Lean Facility Management: definição, princípios e benefícios

O Lean Facility Management representa uma abordagem eficiente e eficaz para uma gestão de ativos voltada para a redução de desperdícios e ineficiências, e a maximização da colaboração e valor do cliente.

Neste artigo, veremos juntos nos princípios que fundamentam essa abordagem de gestão, as 8 categorias de desperdício a serem reduzidas, e os benefícios que ela traz para o setor AECO.

O que é a Lean Facility Management?

O termo em inglês Lean, que traduzido significa “enxuto”, não é novo no mundo da construção.

No entanto, a abordagem “enxuta” não se limita à fase construtiva do fluxo de trabalho do projeto, mas as práticas lean são facilmente aplicáveis também ao gerenciamento de instalações e à gestão de ativos. Neste caso, estamos falando de Lean Facility Management. Para fornecer uma definição precisa e pontual a essa expressão, basta pensar na definição que conhecemos dos termos individuais. Portanto, para “uma gestão enxuta de um bem“, entendemos o processo que ajuda a garantir a funcionalidade, segurança e eficiência de uma obra, por meio de uma abordagem de gestão colaborativa e com foco na eliminação de desperdícios e ineficiências.

Gestão eficiente e enxuta de ativos

Princípios de Lean Facility Management

Depois de dar uma definição a essa abordagem de gestão, vamos ver juntos quais são os princípios-chave em que a Gestão enxuta de instalações se baseia:

• colaboração contínua desde o início do processo, entre todos os participantes e stakeholders;
• necessidade de focar nas necessidades do cliente e na maximização do chamado valor do cliente;
• papéis, responsabilidades e fluxos de trabalho claramente definidos e documentados;
• riscos/recompensas compartilhados e baseados em desempenho;
• termos, definições e formatos comuns e compartilhados em um único Ambiente Comum de Dados (CDE);
• confiança mútua dentro da equipe de trabalho;
• treinamento e crescimento contínuo;
• liderança e apoio por parte das figuras gerenciais;
• objetivos claramente definidos, alcançáveis e mensuráveis;
• utilização de “Indicadores-chave de Desempenho”, ou os chamados Indicadores-chave de Desempenho (KPIs);
• implementação de sistemas digitais de gerenciamento de documentos.

Quais são os desperdícios segundo o Lean Facility Management?

A abordagem Lean Facility Management amplia a visão e identifica 8 formas de desperdício que os gerentes de projeto encontram com frequência:

1. transporte: o deslocamento de mercadorias e trabalhadores pode representar um verdadeiro desperdício quando feito de maneira pouco planejada e otimizada. Para reduzir o desperdício, é necessário garantir que tudo o que é necessário para a manutenção de um bem esteja disponível de forma preventiva e planejada, evitando situações urgentes sempre que possível. O transporte, de fato, não adiciona valor ao processo de manutenção, portanto, é necessário minimizar sua incidência.
2. Falta de inventário: representar um desperdício não são apenas os custos do inventário, mas a falta de inventário. Quando, por exemplo, em caso de necessidade, não há materiais e equipamentos disponíveis para lidar com intervenções de manutenção, o tempo perdido na recuperação do que está faltando e o custo provavelmente mais alto do que o previsto representam desperdícios enormes.
3. Movimentações: as movimentações que representam desperdício, de acordo com a abordagem lean à gestão de bens, são aquelas que poderiam ser evitadas. Quando, por exemplo, um mantenedor não conhece a localização exata das instalações devido à falta de atualização dos planos, tudo o que é necessário para realizar a manutenção representa um desperdício.
4. Esperas e perdas de tempo: quando um processo é interrompido devido à falta de material, informações ou mão de obra, ocorre uma perda de tempo evidente e, portanto, um desperdício. Quando, por exemplo, é necessário realizar uma intervenção de manutenção, basear a comunicação em chats dinâmicos e colaborações em tempo real, por meio de plataformas específicas de colaboração, representa uma economia de tempo evidente e, portanto, uma redução do desperdício.
5. Superprodução: este desperdício é frequentemente negligenciado porque algumas empresas veem a superprodução como uma vantagem para evitar possíveis problemas, em vez de um dano econômico e produtivo. No entanto, os custos de superprodução incluem não apenas o custo da matéria-prima, mas também o custo e o tempo de trabalho da equipe envolvida;
6. Trabalho extra: a abordagem lean baseia-se na maximização do chamado valor do cliente, mas isso não significa exceder em trabalhos extras desnecessários. É preferível aprimorar os trabalhos começando pelas solicitações dos clientes.
7. Defeitos: a abordagem lean é baseada na ideia de que a redução de defeitos é o cerne da eficiência produtiva, que permite simultaneamente otimizar custos e maximizar o valor do cliente. Com base nesse princípio-chave do Lean Facility Management, mesmo pequenas reduções percentuais no desperdício ou defeito podem significar um grande aumento nos lucros e no aumento do valor do cliente.
8. Treinamento e habilidades: esta última categoria de “desperdício” merece menção especial. Muitas vezes, as empresas contratam pessoal altamente qualificado ao qual não serão atribuídas funções realmente qualificadas. Dessa forma, essas figuras, ao não alcançarem uma satisfação pessoal relacionada às suas habilidades ou não sendo adequadamente envolvidas no processo empresarial, não conseguirão expressar seu verdadeiro potencial e, provavelmente, acabarão partindo.

Os 8 desperdícios do Lean Facility Management

Quais são os seus benefícios?

Com base no que foi dito até agora, é evidente como os princípios lean aplicados à gestão de ativos são de grande benefício para os resultados de planejamento, aquisição e entrega de projetos associados.

Podemos dizer que os principais benefícios, identificados por estudos de caso em aplicações reais do Lean Facility Management, são:

• redução de custos de 30% -40%;
• diminuição dos prazos de entrega;
• qualidade e níveis de satisfação geral, tanto internos quanto externos à empresa.

Neste ponto, é evidente que resta confiar em um software de gestão de manutenção que permita o planejamento de manutenções, o rastreamento de atividades e a gestão de problemas em uma única plataforma, tornando tudo mais “lean”!