Checkliste für die Gebäudeinstandhaltung: Was ist das und wie erstellt man sie

Die Instandhaltung von Gebäuden ist eine der längsten und komplexesten Phasen im gesamten Lebenszyklus des Vermögenswerts. Eine Checkliste für die Gebäudeinstandhaltung ist das Werkzeug, das hilft, zu planen, zu überprüfen und die regelmäßigen und außerordentlichen Wartungsarbeiten nicht zu vergessen, um sicherzustellen, dass das Gebäude weiterhin mit den gleichen Potenzialen funktioniert, mit denen es entworfen wurde.

Um dieses Ergebnis zu erzielen, müssen die Wartungsarbeiten konstant, rückverfolgbar und messbar sein: Durch eine Facility-Management-Software ist es möglich, Eingriffe, Kontrollen und Inspektionen zu planen, zuzuweisen, zu überwachen und zu dokumentieren, wobei andere operative Werkzeuge, einschließlich der Checkliste, integriert werden.

Aber wie erstellt man eine gute „Wartungsliste“? Und warum ist es so wichtig, dies zu tun? Lassen Sie es uns gemeinsam in diesem Artikel herausfinden.

Was ist eine Checkliste für die Gebäudeinstandhaltung?

Eine Checkliste für die Gebäudeinstandhaltung ist eine strukturierte Liste aller Instandhaltungsaktivitäten, die an einem Gebäude und seinen Komponenten durchgeführt werden sollen, organisiert nach Häufigkeit, Priorität oder Anlagentyp. Sie fungiert als eine Art operativer Wartungskalender, der sicherstellt, dass Kontrollen, Inspektionen und Eingriffe korrekt und fristgerecht durchgeführt werden.

Dieses Werkzeug unterstützt den Facility Manager und die Wartungsleiter dabei, sicherzustellen, dass keine Aktivität vernachlässigt wird, wodurch Rückverfolgbarkeit, Koordination und Kontrolle der Wartungsleistungen verbessert werden.

Wie bereits beim Thema Building Facility Management erläutert, erfordert das effektive Management eines Immobilienbestands über den gesamten Lebenszyklus hinweg Planung und ständige Überwachung. In diesem Kontext stellt die Checkliste für die Gebäudeinstandhaltung ein fundamentales operatives Werkzeug dar, um:

• die präventiven und korrektiven Aktivitäten zu organisieren;
• die Durchführung der Eingriffe zu überwachen;
• die Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit zu gewährleisten;
• die Kosten- und Leistungsüberwachung zu unterstützen.

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten bei der Gebäudeinstandhaltung verstehen

Die Instandhaltung kann nicht als einfache Abfolge technischer Eingriffe betrachtet werden. Es handelt sich vielmehr um einen organisierten Prozess, der eine klare Definition von Rollen, Verantwortungsebenen und Kontrollinstrumenten erfordert.

Ein wirklich effektives Instandhaltungsprogramm beschränkt sich nicht darauf, festzulegen, was zu tun ist, sondern definiert präzise, wer es tun muss, wann und mit welchen Prüfungsstandards. Die Unterscheidung zwischen Verantwortlichkeiten ist entscheidend und kann unterteilt werden in:

• strategische Verantwortlichkeiten, die mit der Planung der Aktivitäten, der Festlegung von Prioritäten und der Kostenkontrolle verbunden sind;
• operative Verantwortlichkeiten, die mit der Durchführung von Kontrollen, Inspektionen und technischen Eingriffen verbunden sind;
• Verantwortlichkeiten im Dokumentenmanagement, die erforderlich sind, um Nachvollziehbarkeit, Auditierbarkeit und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten;
• rechtliche Verantwortlichkeiten, die die Sicherheit der Nutzer und das ordnungsgemäße Management des Gebäudes betreffen.

In Abwesenheit einer klaren Aufgabenverteilung besteht selbst die detaillierteste Checkliste der Gebäudeinstandhaltung die Gefahr, sich in eine bloße Liste von Aktivitäten ohne klar benannte Verantwortliche zu verwandeln.

