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Asset Tracking: cómo optimizar la gestión de recursos

El asset tracking, o seguimiento de activos, es el proceso de monitoreo y control de los recursos de una empresa. Descubre sus ventajas, aplicaciones y las 5 tecnologías clave

El asset tracking es la disciplina que implica el seguimiento de activos, permitiendo a empresas y negocios reducir gastos y mejorar su eficiencia de gestión y organización al rastrear constantemente sus recursos.

El monitoreo de los recursos de una empresa no se limita solo a la simple ubicación de los mismos, sino que abarca un proceso de gestión y mantenimiento dinámico y siempre actualizado, posible gracias a un software de gestión de instalaciones.

Este proceso permite preservar el valor, la seguridad y la productividad de todos los activos. ¡Veamos juntos cómo es posible esto en detalle!

¿Qué es el asset tracking?

El asset tracking es una metodología que permite monitorear en tiempo real la posición y el estado de los activos dentro de una organización. Tiene como objetivo conocer constantemente información importante sobre su estado, como:

  • la ubicación;
  • el valor;
  • el tipo de actividad;
  • el desgaste;
  • cualquier falla y las correspondientes solicitudes de mantenimiento;
  • la cantidad en inventario;
  • gastos operativos.

La implementación de procedimientos de asset tracking permite a todas las empresas simplificar el uso y la gestión de sus activos. Sin embargo, debido al tipo de sector, pueden ser los recursos más diversos de administrar en el contexto del facility management, incluyendo:

  • maquinaria y equipos de producción industrial;
  • vehículos corporativos;
  • dispositivos de protección colectiva;
  • sistemas de seguridad;
  • instalaciones antiintrusión, eléctricas, de iluminación, hídricas, HVAC;
  • sistemas de construcción;
  • dispositivos digitales, computadoras, servidores.

Beneficios del seguimiento de activos

Desarrollar en tu empresa o negocio un proceso de monitoreo de activos ofrece numerosos beneficios que mejoran significativamente la gestión.

Un buen sistema de seguimiento de recursos te permite, en primer lugar, mejorar la planificación y el uso en general. Al monitorear en tiempo real la posición, las condiciones y el uso, podrás tomar decisiones más conscientes y desarrollar procedimientos organizativos optimizados.

A esto se suma una reducción de gastos, tanto administrativos como de gestión.

Si el estado de cada activo está bajo control, se pueden desarrollar procedimientos de mantenimiento proactivo que permiten intervenir solo cuando el activo realmente necesita ser atendido, aumentando su vida útil y ahorrando así en actividades innecesarias.

Todos los datos se recopilan automáticamente en un sistema centralizado, lo que permite tener registros actualizados en todas las situaciones y mantener la máxima productividad.

Además, los registros e inventarios actualizados, con alertas automáticas sobre la ubicación de los recursos, garantizan la ausencia de movimientos sin autorización o robos.

Aplicaciones del seguimiento de activos

El monitoreo de recursos es una actividad muy útil en muchos sectores y tiene diversas aplicaciones:

  • Sector manufacturero: para optimizar toda la línea de producción y asegurar su eficiencia, es necesario que todas las actividades se realicen sin retrasos. Por eso, el seguimiento de los recursos es una actividad clave. La gestión del inventario, la programación de mantenimiento preventivo, la resolución de problemas y fallas repentinas (reportadas por mensajes en tiempo real), el desarrollo de análisis cronológicos del estado y de informes actualizados son solo algunas de las actividades que el seguimiento constante hace posible en este sector.
  • Sector hospitalario y de salud: garantizar la salud de los pacientes y satisfacer constantemente sus necesidades sanitarias está llevando a más y más instituciones a gestionar y monitorear todos sus recursos físicos. El asset tracking permite a los profesionales de la salud visualizar en tiempo real la posición de equipos como camas, sillas, IV, etc. Además, proporciona información útil sobre su uso y mantenimiento, para comprender mejor si los recursos se utilizan demasiado o no. Las tecnologías modernas también permiten controlar y monitorear las condiciones de pacientes en riesgo, para garantizar una atención eficiente y contribuir a mejorar los procesos de salud en los hospitales.
  • Sector contra incendios: realizar el seguimiento del estado de las mangueras contra incendios, las columnas de hidrantes, los grupos móviles o los detectores de humo dentro de las estructuras significa verificar en todo momento su estado y enviar notificaciones en caso de daños, mantenimiento o incluso incendios, salvando así numerosas vidas en peligro.
  • Sector logístico: realizar el seguimiento de los recursos de forma remota proporciona datos en tiempo real sobre cualquier tipo de envío, evitando pérdidas y desvíos. Este proceso también es muy útil para el transporte de productos alimentarios, especialmente si están refrigerados. El uso de sensores de temperatura, integrados con los de localización, permiten generar alertas cuando la temperatura supera los límites permitidos y evitar la llegada de productos descongelados y dañados.

Metodologías y tecnologías de asset tracking

Para realizar el seguimiento de activos es importante desarrollar un monitoreo en tiempo real de los recursos, compartiendo datos y desarrollando análisis inteligentes. Esto hoy es posible gracias a la implementación del IoT: la conexión de dispositivos, máquinas y objetos a través de Internet.

