Hard Services Facility Management

Découvrez comment les services techniques (hard services) dans le Facility Mangement contribuent au succès des entreprises en améliorant la productivité et en réduisant les coûts opérationnels

Travaillez-vous dans le domaine de la construction et de l’infrastructure ? Alors vous savez sûrement à quel point l’efficacité et la sécurité sont cruciales pour la gestion de vos projets. Dans un secteur en constante évolution, la capacité à synchroniser le fonctionnement des installations complexes et la maintenance des structures est essentielle. C’est là que les « hard services dans le Facility Management » entrent en jeu.

Dans cet article, nous explorerons comment les services techniques, également appelés « hard services« , révolutionnent la manière dont nous abordons les défis liés à la maintenance et à la fonctionnalité des bâtiments. Peu importe que vous supervisiez un projet de construction commerciale, un complexe industriel ou une infrastructure publique, vous comprendrez à quel point il est crucial d’avoir un contrôle total sur la maintenance. Mais comment gérer un projet complexe sans commettre d’erreurs et sans rien oublier ? L’utilisation d’un logiciel de GMAO peut certainement être un grand aide. Lisez l’article et découvrez-en plus !

Introduction

Dans le contexte du Facility Management , les « hard services » font référence à toutes les activités et services liés à la gestion, à la maintenance et au fonctionnement des aspects physiques et techniques d’un bâtiment ou d’une infrastructure. Ces services se concentrent sur les éléments tangibles de l’environnement construit et englobent une large gamme d’activités liées à l’infrastructure physique et aux équipements techniques.

Qu’est-ce que le Facility Management ?

Le Facility Management est la discipline qui s’occupe de la gestion et de la maintenance des bâtiments et des structures, dans le but d’assurer leur fonctionnement optimal. Pour en savoir plus, lisez également Qu’est-ce que le Facility Management ?

Fonctions de facility management

Mais quel rôle jouent les services techniques, ou « hard services », dans tout cela ? Découvrons-le tout de suite !

Pourquoi les services techniques sont cruciaux dans le Facility Management

Les services techniques ne sont pas seulement une composante du Facility Management ; ils en sont le cœur battant car ils garantissent la sécurité, l’efficacité et la fonctionnalité de tout environnement de travail. En effet, les services techniques sont les éléments les plus sujets à la corruption dans un bâtiment et nécessitent une maintenance périodique obligatoire pour fonctionner correctement. C’est pourquoi leur gestion constitue l’activité principale de la gestion des installations. L’utilisation d’un logiciel de GMAO peut certainement être d’un grand soutien pour planifier les interventions de maintenance, gérer les services techniques et avoir une vue complète et dynamiquement mise à jour de tous les actifs.

Types de hard services

Quelques exemples courants de hard services incluent :

maintenance des installations : cela comprend la gestion et la maintenance des installations tels que l’électricité, la climatisation, les systèmes de chauffage et de refroidissement, les installations de plomberie et d’assainissement, les dispositifs de lutte contre l’incendie, etc. ;
gestion des installations mécaniques et électriques : ces services couvrent l’entretien et la réparation d’équipements mécaniques et électriques tels que les générateurs d’énergie, les ascenseurs, les systèmes de contrôle d’accès, les systèmes de sécurité, etc. ;
gestion des infrastructures de construction : elle comprend l’entretien des éléments structurels du bâtiment tels que les murs, les planchers, le toit, les fenêtres et les portes. L’entretien et la réparation de ces éléments sont essentiels pour assurer la sécurité et l’intégrité du bâtiment au fil du temps ;
services de nettoyage et d’hygiène : bien qu’ils puissent être considérés à la fois comme « Hard Service » et « Soft Service« , le nettoyage et l’hygiène des espaces physiques sont souvent gérés dans le cadre des « Hard Services« , car ils impliquent des équipements et des produits spécifiques pour le nettoyage et l’entretien des bâtiments.
gestion des installations de communication et de technologie : comprend la maintenance des réseaux de télécommunications, des systèmes de câblage structuré, des services de connectivité Internet, des systèmes de sécurité et de surveillance basés sur la technologie et d’autres infrastructures technologiques.