Aus managementtechnischer Sicht muss die Instandhaltung durch Leistungsindikatoren (KPI) überwacht werden, die es ermöglichen, die Effektivität des Instandhaltungsprogramms zu bewerten. Zu den wichtigsten Indikatoren gehören:

• mittlere Reparaturzeit (MTTR);
• Prozentsatz der präventiven Instandhaltung im Vergleich zur korrektiven;
• Ausfallrate der Anlagen;
• Wartungskosten pro Quadratmeter;
• Verfügbarkeitsgrad der Vermögenswerte.

Struktur der Verantwortlichkeiten in der Instandhaltung

Verantwortlichkeiten des Facility Managers bei der Gebäudeinstandhaltung

Innerhalb eines strukturierten Instandhaltungsprogramms stellt der Facility Manager die zentrale Koordinations- und Kontrollinstanz dar. Seine Verantwortlichkeiten beschränken sich nicht auf die technische Aufsicht über die Eingriffe, sondern erstrecken sich auf die strategische Planung, das wirtschaftliche Management und das Monitoring der Leistungen.

Die Rolle des Facility Managers kann je nach gewähltem Organisationsmodell – intern, ausgelagert oder integriert – variieren, wie in den verschiedenen Typen des Facility Managements näher erläutert. Unabhängig von der gewählten Konfiguration bleiben jedoch einige Verantwortlichkeiten grundlegend.

Zu den Hauptaufgaben des Facility Managers bei der Gebäudeinstandhaltung gehören:

• Festlegung des Instandhaltungsplans, mit der Planung präventiver und korrektiver Aktivitäten;
• Zuweisung der operativen Verantwortlichkeiten an internes Personal oder externe Dienstleister;
• Management des Instandhaltungsbudgets, mit Kostenkontrolle und Bewertung von Abweichungen;
• Überwachung der KPIs, um Effizienz, Reaktionszeiten und Verfügbarkeitsgrad der Vermögenswerte zu überprüfen;
• Überprüfung der gesetzlichen Konformität, insbesondere für Anlagen, Brandschutz und technische Systeme;
• Management der Instandhaltungsverträge, einschließlich SLA (Service Level Agreement) und erwarteten Servicelevels.

Einer der sensibelsten Aspekte betrifft die Kontrolle der Leistungen. Der Facility Manager muss Daten und Indikatoren analysieren, um zu verstehen, ob das Instandhaltungsprogramm einen präventiven Ansatz verfolgt oder ob korrektive und dringende Eingriffe überwiegen, die oft kostspieliger und weniger effizient sind.

Darüber hinaus liegt es in seiner Verantwortung, die Rückverfolgbarkeit der Eingriffe durch eine korrekte Dokumentationsverwaltung zu gewährleisten: Inspektionsberichte, technische Protokolle, Zertifizierungen und Wartungsregister müssen aktualisiert und im Falle von Audits oder Überprüfungen leicht zugänglich sein.

Rolle des Facility Managers

Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Bauinspektors bei der präventiven Instandhaltung

Neben dem Facility Manager, der eine koordinierende und strategische Kontrollfunktion ausübt, spielt der Technische Inspektor eine grundlegende Rolle bei der präventiven Instandhaltung von Gebäuden.

Seine Tätigkeit konzentriert sich hauptsächlich auf die Überprüfung des Erhaltungszustands der Vermögenswerte, die zeitnahe Identifizierung von Problemen und die Erstellung technischer Berichte zur Unterstützung der Managemententscheidungen.

Die präventive Instandhaltung basiert auf geplanten und systematischen Kontrollen, die das Risiko plötzlicher Ausfälle reduzieren und die Lebensdauer der baulichen und anlagentechnischen Komponenten verlängern, wie auch im Thema der periodischen Instandhaltung von Vermögenswerten näher erläutert.

Zu den Hauptaufgaben des Inspektors gehören:

• Durchführung der regelmäßigen Inspektionen gemäß dem festgelegten Instandhaltungsplan;
• Überprüfung der gesetzlichen Konformität von Anlagen, Sicherheitsvorrichtungen und strukturellen Komponenten;
• Erhebung und Analyse technischer Daten, mit besonderem Augenmerk auf Anzeichen von Verschlechterung oder Fehlfunktionen;
• Erstellung detaillierter Inspektionsberichte mit Angabe der Prioritäten für Eingriffe;
• Hinweis auf Nichtkonformitäten und Vorschlag von Korrekturmaßnahmen;
• Technische Unterstützung des Facility Managers bei der Festlegung der Instandhaltungsstrategien.

