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Lean Facility Management

Lean Facility Management : définition, principes et avantages

Le Lean Facility Management assure la fonctionnalité d’un bien de manière collaborative en réduisant les gaspillages. Découvrez ses principes clés et ses avantages.


La gestion optimisée des installations (Lean Facility Management) représente une approche efficace pour une gestion des actifs axée sur la réduction des gaspillages et des inefficacités tout en maximisant la collaboration et la valeur client.
Dans cet article, nous examinerons les principes sur lesquels repose cette approche de gestion, les 8 catégories de gaspillage à réduire et les avantages qu’elle apporte au secteur AECO.

Qu’est-ce que le Lean Facility Management (gestion optimisée des installations) ?

Le terme anglais Lean, qui signifie «efficace», n’est pas nouveau dans le monde de la construction.

Cependant, l’approche «efficace» ne se limite pas à la seule phase de construction du processus de conception, mais les pratiques lean sont facilement applicables également au facility management et à la gestion des actifs. On parle alors de Lean Facility Management ou Gestion optimisée des installations. Pour donner une définition précise à cette expression, il suffit de penser à la définition que nous connaissons des termes individuels. Ainsi, la «gestion efficace d’un bien» désigne le processus qui aide à garantir la fonctionnalité, la sécurité et l’efficacité d’une œuvre par le biais d’une approche de gestion collaborative et orientée vers l’élimination des gaspillages et des inefficacités.

Gestion optimisée et efficace des actifs

Gestion optimisée et efficace des actifs

Principes de la gestion optimisée des installations

Après avoir défini cette approche de gestion particulière, examinons ensemble les principes clés sur lesquels repose la gestion optimisée des installations : 

  • collaboration continue dès le début du processus, entre tous les participants et toutes les parties prenantes ;
  • focus sur les besoins du client et la maximisation de la valeur client ;
  • rôles, responsabilités et flux de travail clairement définis et documentés ;
  • partage des risques/récompenses basé sur les performances ;
  • termes, définitions et formats communs et partagés dans un Common Data Environment (CDE) unique ;
  • confiance mutuelle au sein de l’équipe de travail ;
  • formation et croissance continue ;
  • leadership et soutien de la part des responsables ;
  • objectifs clairement définis, atteignables et mesurables ;
  • utilisation d’indicateurs clés de performance, également appelés Key Perfomance Indicators (KPIs) ;
  • mise en œuvre de systèmes de gestion électronique de documents.

Quels sont les gaspillages selon le Lean Facility Management ?

L’approche lean du facility management élargit la perspective et identifie 8 formes de gaspillage auxquelles les responsables de projet sont fréquemment confrontés : 

  1. transport : le déplacement de marchandises et de travailleurs peut représenter un véritable gaspillage lorsqu’il est effectué de manière peu planifiée et optimisée. Pour réduire le gaspillage, il est nécessaire de s’assurer que tout ce dont on a besoin pour l’entretien d’un bien est disponible de manière préventive et planifiée, en évitant autant que possible les situations d’urgence. Le transport n’ajoute en effet aucune valeur au processus de maintenance, il est donc nécessaire de réduire au minimum son incidence ;
  2. absence d’inventaire : ce qui représente un gaspillage, plus que les coûts d’inventaire, c’est l’absence d’inventaire. En cas de besoin, lorsque des matériaux et des équipements ne sont pas disponibles pour des interventions de maintenance, le temps perdu à récupérer ce qui manque et le coût probablement plus élevé que prévu représentent des gaspillages énormes ;
  3. déplacements : les déplacements qui représentent un gaspillage selon l’approche lean de la gestion des biens sont ceux qui pourraient être évités. Par exemple, lorsque qu’un technicien ne connaît pas l’emplacement précis des installations en raison d’une absence de mise à jour des plans, tout ce qui est nécessaire pour effectuer la maintenance devient un gaspillage ;
  4. attentes et pertes de temps : lorsque le processus est interrompu en raison du manque de matériel, d’informations ou de main-d’œuvre, une perte de temps évidente et donc un gaspillage se manifestent. Par exemple, lorsqu’une intervention de maintenance nécessite une communication basée sur des chats dynamiques et des collaborations en temps réel, via des plates-formes de collaboration spécifiques, cela représente une économie de temps évidente et donc une réduction du gaspillage ;
  5. surproduction : ce gaspillage est souvent négligé car certaines entreprises voient la surproduction comme un avantage pour faire face à d’éventuels problèmes plutôt qu’un préjudice économique et productif. Cependant, les coûts de surproduction comprennent non seulement le coût des matières premières, mais aussi le coût et le temps de travail du personnel impliqué ;
  6. travail supplémentaire : l’approche lean vise à maximiser la valeur client, mais cela ne signifie pas excéder dans des travaux supplémentaires non nécessaires. Il est préférable d’améliorer les processus en partant des demandes des clients ;
  7. défauts : l’approche lean est basée sur l’idée que la réduction des défauts est au cœur de l’efficacité de production, ce qui permet simultanément d’optimiser les coûts et de maximiser la valeur client. Sur la base de ce principe clé du Lean Facility Management, même de petites réductions pourcentages des rebuts ou des défauts peuvent entraîner une augmentation significative des gains et une augmentation de la valeur client ;
  8. formation et compétences : cette dernière catégorie de «gaspillage» mérite une mention spéciale. Souvent, les entreprises embauchent un personnel hautement qualifié auquel des rôles réellement qualifiants ne seront pas confiés. De cette manière, ces professionnels, ne trouvant pas satisfaction dans leurs compétences ou ne participant pas adéquatement au processus de l’entreprise, ne pourront pas exprimer leur véritable potentiel et finiront probablement par partir.
Les 8 gaspillages du Lean Facility Management

Les 8 gaspillages du Lean Facility Management

Quels sont les avantages du Lean Facility Management ?

À partir de ce que nous avons dit jusqu’à présent, il est évident que les principes lean appliqués à la gestion des actifs sont extrêmement bénéfiques pour les résultats de planification, d’approvisionnement et de livraison de projets associés.
Nous pouvons dire que les principaux avantages, identifiés par des études de cas sur des applications réelles du Lean Facility Management, sont : 

  • réductions des coûts de 30 % à 40 % ;
  • réduction des délais de livraison ;
  • qualité et niveaux de satisfaction générale, tant internes à l’entreprise que chez les clients.

Il est évident à ce stade que vous n’avez plus qu’à vous fier à un logiciel de gestion des installations qui vous permettra de planifier les maintenances, de suivre les activités et de gérer les problèmes sur une plateforme unique, rendant le tout beaucoup plus « lean »!

 

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