En résumé, les «hard services» se concentrent sur la gestion des aspects physiques et techniques d’un bâtiment ou d’une infrastructure, en veillant à ce que les équipements et les installations soient fonctionnels, sûrs et efficaces. Ces services sont essentiels pour créer et maintenir un environnement de travail ou résidentiel confortable et adapté aux besoins des utilisateurs.

Services techniques dans un bâtiment

Les services techniques dans un bâtiment, souvent appelés « Technical Services» ou «Technical Facilities Management Services», font référence à un ensemble d’activités et de systèmes liés à l’infrastructure technique et aux équipements d’un bâtiment. Ces services sont essentiels pour assurer le bon fonctionnement, la sécurité, l’efficacité énergétique et le confort des espaces construits.
Quelques exemples courants de services techniques comprennent :

installations électriques : celles-ci englobent l’installation, la maintenance et la réparation des systèmes électriques du bâtiment, y compris le câblage, l’éclairage, les prises électriques, les tableaux électriques et les systèmes de secours ;
installations hydrauliques : ces services concernent la distribution de l’eau, le système hydraulique, le drainage et le traitement des eaux usées, garantissant un flux d’eau fiable et une gestion efficace des eaux usées ;
chauffage, ventilation et climatisation (CVC) : ces services se concentrent sur le contrôle de la température, de l’humidité et de la qualité de l’air à l’intérieur du bâtiment. Cela inclut la maintenance et la gestion des systèmes de chauffage, de refroidissement et de ventilation ;
Systèmes de sécurité : ils comprennent l’installation et la maintenance de systèmes de sécurité tels que les systèmes d’alarme incendie, les systèmes de détection de fumée, les systèmes de surveillance par caméra CCTV, les contrôles d’accès et de sécurité ;
systèmes de communication et de réseau : ces services concernent l’installation et la gestion de réseaux de communication, de connectivité Internet, de systèmes téléphoniques, de systèmes de visioconférence et d’autres dispositifs de communication ;
gestion de l’énergie : cela inclut la surveillance et la gestion de la consommation d’énergie du bâtiment pour améliorer l’efficacité énergétique et réduire les coûts opérationnels ;
maintenance générale : cela couvre un large éventail d’activités de maintenance et de réparation, telles que la gestion des petites réparations, le remplacement de composants défectueux et la maintenance préventive des installations ;
gestion des déchets : ces services impliquent la collecte appropriée, l’élimination et le recyclage des déchets générés par le bâtiment ;
gestion de l’automatisation : cette catégorie concerne l’automatisation des processus et des systèmes dans le bâtiment, tels que les systèmes de contrôle d’accès, les systèmes de gestion de l’éclairage automatisé, et bien d’autres.

En résumé, les services techniques englobent un large éventail d’activités essentielles pour maintenir un bâtiment en bon état de fonctionnement, sûr et confortable. Leur gestion adéquate contribue au bien-être des occupants et à l’optimisation des opérations du bâtiment.

Exemples spécifiques d’opérations de maintenance

La maintenance peut prendre différentes formes et varier en fonction de la stratégie choisie pour votre cas. En réfléchissant en termes de catégories générales, vous pouvez opter pour une approche préventive si vous choisissez d’intervenir de manière systématique pour prévenir les pannes ou les dysfonctionnements ; ou corrective si vous choisissez d’intervenir uniquement après qu’une panne s’est produite.