Wie erstellt man ein gutes Programm für die Gebäudeinstandhaltung?

Um ein gutes Programm für die Gebäudeinstandhaltung (Building Maintenance Program) zu erstellen, ist es wichtig, 4 Schritte zu befolgen:

1. Elemente inspizieren:
   Die Inspektionen und Kontrollen können täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich erfolgen. Das Ziel wird jedoch sein, sicherzustellen, dass alle Teile des Gebäudes mit maximaler Effizienz und Langlebigkeit funktionieren;
2. Störungen erkennen:
   Die Durchführung von Routinekontrollen ermöglicht es, Störungen und Ausfälle zu erkennen, die sich noch nicht manifestiert haben, und somit das Auftreten von viel ernsthafteren Problemen und kostspieligeren Lösungen in Bezug auf Zeit und Kosten zu vermeiden;
3. Störungen beheben:
   Es ist wichtig, Störungen zu beheben, um das erkannte Problem zu lösen, bevor es sich verschärft und andere Bereiche beeinträchtigt;
4. Probleme vorbeugen:
   Die Prävention, die durch eine gute Planung der Inspektionen und Kontrollen gewährleistet wird, ist von grundlegender Bedeutung, um den ordnungsgemäßen Betrieb des gesamten Werks und seiner Anlagen über den gesamten Lebenszyklus zu ermöglichen.

Um diesen Prozess tatsächlich operativ und nachvollziehbar zu gestalten, ist es nützlich, das Programm in eine strukturierte Checkliste der Gebäudeinstandhaltung zu übersetzen, wie im folgenden Beispiel, das Aktivitäten, Häufigkeiten, Verantwortlichkeiten und Fortschrittsstatus integriert.

Wie erstellt man eine Checkliste für die  Gebäudeinstandhaltung?

Um eine ordnungsgemäße Instandhaltung des Gebäudes und seine ordnungsgemäße Funktionsfähigkeit über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu gewährleisten und gleichzeitig die Sicherheit und den Komfort der Gebäudenutzer sicherzustellen, sollte eine Checkliste für die Gebäudeinstandhaltung bei der Erstellung einer guten Prüfroutine die folgenden Punkte berücksichtigen:

Sicherheit

• Überprüfen, dass die Sicherheitszeichen, wie Notausgänge und Parkschilder, in gutem Zustand und gut sichtbar sind.
• Sicherstellen, dass die Rauch- und Kohlenmonoxidmelder ordnungsgemäß funktionieren und die Batterien regelmäßig aufgeladen/ausgetauscht werden.
• Überprüfen, dass die Brandschutzanlagen und -Einrichtungen regelmäßigen Wartungen unterzogen werden.
• Überprüfen, dass die Erste-Hilfe-Sets aufgefüllt sind und alles Notwendige enthalten.

Beleuchtung

• Überprüfen der ordnungsgemäßen Funktion aller Innen- und Außenbeleuchtungen, einschließlich der Gemeinschafts- und Parkbereiche.
• Reinigen der Lampen von Staub und Schmutz und Überprüfen, dass sie die vorgesehenen Bereiche beleuchten.
• Bewerten von Anreizen und Krediten, die angeboten werden, um die Energieeffizienz und Nachhaltigkeit der Anlage zu erhöhen.
• Überprüfen, dass alles, was die Außenbeschilderung betrifft – Hardware, Verkabelung, Bodenbeschilderung, eventuell Lichtmasten usw. – intakt und funktionsfähig ist.

