Lean Facility Management: definición, principios y beneficios

La Lean Facility Management representa un enfoque eficiente y efectivo para la gestión de activos con el objetivo de reducir desperdicios y ineficiencias y maximizar la colaboración y el client value.

En este artículo veremos los principios en los que se basa este enfoque de gestión, las 8 categorías de desperdicio a reducir y los beneficios que aporta al sector AECO.

¿Qué es la Lean Facility Management?

El término inglés Lean, que traducido significa «esbelta», no es nuevo en el mundo de la construcción.

Sin embargo, el enfoque «esbelto» no se limita a aplicarse solo a la fase constructiva del flujo de trabajo del diseño, sino que las prácticas lean también son fácilmente aplicables al facility management y la gestión de activos. En este caso, hablamos de Lean Facility Management. Para dar una definición precisa a esta expresión, basta con pensar en la definición que conocemos de los términos individuales. Así que, para «gestión esbelta o eficiente de un bien«, nos referimos al proceso que ayuda a garantizar la funcionalidad, seguridad y eficiencia de una obra mediante un enfoque de gestión colaborativa y orientado a eliminar desperdicios e ineficiencias.

Gestión eficiente y delgada de activos

Principios de la Lean Facility Management

Después de dar una definición a este enfoque de gestión en particular, veamos juntos cuáles son los principios clave en los que se basa el Lean Facility Management:

• colaboración continua desde el inicio del proceso entre todos los participantes y partes interesadas;
• necesidad de centrarse en las exigencias del cliente y en la maximización del llamado client value;
• roles, responsabilidades y flujos de trabajo claramente definidos y documentados;
• riesgo/recompensa compartidos y basados en el rendimiento;
• terminología, definiciones y formatos comunes y compartidos en un único Entorno Común de Datos (CDE);
• confianza mutua dentro del equipo de trabajo;
• formación y crecimiento continuo;
• liderazgo y apoyo por parte de las figuras gerenciales;
• objetivos claramente definidos, alcanzables y medibles;
• uso de «Indicadores Clave de Rendimiento», también conocidos como Key Performance Indicators (KPIs);
• implementación de sistemas digitales de gestión de documentos.

¿Cuáles son los desperdicios según el Lean Facility Management?

El enfoque lean en el facility management amplía la perspectiva e identifica 8 formas de desperdicio que los project manager encuentran comúnmente:

1. Transporte

El desplazamiento de mercancías y trabajadores puede representar un desperdicio real cuando se realiza de manera poco planificada y optimizada. Para reducir el desperdicio, es necesario asegurarse de que todo lo necesario para el mantenimiento de un bien esté disponible de manera preventiva y planificada, evitando situaciones de urgencia tanto como sea posible. El transporte, de hecho, no agrega ningún valor al proceso de mantenimiento, por lo que es necesario minimizar su incidencia.

2. Falta de inventario

Representar un desperdicio es, más que los gastos de inventario, la falta de inventario. Cuando, en caso de necesidad, no se tienen disponibles materiales y equipos para abordar intervenciones de mantenimiento, el tiempo perdido en recuperar lo que falta y el precio probablemente más alto de lo esperado representan desperdicios enormes.

3. Movimientos

Los movimientos que representan un desperdicio según el enfoque lean en la gestión de activos son aquellos que podrían evitarse. Por ejemplo, cuando un operador de mantenimiento no conoce la ubicación precisa de las instalaciones debido a la falta de actualización de los planos, todo lo que se requiere para proceder con el mantenimiento representa un desperdicio.

4. Esperas y pérdidas de tiempo

Cuando un proceso se interrumpe debido a la falta de material, información o mano de obra, se manifiesta una pérdida evidente de tiempo y, por lo tanto, un desperdicio. Por ejemplo, al realizar intervenciones de mantenimiento, basar la comunicación en chats dinámicos y colaboraciones en tiempo real, a través de plataformas de colaboración específicas, representa un ahorro evidente de tiempo y, por lo tanto, una reducción de desperdicio.

5. Sobreproducción

Este desperdicio a menudo se pasa por alto porque algunas empresas ven la sobreproducción como una ventaja para protegerse contra posibles problemas en lugar de un daño económico y productivo. Sin embargo, los costes de sobreproducción incluyen no solo el coste de la materia prima, sino también el coste y el tiempo de trabajo del personal involucrado.

6. Trabajo adicional

El enfoque lean se basa en maximizar el client value, pero esto no significa excederse en trabajos adicionales innecesarios. Es preferible perfeccionar los trabajos a partir de las solicitudes de los clientes.

7. Defectos

El enfoque lean se basa en la idea de que la reducción de defectos es el núcleo de la eficiencia productiva, lo que permite optimizar costes y maximizar el client value. Según este principio clave del Lean Facility Management, incluso pequeñas reducciones porcentuales en el desperdicio o defecto pueden significar un gran aumento en las ganancias y el aumento del client value;

8. Formación y habilidades

Esta última categoría de «desperdicio» merece una mención especial. A menudo, las empresas contratan personal altamente calificado al que no se le asignarán roles verdaderamente cualificados. De esta manera, estas figuras, al no alcanzar una satisfacción personal relacionada con sus habilidades o al no estar adecuadamente involucradas en el proceso empresarial, no podrán expresar su verdadero potencial y, probablemente, terminarán yéndose.

Los 8 desperdicios del Lean Facility Management

¿Cuáles son los beneficios del Lean Facility Management?

A partir de lo que hemos dicho hasta ahora, es evidente cómo los principios lean aplicados a la gestión de activos son de gran beneficio para los resultados de planificación, aprovisionamiento y entrega de proyectos asociados.

Podemos decir que los principales beneficios identificados por estudios de casos en aplicaciones reales del Lean Facility Management son:

• reducción de costes del 30% al 40%;
• reducción de los tiempos de entrega;
• calidad y niveles de satisfacción general, tanto internos en la empresa como de los clientes.

Es evidente en este punto que solo te queda confiar en un facility management software que te permita planificar mantenimientos, rastrear actividades y gestionar problemas en una única plataforma haciéndolo todo mucho más «lean»!