Maintenance préventive

La maintenance préventive est une stratégie de gestion des installations dans le domaine de le Facility Management qui vise à réduire les pannes et à prolonger la durée de vie des installations, des équipements et des éléments structurels présents dans un bâtiment ou un ensemble de bâtiments. Cette approche implique la mise en place d’activités planifiées et régulières visant à inspecter, entretenir et corriger rapidement les problèmes potentiels afin d’éviter qu’ils ne se transforment en pannes plus graves, coûteuses et perturbatrices.
Prenons un exemple : le nettoyage régulier des filtres à air ou la lubrification des pièces mécaniques préviennent l’apparition de problèmes et prolongent la durée de vie des équipements. Pour en savoir plus, consultez également Qu’est-ce que la maintenance préventive ?

Maintenance corrective

La maintenance corrective est une approche dans le domaine de la gestion des installations qui se concentre sur la résolution de pannes et de problèmes soudains survenant dans les installations, les équipements ou les structures d’un bâtiment ou d’un ensemble de bâtiments. Contrairement à la maintenance préventive, qui vise à prévenir les pannes, la maintenance corrective intervient après qu’une panne s’est déjà produite, dans le but de rétablir rapidement la fonctionnalité et l’opérabilité des actifs concernés.
Pour en savoir plus, consultez également Maintenance corrective : qu’est-ce que c’est et comment la gérer.

Outils et technologies pour soutenir les processus de Facility Management

Aujourd’hui, la gestion et la maintenance des bâtiments seraient impensables sans l’utilisation de logiciels GMAO spécifiques. Il existe des outils conçus pour répondre à tous les besoins, tels que :

logiciels de gestion des tâches : des plateformes pour la planification, l’attribution et le suivi des tâches de maintenance et de gestion des espaces ;
systèmes de surveillance à distance : des capteurs et des dispositifs IoT pour surveiller en temps réel les conditions des installations et détecter les anomalies ;
systèmes de gestion des incidents : des plates-formes pour la signalisation, le suivi et la résolution des incidents et des demandes de maintenance ;
logiciels de planification des ressources : des outils pour optimiser l’allocation des ressources, y compris le personnel, les équipements et les matériaux ;
logiciels de gestion des stocks : des systèmes pour suivre l’inventaire et les stocks nécessaires aux activités de maintenance, évitant les gaspillages et garantissant la disponibilité des matériaux lorsque cela est nécessaire ;
systèmes de contrôle d’accès : des technologies pour gérer l’accès aux différentes zones du bâtiment via des cartes, des clés et des dispositifs d’authentification ;
logiciels de réservation de ressources : des plates-formes pour la réservation et la gestion de salles de réunion, d’équipements partagés et d’autres espaces ;
technologies d’automatisation : des systèmes pour automatiser des processus tels que l’éclairage, le chauffage et la ventilation afin d’optimiser l’efficacité énergétique ;
logiciels de surveillance énergétique : des outils pour surveiller et analyser la consommation d’énergie du bâtiment afin d’identifier des opportunités d’économies ;
systèmes de gestion documentaire : des plates-formes pour organiser et archiver des documents liés à la maintenance, aux spécifications techniques et aux opérations ;
technologies de réalité augmentée (AR) et virtuelle (VR) : utilisées pour les inspections virtuelles, la formation du personnel et les simulations d’interventions ;
logiciels d’analyse de données : des outils pour extraire des informations utiles des données collectées, permettant de prendre des décisions basées sur les données ;
systèmes de navigation en intérieur : des technologies qui guident les personnes à travers de grands bâtiments ou campus en utilisant des cartes interactives et des indications ;
applications mobiles de gestion : des applications pour smartphones et tablettes qui permettent la gestion et la surveillance des activités de gestion des installations en déplacement.

Ces outils et technologies sont essentiels pour améliorer l’efficacité, la précision et la sécurité des opérations de gestion des installations.