HLK

• Überprüfen der Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (sollten zweimal jährlich vor Beginn des Sommers und des Winters inspiziert werden).
• Testen der Funktion der Innen- und Außeneinheiten, einschließlich aller Sicherheitskontrollen.
• Reinigen oder Austauschen der Luftfilter je nach Nutzungsgrad, in der Regel monatlich oder vierteljährlich.
• Überprüfen der Kältemittel- und Ölstände.
• Überprüfen des Kondensat-Auffangwanne.
• Überprüfen der Rohrleitungen und der Isolierung, Inspektion der Druckluftleitungen und Überprüfen auf Lecks rund um Rohre und Verbindungen.
• Reinigen des Luftansaug- und Kanalsystems, wenn nötig, und Überprüfen der flexiblen Verbindungsstücke des Kanals.
• Inspektion der Abluftventilatoren, elektrischen Kondensatoren und aller elektrischen Verbindungen und Hardware.

Sanitäranlagen

• Inspektion der Sanitäranlagen gemäß einem regelmäßigen Programm, z. B. vor Zeiten intensiver Nutzung im Sommer oder präventiver Wartung vor Beginn des Winters.
• Inspektion der Wasserleitungen innen und außen auf Lecks, die strukturelle Schäden am Gebäude sowie Wasserverluste verursachen könnten.
• Testen von Warmwasserbereitern und Heizkesseln in Wohn- und Gewerbeimmobilien.
• Schmieren der Lager der Zirkulationspumpen und anschließendes Überprüfen des Systems durch Durchführung von Kontrolltests.

Innenbereich

• Überprüfen des Zustands der Innenausstattung, einschließlich Malerei, Böden und Beleuchtungseinrichtungen.
• Überprüfen der Sanitärleitungen auf Lecks, die zu Schimmelbildung oder anderen Arten von Schäden führen könnten.
• Überprüfen, dass Toiletten, Waschbecken, Duschen und Badewannen in gutem Zustand sind und ordnungsgemäß funktionieren.
• Testen der internen Brandmelde- und Rauchmeldeanlagen, Batterien bei Bedarf austauschen.
• Inspektion der Steckdosen und Lichtschalter.
• Überprüfen von Timern und Fotodetektoren.
• Überprüfen der Türschlösser und Fensterverriegelungen auf ordnungsgemäße Funktion und sicherstellen, dass die Ausgänge nicht teilweise blockiert oder behindert sind.

Außenbereich

• Inspektion des gesamten Außenbereichs der Immobilie auf potenzielle Sicherheitsgefahren.
• Überprüfen des Zustands der Farbe und Wände, Identifizieren von gebrochenen Fenstern oder Türen und Überprüfen des Zustands von Treppengeländern und Zäunen.
• Entfernen von Unkraut und Schutt rund um das Gebäude sowie von Ästen, die bereit zu fallen scheinen.
• Überprüfen des Zustands von Gehwegen, Auffahrten und Parkplätzen.
• Inspektion des Daches, Reinigen der Dachrinnen und Überprüfen, dass sie fest verankert sind, Testen der ordnungsgemäßen Funktion der Fallrohre.

Gebäudeinstandhaltungscheckliste Vorlage

Wie integriert man die Verantwortlichkeiten in eine Checkliste für die Gebäudeinstandhaltung?

Eine wirklich effektive Checkliste für die Gebäudeinstandhaltung sollte sich nicht nur auf die Auflistung der durchzuführenden Aktivitäten beschränken. Um ein umfassendes Managementinstrument zu werden, muss sie klar die Verantwortlichkeiten, die Prioritäten und die Kontrollkriterien integrieren.

Mit anderen Worten, die Checkliste ist nicht nur ein operatives Hilfsmittel, sondern ein Governance-Instrument.

Um die Verantwortlichkeiten korrekt in die Checkliste zu integrieren, ist es ratsam, neben der Beschreibung der Instandhaltungsaktivität auch weitere strukturierte Felder vorzusehen, wie:

• Verantwortlicher für die Aktivität (Facility Manager, Prüfer, interner Techniker, externer Anbieter);
• Häufigkeit der Durchführung (täglich, monatlich, jährlich, bei Ereignis);
• Prioritätsgrad (niedrig, mittel, hoch, kritisch);
• Risikoniveau;
• Status des Eingriffs (geplant, im Gange, abgeschlossen, verschoben);
• Normative Referenz, sofern vorgesehen;
• Historie der vorherigen Eingriffe, nützlich für vergleichende Analysen.

