles, revisados y mantenidos, listos para ser utilizados cuando la planificación del proyecto lo requiera.

A partir de los puntos mencionados anteriormente, podemos imaginar que una asignación adecuada y oportuna de recursos conlleva a su vez ahorros en tiempo y costes. El personal, capacitado y formado según la fase constructiva específica, tomará decisiones más eficientes. Además, la disponibilidad, en el momento adecuado, de materiales y equipos evitará tener que tomar medidas urgentes con costes imprevistos y la consiguiente paralización temporal de las obras.

¿Por qué es tan importante una asignación eficaz de recursos en construcción?

Hemos anticipado que una asignación de recursos bien estudiada y realizada ayuda a:

  • mantener los gastos dentro del presupuesto previsto;
  • cumplir con el cronograma;
  • maximizar la productividad;
  • garantizar la satisfacción tanto del equipo de trabajo como del cliente.

Si quisiéramos entrar en más detalles, gestionar de manera eficiente los recursos, y asignarlos de la mejor manera posible a los diversos usos disponibles, conlleva una serie de importantes ventajas, incluyendo:

  • uso eficiente de los recursos: una buena asignación de los recursos garantiza que estos se utilicen de la manera más eficiente posible. Esto a su vez conlleva ahorros en costes y una mayor productividad;
  • cumplimiento de los plazos: una planificación adecuada de la gestión de recursos garantiza que las actividades se completen dentro del período de tiempo establecido. Esto significa que se evitarán retrasos costosos y desagradables;
  • mejora en la calidad del proceso constructivo y del proyecto final: la asignación y planificación de recursos pueden garantizar que los recursos adecuados se utilicen en el momento adecuado, lo que conlleva una mejora en la calidad del proceso constructivo y del resultado final;
  • mejora en la comunicación: una planificación y asignación de recursos efectivas pueden mejorar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo y las diversas partes interesadas.
Beneficios de la asignación efectiva de recursos en la construcción

Beneficios de la asignación efectiva de recursos en la construcción

¿Cuáles son los desafíos en la asignación de recursos en el mundo de la construcción?

A pesar de que es deseable una asignación efectiva y eficiente de recursos, desafortunadamente este proceso también es susceptible a errores debido a desafíos particularmente difíciles. Entre las dificultades con las que puede encontrarse el proceso de gestión de recursos, encontramos:

  • falta de mano de obra calificada: esta desempeña un papel fundamental en el éxito de cada proyecto de construcción. Precisamente por esto, la actual escasez de personal especializado es uno de los desafíos más difíciles que enfrenta el sector AECO. La falta de mano de obra tiene repercusiones en el resto del personal que se ve abrumado por los proyectos, lo que causa retrasos y gastos imprevistos;
  • falta de herramientas y herramientas adecuadas para la planificación de recursos: sabemos bien que en los procesos constructivos el número de recursos es muy alto y la cantidad de documentos relacionados con ellos puede poner a prueba al project manager, especialmente si no cuenta con la tecnología adecuada y el software de gestión de proyectos correcto;
  • cambios imprevistos en la construcción debido a variaciones externas y/o internas: los cambios de último minuto no son del agrado de nadie y también representan un desafío importante en el proceso de asignación de recursos, especialmente si se manejan sin tecnologías específicas;
  • mala comunicación: entre los objetivos del gerente de proyecto está precisamente el de fomentar la comunicación y la colaboración del equipo, garantizando así la rápida solución de cualquier problema. También en este caso, el software y las plataformas colaborativas específicas para el sector AECO representan una herramienta valiosa.

6 consejos a seguir para un proceso eficiente de asignación de recursos

A partir de lo dicho hasta ahora, sabemos que el proceso de asignación de recursos en el sector de la construcción representa una actividad bastante crítica en la que las decisiones de hoy afectan los resultados futuros. Es importante abordarlo de la mejor manera posible y estar preparado. Por este motivo, a continuación te enumeramos algunos consejos que consideramos importantes:

1. Define el alcance de tu proyecto

Antes de poder asignar y gestionar los recursos, es necesario determinar el alcance del proyecto en el que estás trabajando. En otras palabras, es necesario definir el entorno y el contorno del trabajo, determinando su tamaño, los tiempos requeridos para su realización, los objetivos de cada fase, etc. Una vez definidos estos parámetros, será posible proceder con la gestión adecuada de los recursos.

2. Haz una estimación de los recursos necesarios

Ahora que has definido algunos puntos fundamentales de tu proyecto, puedes entender qué recursos son necesarios para llevarlo a cabo. Es probable que ya dispongas de algunos de ellos, mientras que otros deberán ser adquiridos o alquilados.

3. Analiza el uso y la disponibilidad de los recursos

Ahora que conoces qué recursos necesitarás para alcanzar tus objetivos de proyecto, el siguiente paso es identificar cuáles de ellos ya tienes disponibles y, sobre todo, asegurarte de que, cuando los necesites, no estén ya comprometidos en otros trabajos.

4. Crea un plan de asignación de recursos

En este punto llega el paso más importante, gracias a la información que has recopilado en los pasos anteriores podrás elaborar un plan de asignación de recursos, así como su coste correspondiente, la cantidad, por cuánto tiempo y cuándo los necesitarás. Una vez delineado este plan, siempre es útil realizar una verificación adicional según la amplitud del trabajo y asegurarse de que todo esté correcto.

5. Mantén un seguimiento de los recursos de tu proyecto

Una vez delineado el plan de asignación de recursos, no se puede pensar que este no debe ser monitoreado. Los cambios en el proyecto siempre son posibles y a estos cambios necesariamente seguirá una adaptación de los recursos respectivos.

6. Utiliza informes de asignación de recursos

Los informes de asignación de recursos son una de las herramientas que se pueden utilizar para monitorear tu planificación. Son útiles, por ejemplo, para verificar que los recursos estén efectivamente disponibles cuando se necesiten y garantizar que el equipo de trabajo no esté sobrecargado o, por el contrario, inactivo.

6 consejos para una asignación eficiente de recursos en la construcción

6 consejos para una asignación eficiente de recursos en la construcción

¿Qué herramientas utilizar para una asignación eficiente de recursos en construcción?

En uno de los párrafos anteriores, hemos visto cómo la falta o el uso incorrecto de tecnologías específicas y software especializados pueden representar un problema para una asignación eficiente de recursos, que, por el contrario, requiere la implementación de herramientas específicas, incluyendo:

  • matriz de asignación de recursos: esta herramienta, similar a la matriz de colisiones, es una tabla que proporciona una visión general de los recursos del proyecto, ayudando a identificar posibles desequilibrios antes de tiempo;
  • estructura desglosada de recursos (EDR): este es un gráfico jerárquico de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto e incluye todo, desde la mano de obra hasta los materiales y equipos;
  • diagramas de Gantt: esta herramienta representa una forma simple de mapear las actividades del proyecto y los recursos necesarios correspondientes. Gracias a los diagramas de Gantt, se puede ver y asignar recursos a través de una línea de tiempo del proyecto, para saber exactamente cuándo se necesitarán y por cuánto tiempo;
  • software específico de gestión de proyectos: una vez más, la tecnología se presenta como el aliado del hombre en muchas actividades del mundo AECO. En este caso también, el uso de software de gestión, al igual que la implementación de BIM, representa una de las formas más eficientes de gestionar el proyecto de manera integrada y eficiente.
usbim-project
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