Comment les logiciels contribuent à une gestion efficace

Les logiciels sont essentiels pour améliorer l’efficacité et l’efficacité de la gestion, y compris la gestion des services et des opérations dans le domaine de la gestion des installations. Voici comment les logiciels contribuent à une gestion plus efficace :

automatisation des processus : les logiciels permettent l’automatisation de nombreux processus, réduisant la dépendance à l’égard des tâches manuelles répétitives. Cela permet d’économiser du temps et des ressources, améliorant la productivité globale ;
surveillance et reporting : les logiciels permettent la surveillance en temps réel des activités et des performances, fournissant des données et des rapports précis. Ces outils aident à identifier les problèmes en temps opportun et à prendre des décisions éclairées ;
planification et attribution des tâches : les logiciels de gestion des installations aident à planifier et à attribuer les tâches, garantissant une allocation optimale des ressources et le respect des délais ;
gestion des stocks : les logiciels peuvent suivre l’inventaire et les stocks nécessaires aux activités de maintenance, évitant les gaspillages et garantissant la disponibilité des matériaux lorsque cela est nécessaire ;
gestion des demandes : les logiciels de gestion des demandes permettent aux utilisateurs de signaler efficacement les problèmes ou les demandes de maintenance, facilitant la communication entre le personnel et les utilisateurs ;
analyse des données : les logiciels collectent des données auprès de différentes sources, permettant des analyses détaillées des performances, de l’utilisation des ressources et des tendances au fil du temps. Ces informations aident à prendre des décisions éclairées pour l’amélioration continue ;
gestion de l’énergie : les logiciels de gestion énergétique surveillent la consommation d’énergie du bâtiment et identifient les domaines potentiels d’économies d’énergie, contribuant à la durabilité environnementale et à la réduction des coûts ;
intégration des opérations : les logiciels peuvent intégrer différentes fonctions, telles que la gestion des tâches de maintenance, la planification des ressources, la gestion des stocks et la facturation, simplifiant la gestion globale ;
accès mobile : de nombreuses solutions logicielles proposent des applications mobiles permettant au personnel d’accéder aux informations et d’effectuer des activités directement sur le terrain, améliorant ainsi la réactivité et l’efficacité des opérations ;
collaboration : les logiciels favorisent la collaboration entre les équipes et les départements différents, facilitant l’échange d’informations et assurant que tous sont alignés sur les objectifs et les activités.

En fin de compte, l’utilisation de logiciels dans le domaine de le Facility Management contribue à optimiser les opérations, à améliorer l’efficacité de l’organisation et à fournir un environnement plus efficace et plus sûr pour les occupants des bâtiments.

Réduction des coûts opérationnels

La maintenance planifiée et la surveillance peuvent se traduire par d’énormes économies à long terme.

L’importance de la fiabilité et de la compétence

Sélection des fournisseurs de services

Il est essentiel de choisir des fournisseurs ayant une expérience avérée et une fiabilité dans le domaine des services techniques.

Le rôle des services techniques dans la réussite de l’entreprise

Sans des services techniques efficaces, même la stratégie d’entreprise la plus solide peut s’effondrer.
Les « hard services » sont un élément crucial de la réussite de l’entreprise, car ils représentent l’ensemble des activités et des ressources physiques qui contribuent à la création d’un environnement de travail sûr, fonctionnel et efficace. Ces services sont souvent tangibles et structurels, ayant un impact direct sur la productivité, la sécurité et l’image de l’entreprise. Leur rôle est multidimensionnel et s’étend à travers différents aspects clés :