Diese Einstellung ermöglicht es, Überlappungen von Aufgaben zu vermeiden und vor allem, jede einzelne Aktivität nachvollziehbar zu machen. Die Nachverfolgbarkeit ist nicht nur für organisatorische Zwecke von grundlegender Bedeutung, sondern auch im Falle von Prüfungen, Audits oder Rechtsstreitigkeiten.

In einem weiterentwickelten Ansatz kann die Checkliste in digitale Immobilienmanagement-Systeme integriert werden, die es ermöglichen, jede Instandhaltungsaktivität direkt mit dem entsprechenden Asset zu verknüpfen. In diesem Kontext ermöglichen Werkzeuge wie der Digital Twin im Facility Management, den Zustand der Bauelemente zu visualisieren, deren Leistung im Laufe der Zeit zu überwachen und prädiktive Eingriffe basierend auf realen Daten zu planen.

Best Practices für die Zuweisung von Rollen in Instandhaltungsprogrammen für Gebäude

Die Festlegung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist ein wichtiger Schritt, reicht allein jedoch nicht aus. Damit ein Instandhaltungsprogramm tatsächlich effektiv ist, sollte die Rollenverteilung nach klaren und gemeinsam abgestimmten organisatorischen Kriterien erfolgen..

Eine der häufigsten Herausforderungen im Gebäudemanagement ist die Überschneidung von Zuständigkeiten oder umgekehrt das Fehlen einer eindeutig benannten verantwortlichen Person für bestimmte Aufgaben. Dies kann zu Verzögerungen, Ineffizienzen und steigenden Kosten führen.

Um solche Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich, einige organisatorische Best Practices anzuwenden:

1. Eine Verantwortlichkeitsmatrix definieren: Ein besonders effektives Instrument ist die RACI-Matrix, mit der zwischen folgenden Rollen unterschieden werden kann:
   • Responsible – wer die Aktivität ausführt;
   • Accountable – wer die übergeordnete Verantwortung dafür trägt;
   • Consulted – wer vor der Entscheidung konsultiert werden muss;
   • Informed – wer über das Ergebnis informiert werden muss.
2. Verfahren und Servicelevels formalisiert festlegen Jede Instandhaltungsmaßnahme sollte durch folgende Elemente ergänzt werden:
   • Standardarbeitsanweisungen (SOP);
   • definierten Reaktionszeiten;
   • messbaren Leistungsindikatoren;
   • eventuellen SLA (Service Level Agreement) im Falle von externen Anbietern.
3. Rollen und Leistungsüberwachung integrieren Die Zuweisung der Rollen muss eng mit dem System zur Überwachung der KPI verbunden sein. Es reicht nicht aus, eine Aufgabe zuzuweisen: Es ist notwendig, deren Wirksamkeit regelmäßig durch objektive Indikatoren zu überprüfen. Dieser Ansatz ermöglicht es:
   • eventuelle Ineffizienzen zu identifizieren;
   • den Instandhaltungsplan neu zu kalibrieren;
   • die Ressourcenzuweisung zu optimieren;
   • die Planung der präventiven Instandhaltung zu verbessern.
4. Regelmäßige Überprüfungen der Organisation vorsehen Der operative Kontext eines Gebäudes entwickelt sich im Laufe der Zeit: Die Anlagen ändern sich, die gesetzlichen Anforderungen steigen, die Nutzungsbedingungen ändern sich. Aus diesem Grund sollten Rollen und Verantwortlichkeiten nicht statisch sein, sondern regelmäßig überprüft werden. Eine jährliche Überprüfung der organisatorischen Struktur ermöglicht es, das Instandhaltungsprogramm mit den tatsächlichen Bedürfnissen des Gebäudes in Einklang zu bringen.

RACI-Matrix angewendet auf die Instandhaltung

Welche Vorteile bietet ein Programm für die Gebäudeinstandhaltung?

Es ist allgemein bekannt, dass eine ordnungsgemäße Instandhaltung, sowohl regelmäßige als auch außerordentliche, unerlässlich ist, damit das Gut während seines gesamten Lebenszyklus mit der gleichen Leistung funktioniert, mit der es entworfen und realisiert wurde.

