Orden de trabajo de construcción: 8 tipos efectivos

La claridad y transparencia son fundamentales en cualquier relación laboral, también en el sector de la construcción. Las empresas pueden optar por utilizar múltiples herramientas para comunicarse de forma clara y eficiente con sus clientes, y una de ellas es la «orden de trabajo».

La creación de una orden de trabajo es una manera de garantizar que ambas partes conozcan y acepten los términos del trabajo, incluyendo tiempos y presupuesto.

En este artículo, veremos qué implica una orden de trabajo en el sector AECO, cuántos y qué tipos existen, y sus componentes principales.

¿Qué es una orden de trabajo en el sector de la construcción?

La expresión «orden de trabajo» se utiliza en múltiples sectores y ámbitos. ¿Pero qué indica específicamente en el mundo de la construcción?

Una orden de trabajo en el sector AECO es un documento que delinea los detalles de un trabajo específico. Una vez que se ha planificado y delineado un proyecto, las empresas de construcción redactan una orden de trabajo en la que definen detalles y expectativas del proyecto. Las descripciones y elementos contenidos en la orden de trabajo son aceptados por ambas partes, empresas constructoras y cliente. Ambas partes firman estos documentos para acordar los términos del proyecto.

Entre los trabajos en el sector de la construcción, que podrían requerir una orden de trabajo, se encuentran:

• Inspección: las partes contratantes emiten órdenes de trabajo para inspecciones regulares para garantizar la seguridad de edificios, equipos e instalaciones.
• Mantenimiento: con el fin de garantizar una planificación de mantenimiento precisa, los contratistas pueden emitir órdenes de trabajo de mantenimiento y evaluar así los edificios y sus componentes para proporcionar actualizaciones o reemplazos de rutina.
• Emergencia: los contratistas pueden emitir órdenes de trabajo también de emergencia en caso de fallos y mal funcionamiento de equipos, instalaciones o componentes y partes de edificios.
• Eléctrico: cuando sea necesario reparar o instalar equipos eléctricos;
• Seguridad: para mejorar las condiciones de construcción y garantizar la seguridad de los empleados.
• Otros trabajos: los contratistas pueden emitir órdenes de trabajo para proyectos y trabajos específicos de construcción, instalación o reemplazo que los clientes puedan solicitar.

¿Cuál es el propósito de una orden de trabajo en el sector de la construcción?

En el sector AECO, las órdenes de trabajo sirven para estandarizar el flujo de trabajo y crear un proceso simple y rápido para la planificación, asignación y seguimiento de diferentes trabajos, garantizando al mismo tiempo la documentación de recursos y el seguimiento del rendimiento.

También se monitorea a través de las órdenes de trabajo el cumplimiento de los plazos y del presupuesto del proyecto.

Ambas partes contratantes, las empresas de construcción y el cliente, se benefician de este tipo de planificación y seguimiento, ya que están protegidos por este documento, que puede incluir también una estimación de costes, tiempos y materiales, tanto cuantitativa como cualitativamente.

Las órdenes de trabajo también representan una forma para las empresas de construcción de registrar y archivar los detalles de sus proyectos de manera coherente y constante.

Cómo gestionar una orden de trabajo en la construcción – usBIM.resolver

¿Cuáles son los tipos de órdenes de trabajo en la construcción?

En general, y especialmente en el sector de la construcción, existen diferentes tipos de órdenes de trabajo. Veamos los 8 más comunes:

1. Orden de trabajo general: un compromiso para el proyecto que incluye una lista de materiales, herramientas y equipos necesarios para realizar las actividades. Con base en este documento, el cliente pagará por los servicios previstos.
2. Orden preventivo: existen dos tipos de órdenes de trabajo con respecto a un posible problema a resolver en el sector de la construcción, el correctivo, que informa sobre el problema a resolver que se ha señalado a tiempo y la orden de trabajo preventivo asociada habitualmente al mantenimiento preventivo solicitado por algunas máquinas, por ejemplo.
3. Orden planificado: las órdenes de trabajo planificadas son documentos que acompañan a trabajos recurrentes, como mantenimiento o inspección.
4. Orden no planificado: las órdenes de trabajo no planificadas son documentos que acompañan a las necesidades de construcción que un cliente podría no haber planeado, como servicios de reparación de emergencia.
5. Orden interna: las órdenes de trabajo internas son órdenes de trabajo que se realizan entre diferentes departamentos de la misma empresa.
6. Orden externa: los documentos generados por personas externas a la empresa. Por ejemplo, un facility manager que requiere servicios puede generar una orden de trabajo según sus necesidades de proyecto.
7. Orden manual: los documentos generados manualmente, ya sea por escrito o a través de un formulario digital.
8. Orden automática: son órdenes de trabajo generadas automáticamente para casos específicos, como órdenes recurrentes de sistemas automáticos (por ejemplo, un software de gestión de instalaciones).

¿Qué información debería contener definitivamente una orden de trabajo?

Una orden de trabajo debe ser editada y detallada según el trabajo específico, pero hay contenido que siempre es útil, si no esencial, incluir al redactar estos documentos:

• Información de contacto: se pueden incluir datos de contacto para que el cliente pueda comunicarse en caso de necesitar aclaraciones o actualizaciones. Aquí se puede incluir el contacto, por ejemplo, del project manager o del servicio al cliente según la estructura de la empresa. En esta sección, también se pueden incluir detalles de facturación y datos de la empresa.
• Descripción del trabajo: aquí se proporciona una descripción inicial del trabajo, con la mano de obra y los materiales necesarios para la ejecución. También se pueden incluir las horas necesarias para cada actividad, así como los trabajadores asignados.
• Descripción de los materiales: esta sección enumera no solo el tipo de materiales necesarios para la ejecución del trabajo, sino también la cantidad exacta, el coste y los impuestos aplicables.

Finalmente, es útil prever una sección para agregar información adicional antes del espacio dedicado a la fecha y las firmas.

Información necesaria en una orden de trabajo en la construcción

¿Por qué es importante la redacción de las órdenes de trabajo?

En general, las órdenes de trabajo ayudan a las empresas de construcción a operar de manera más estandarizada, simplificando el flujo de trabajo y haciéndolo más eficiente y preciso.

Cada work order destaca qué trabajos deben realizarse, cuándo deben completarse, por quién y con qué herramientas y materiales, sirviendo así como garantía tanto para las empresas como para los clientes.

Para crear una orden de trabajo efectiva, es necesario:

• Disponer de toda la información necesaria sobre el proyecto a realizar (requisitos específicos, plazos, presupuesto, equipo, etc.).
• Definir un calendario de trabajo con plazos claros para cada fase del proyecto.
• Identificar quién será el responsable de cada actividad.
• Obtener las aprobaciones necesarias de los responsables y otros interesados antes de comenzar.

Puedes llevar a cabo todas estas actividades de manera intuitiva y eficiente con un software de mantenimiento ordinario para tu empresa o con un software para resolver problemas en obras si necesitas crear órdenes de trabajo digitales en tu dirección de obra.

Tienes a disposición una plataforma en la nube centralizada donde puedes acceder a toda la información del proyecto, crear tareas para cada actividad necesaria y asignar la responsabilidad a la persona designada. De esta manera, podrás gestionar de manera eficiente y precisa cualquier tipo de orden de trabajo en el sector de la construcción.

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