El monitoreo de recursos IoT se lleva a cabo utilizando una serie de dispositivos de seguimiento, un sistema de conectividad y una plataforma de integración BIM IoT capaz de gestionar todos los procesos y desarrollar análisis útiles en función de los datos adquiridos.

Seguimiento de activos con código QR - usBIM.maint

Seguimiento de activos con código QR – usBIM.maint

Para funcionar de manera eficiente, es necesario utilizar los sensores adecuados para el monitoreo de recursos. Entre las tecnologías más comunes, tenemos:

  1. códigos de barras/QR code;
  2. RFID;
  3. WiFi;
  4. BLE;
  5. GPS.

A continuación, un breve enfoque en sus características peculiares:

Tecnologías para el monitoreo de recursos

Tecnologías para el monitoreo de recursos

1. Códigos de barras/QR code

Los códigos de barras son herramientas muy utilizadas debido a su versatilidad, bajo costo, rapidez y facilidad de uso. El software de gestión de instalaciones permite escanear fácilmente las etiquetas y administrar el inventario y el seguimiento de activos directamente desde teléfonos inteligentes, lo que puede ser realizado por todos los empleados con facilidad.

La evolución del código de barras es el QR Code, que tiene la capacidad de transferir mucha más información.

2. RFID

El RFID, acrónimo de «Radio Frequency Identification», es una tecnología de identificación automática basada en la propagación de ondas electromagnéticas en el aire. Esta es utilizada para identificar y rastrear los tag de los activos mediante un lector.

Generalmente, este sistema consta de:

  • Tag: son dispositivos de radiofrecuencia compuestos por un chip con memoria y conectado a una antena, que permite la transmisión de datos. Las etiquetas se dividen en activas, si tienen su propia alimentación (provista por una batería de larga duración), pasivas, si no tienen una fuente de energía propia pero la reciben del señal del lector, semi-pasivas, si tienen una batería que alimenta el microchip pero no el transmisor.
  • Lectores: permiten adquirir la información contenida en las etiquetas. Pueden ser fijos, si deben ser capaces de manejar grandes cantidades de datos, o en forma de dispositivo móvil.
  • Antena: permite enviar y recibir los datos contenidos en la etiqueta. Los lectores tienen antenas para emitir ondas de radio, que son recogidas por la etiqueta RFID a través de la antena y se utilizan para alimentar el chip que proporciona información.
  • Sistema de gestión: software informático de gestión que permite obtener toda la información disponible de los activos a partir de los tag.

3. WiFi

Los sistemas WiFi son fáciles y económicos de implementar, y su principio de funcionamiento es similar al de los sistemas RFID, la diferencia es que estos funcionan a través de redes locales, utilizando ondas de radio para transmitir información.

4. BLE

Una de las tecnologías más recientes, que logra localizar con mayor precisión los recursos en comparación con RFID o WiFi, es la BLE «Bluetooth Low Energy».

Como su nombre indica, los dispositivos BLE consumen poca energía y entran en modo de suspensión cuando no se utilizan. Por lo tanto, al tener una duración de batería más larga, tienen gastos operativos y de mantenimiento reducidos. Con este sistema, los dispositivos de seguimiento de activos pueden comunicarse entre sí y localizarse en mapas con búsquedas simples.

5. GPS

Utilizado principalmente para recursos ubicados externamente, un dispositivo de localización GPS transmite señales a través de redes satelitales. Las señales se utilizan para calcular con alta precisión la latitud y longitud de un activo específico.

Ofrecen datos sobre la ubicación en tiempo real, son pasivos y proporcionan alertas de movimiento en caso de que un recurso cambie inesperadamente de posición.

Estos sistemas son muy precisos, pueden comunicarse a distancia y mantener toda la información actualizada, pero son consumidores de energía, por lo que tienen una duración de batería más corta en comparación con otras tecnologías utilizadas.

Herramientas para implementar el seguimiento de activos

Para desarrollar un proceso de monitoreo de recursos en tu empresa, hay diferentes tecnologías que conducen a excelentes resultados, la elección adecuada para ti depende de los objetivos y requisitos específicos seleccionados.

Sin embargo, para planificar correctamente todo el proceso de gestión, independientemente de los métodos de monitoreo que consideres más útiles para implementar, seguramente necesitas un software de apoyo. Utilizar sistemas de monitoreo como Qr Code, GPS o BLE resulta bastante inútil si no se emplea un software de gestión de instalaciones que maneje estos datos y permita planificar intervenciones de control y mantenimiento basadas en las condiciones reales de los activos.

Búsqueda de fichas e información de activos con usBIM.maint

Búsqueda de fichas e información de activos con usBIM.maint

Este instrumento, de hecho, es capaz de conectarse automáticamente a tus activos y geolocalizarlos, capturando y almacenando en la nube todos los datos e información, organizados según los tag asignados a cada uno y visualizables directamente en el modelo BIM tal como fue construido.

Esto significa:

  • Tener siempre disponibles desde cualquier dispositivo la información que necesitas, sin búsquedas interminables en archivos y carpetas, sino haciendo clic directamente en el objeto en el espacio virtual.
  • Recibir notificaciones y alertas cuando se programe un mantenimiento o exista alguna actividad extraordinaria que realizar.
  • Garantizar la seguridad de los equipos y operadores encargados de los controles.
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