Die Antwort auf die Fragen „Wann inspizieren?“ und „Was inspizieren?“ ist oft zu lang und erfordert daher eine Planung. Aus diesem Grund erweist sich ein gutes Programm für die  Gebäudeinstandhaltung als äußerst nützliches, ja sogar unverzichtbares Werkzeug für die ordnungsgemäße und effiziente Verwaltung und Instandhaltung eines Gutes.

Die Vorteile, die sich aus der Erstellung eines Instandhaltungsplans und einer genauen und sorgfältigen Gebäudeinstandhaltungscheckliste ergeben, sind vielfältig, aber lassen Sie uns einige davon gemeinsam betrachten:

• hilft, Reparaturen und Ausfallzeiten der Geräte zu reduzieren;
• optimiert die Arbeit des Management- und Wartungspersonals und macht sie ordentlicher und produktiver durch die Verringerung der dringenden Eingriffe;
• hält die außerordentlichen Ausgaben niedrig;
• steigert die Sicherheit im Gebäude;
• verlängert die Lebensdauer von Anlagen und Geräten.

An diesem Punkt sind die zahlreichen Vorteile, die eine Gebäudeinstandhaltungscheckliste für die Wartungsaktivitäten eines Gebäudes mit sich bringt, klar. Damit ein Gebäude stets sicher und einwandfrei funktioniert, ist es notwendig, die richtigen Werkzeuge zu nutzen, um die Aktivitäten der außerordentlichen und regelmäßigen Instandhaltung zu planen, zu verfolgen und zu überwachen. Daher empfehle wir Ihnen, sich auf eine professionelle Facility-Management-Software zu verlassen, die Sie bei der Verwaltung jeglicher Instandhaltungsprozesse von Gebäuden unterstützt.

FAQ – Checkliste zur Gebäudeinstandhaltung

Was ist eine Checkliste für die Gebäudeinstandhaltung und wozu dient sie?

Es handelt sich um eine strukturierte Liste von Instandhaltungsaktivitäten, die nach Häufigkeit, Priorität und Anlagentyp organisiert ist. Sie dient dazu, Kontrollen und Eingriffe zu planen, zu überwachen und zu dokumentieren, wodurch Ausfälle, unerwartete Kosten und Sicherheitsrisiken reduziert werden.

Was ist der Unterschied zwischen präventiver und korrektiver Instandhaltung?

Die präventive Instandhaltung basiert auf geplanten Kontrollen, um zukünftige Ausfälle zu vermeiden, während die korrektive Instandhaltung nach dem Auftreten eines Fehlers eingreift. Ein effektives Programm bevorzugt den präventiven Ansatz, um Ausfallzeiten und außerordentliche Kosten zu reduzieren.

Wer ist für das Management der Instandhaltung eines Gebäudes verantwortlich?

Der Facility Manager koordiniert Planung, Budget, KPI und die Einhaltung von Vorschriften. Der technische Inspektor führt regelmäßige Kontrollen durch, identifiziert Schwachstellen und erstellt Berichte zur Unterstützung der Managemententscheidungen.

Welche Informationen sollte eine effektive Checkliste enthalten?

Neben der Beschreibung der Aktivität sollte sie den Verantwortlichen, die Häufigkeit der Durchführung, den Prioritätsgrad, den Status des Eingriffs, etwaige gesetzliche Referenzen und die Historie der durchgeführten Aktivitäten enthalten.

Welche KPIs sind nützlich zur Überwachung der Instandhaltung?

Zu den wichtigsten Indikatoren gehören die mittlere Reparaturzeit (MTTR), der Anteil der präventiven Instandhaltung im Vergleich zur korrektiven, die Ausfallrate der Anlagen, die Wartungskosten pro Quadratmeter und der Verfügbarkeitsgrad der Vermögenswerte.

Was sind die Hauptvorteile eines Gebäudeinstandhaltungsprogramms?

Ein strukturiertes Programm reduziert die Ausfallzeiten der Anlagen, verbessert die Sicherheit, optimiert die Organisation des Personals, hält die Kosten im Griff und verlängert die Lebensdauer von Anlagen und Bauteilen.