infrastructure et environnement de travail : les « hard services » incluent des éléments essentiels tels que la maintenance des bâtiments, la gestion des installations, l’éclairage, le chauffage et la climatisation. Un environnement de travail confortable, sûr et bien éclairé est essentiel pour le bien-être des employés, influençant leur productivité et leur satisfaction globale ;
sécurité : la sécurité des installations et des équipements est d’une importance primordiale pour la réussite de l’entreprise. Les « hard services » veillent à ce que les normes de sécurité soient respectées, que les systèmes de sécurité incendie fonctionnent correctement et qu’il existe des procédures pour gérer les situations d’urgence ;
entretien préventif et correctif : l’entretien régulier des installations permet d’éviter des pannes soudaines et des interruptions coûteuses des activités de l’entreprise. Les « hard services » sont responsables de la planification et de la réalisation d’activités d’entretien préventif et, si nécessaire, d’interventions rapides pour des actions correctives ;
gestion des ressources énergétiques : une gestion efficace de l’énergie est un facteur important dans le contrôle des coûts opérationnels et l’impact environnemental. Les « hard services » travaillent à optimiser l’utilisation de l’énergie, réduisant les gaspillages et mettant en place des solutions pour améliorer l’efficacité énergétique ;
gestion des installations et des postes de travail : l’organisation des espaces de travail, la disposition des bureaux et la fourniture d’équipements appropriés sont tous des éléments des « hard services ». Ces aspects influencent l’efficacité des opérations et contribuent au confort des employés ;
gestion des technologies : à une époque de plus en plus numérique, les « hard services » incluent également la gestion des infrastructures technologiques, telles que l’accès au réseau, la connectivité et la sécurité informatique. Ces éléments sont essentiels au bon fonctionnement des activités de l’entreprise ;
conformité réglementaire : les « hard services » doivent s’assurer que les installations et les activités de l’entreprise sont conformes aux normes et réglementations pertinentes. Cette conformité est essentielle pour éviter des sanctions légales et protéger la réputation de l’entreprise ;
image et réputation de l’entreprise : l’aspect esthétique et la fonctionnalité des installations de l’entreprise influencent l’image et la perception de l’entreprise par les employés, les clients et les visiteurs. Un environnement bien entretenu et fonctionnel peut contribuer positivement à la réputation de l’entreprise.

Études de cas : succès et échecs

Les études de cas montrent que la gestion efficace des « hard services » est cruciale pour le succès et la sécurité des bâtiments et des installations. La maintenance régulière, la surveillance technologique et l’adoption d’approches prédictives peuvent prévenir les pannes et les problèmes, améliorant l’efficacité, la sécurité et la durée de vie des installations. En revanche, la négligence ou la gestion insuffisante des « hard services » peut entraîner des situations critiques, avec des conséquences financières et de sécurité. Voici quelques exemples de situations qui pourraient se produire dans nos environnements de travail ou résidentiels.
Exemples de succès :

une entreprise manufacturière qui met en place un programme de gestion des « hard services » et se concentre sur l’optimisation énergétique, en utilisant des technologies de surveillance à distance, peut identifier et résoudre les inefficacités dans les systèmes de chauffage, de refroidissement et d’éclairage. Cela entraîne d’importantes économies d’énergie et une réduction significative des coûts opérationnels ;
un établissement de santé qui adopte l’approche de la maintenance prédictive pour ses « hard services », en analysant les données collectées par des capteurs installés sur les installations, peut prédire les pannes potentielles avant qu’elles ne se produisent effectivement. Cela réduit considérablement les temps d’arrêt et améliore la continuité des opérations.

Exemples d’échecs :

dans un grand immeuble commercial, l’absence de maintenance du système de sécurité incendie entraîne le dysfonctionnement des systèmes de détection et d’alarme lors de situations critiques. Cela retarde la réponse aux incendies et compromet la sécurité des occupants ;
dans un complexe résidentiel, le non-identification et la non-correction de défauts structurels lors de la maintenance préventive entraînent des problèmes plus graves au fil du temps. Ces défauts s’aggravent jusqu’à causer d’importants dommages à la structure du bâtiment et des réparations coûteuses.

Dans un monde en constante évolution, l’adoption de technologies avancées et l’attention aux détails techniques sont la clé d’une gestion réussie. Continuer à explorer et à adopter les meilleures pratiques dans le domaine des « hard services dans le Facility Management » contribuera à une plus grande durabilité, sécurité et compétitivité pour les bâtiments et les infrastructures.