Lean Facility Management: Definition, Prinzipien und Vorteile

Lean Facility Management ist ein effizienter und effektiver Ansatz für die Vermögensverwaltung, der darauf abzielt, Verschwendung und Unwirtschaftlichkeit zu reduzieren und die Zusammenarbeit und den Kundennutzen zu maximieren.

In diesem Artikel werden wir gemeinsam die Grundprinzipien dieses Managementansatzes, die 8 Kategorien der zu reduzierenden Verschwendung und die Vorteile für die AECO-Branche untersuchen.

Was ist Lean Facility Management?

Der englische Begriff Lean, übersetzt als „schlank“, ist kein Neuling in der Welt des Bauwesens.

Der „schlanke“ Ansatz beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Bauphase des Projektworkflows, sondern die Lean-Praktiken lassen sich auch leicht auf das Facility Management und das Asset-Management anwenden. In diesem Fall spricht man vom Lean Facility Management. Um dieser Ausdrucksweise eine präzise Definition zu geben, genügt es, die Definition der einzelnen Begriffe zu berücksichtigen. „Die schlanke Verwaltung eines Vermögenswerts“ bezieht sich daher auf den Prozess, der die Funktionalität, Sicherheit und Effizienz eines Werks durch einen kooperativen Ansatz gewährleistet und darauf abzielt, Verschwendung und Wirtschaftlichkeitsverluste zu beseitigen.

Schlankes und effizientes Asset-Management

Auf welchen Prinzipien basiert das Schlankes Gebäudemanagement?

Nachdem wir diesem speziellen Managementansatz eine Definition gegeben haben, schauen wir uns gemeinsam die Schlüsselprinzipien des Lean Facility Management an:

• kontinuierliche Zusammenarbeit von Anfang an zwischen allen Beteiligten und Stakeholdern;
• Notwendigkeit, sich auf die Bedürfnisse des Kunden und die Maximierung des sogenannten Kundenwerts zu konzentrieren;
• klar definierte und dokumentierte Rollen, Verantwortlichkeiten und Workflows;
• geteiltes Risiko/Belohnungssystem basierend auf Leistung;
• gemeinsame und geteilte Begriffe, Definitionen und Formate in einer einzigen Common Data Environment (CDE);
• gegenseitiges Vertrauen im Arbeitsgruppenteam;
• kontinuierliche Schulung und Weiterentwicklung;
• Führung und Unterstützung durch Managementfiguren;
• klar definierte, erreichbare und messbare Ziele;
• Verwendung von „Key Performance Indicators (KPIs)“, also sogenannten Leistungskennzahlen;
• Implementierung von digitalen Dokumentenmanagementsystemen.

Was sind die Verschwendungen nach Lean Facility Management?

Der Lean-Ansatz im Facility Management erweitert die Perspektive und identifiziert 8 Formen von Verschwendung, die Projektmanager häufig erleben:

1. Transport: Der Transport von Waren und Arbeitskräften kann eine echte Verschwendung darstellen, wenn er unzureichend geplant und optimiert wird. Um die Verschwendung zu reduzieren, muss sichergestellt werden, dass alles, was für die Instandhaltung eines Vermögenswerts benötigt wird, vorbeugend und geplant verfügbar ist, und es sollte versucht werden, Situationen mit Dringlichkeit so weit wie möglich zu vermeiden. Der Transport fügt dem Instandhaltungsprozess keinen Wert hinzu, daher sollte sein Einfluss minimiert werden;
2. Fehlender Lagerbestand: Ein Lagerbestandsmangel stellt eine Verschwendung dar, mehr als die Kosten für den Lagerbestand selbst. Wenn beispielsweise bei Wartungsarbeiten Materialien und Ausrüstungen nicht verfügbar sind, führen der Zeitverlust bei der Beschaffung und die wahrscheinlich höheren Kosten zu erheblichen Verschwendungen;
3. Bewegungen: Bewegungen, die nach dem Lean-Ansatz zur Vermögensverwaltung eine Verschwendung darstellen, sind diejenigen, die vermieden werden könnten. Wenn zum Beispiel ein Wartungstechniker aufgrund fehlender Aktualisierung von Grundrissen die genaue Position der Anlagen nicht kennt, stellt alles, was für die Durchführung der Wartung erforderlich ist, eine Verschwendung dar;
4. Warten und Zeitverluste: Wenn ein Prozess aufgrund fehlender Materialien, Informationen oder Arbeitskraft unterbrochen wird, tritt ein deutlicher Zeitverlust und somit eine Verschwendung auf. Wenn beispielsweise Wartungsarbeiten durchgeführt werden müssen, stellt die Kommunikation über dynamische Chats und Echtzeit-Kollaborationen über spezifische Collaboration-Plattformen eine klare Zeitersparnis und somit eine Reduzierung von Verschwendung dar;
5. Überproduktion: Diese Verschwendung wird oft übersehen, weil einige Unternehmen die Überproduktion als Vorteil ansehen, um mögliche Probleme zu schützen, anstatt als wirtschaftlichen und produktiven Schaden. Die Kosten für Überproduktion umfassen jedoch nicht nur die Kosten für Rohstoffe, sondern auch die Kosten und die Arbeitszeit des beteiligten Personals;
6. Zusätzliche Bearbeitungen: Der Lean-Ansatz zielt auf die Maximierung des sogenannten Kundenwerts ab, bedeutet aber nicht, unnötige Zusatzarbeiten zu übertreiben. Es ist daher vorzuziehen, die Bearbeitung auf der Grundlage der Kundenanforderungen zu optimieren;
7. Mängel: Der Lean-Ansatz beruht auf der Idee, dass die Reduzierung von Fehlern im Zentrum der Produktivitätseffizienz steht, die es gleichzeitig ermöglicht, die Kosten zu optimieren und den Kundenwert zu maximieren. Basierend auf diesem Schlüsselprinzip des Lean Facility Management können selbst geringfügige prozentuale Reduzierungen von Ausschuss oder Fehlern einen erheblichen Anstieg der Gewinne und eine Steigerung des Kundenwerts bedeuten;
8. Ausbildung und Fähigkeiten: Diese letzte Kategorie von „Verschwendung“ verdient eine besondere Erwähnung. Oft stellen Unternehmen hochqualifiziertes Personal ein, dem jedoch keine wirklich qualifizierenden Rollen übertragen werden. Auf diese Weise werden diese Personen, wenn sie keine persönliche Zufriedenheit durch ihre Fähigkeiten erreichen oder nicht angemessen in den Unternehmensprozess eingebunden sind, wahrscheinlich gehen.

Die 8 Verschwendungen des Lean Facility Management

Was sind die Vorteile des Lean Facility Management?

Angesichts dessen, was wir bisher gesagt haben, ist offensichtlich, dass die Lean-Prinzipien, die auf das Asset-Management angewendet werden, erhebliche Vorteile für Planungs-, Beschaffungs- und Projektlieferergebnisse bringen.

Die Hauptvorteile, die durch Fallstudien zu realen Anwendungen des Lean Facility Management identifiziert wurden, sind:

• 30%-40% Kostensenkung;
• Verringerung der Lieferzeiten;
• Qualität und allgemeine Zufriedenheitsnive

Es ist offensichtlich, dass Sie sich jetzt nur noch auf eine Facility-Management-Software verlassen müssen, die die Planung von Wartungsarbeiten, das Tracking von Aktivitäten und das Management von Problemen in einer einzigen Plattform ermöglicht und das Ganze viel „leaner“ macht!