Les 4 étapes pour un flux de travail de la gestion de la construction

Les flux de travail sont essentiels pour mener à bien n’importe quel projet. Ils permettent d’organiser les personnes, les outils, les ressources et les activités pour atteindre efficacement les objectifs de la conception.

Découvrez dans cet article quelles sont les étapes pour créer un flux de travail de la gestion de la construction vraiment efficace et commencez dès maintenant à utiliser un logiciel de gestion de la construction pour automatiser tous vos flux de travail et les rendre encore plus intelligents et productifs.

Gestion du workflow de construction : que signifie-t-il ?

L’expression construction workflow, ou flux de travail de construction, désigne la séquence des tâches (appelées task) qui doivent être accomplies pour atteindre un objectif donné au cours du processus de conception et de réalisation d’un ouvrage.

Il s’agit, en particulier, d’actions séquentielles soigneusement planifiées et coordonnées qui aident les professionnels et les entreprises du secteur de la construction à standardiser tous les processus et à opérer de manière plus efficace et productif.

Chaque projet de construction peut inclure de nombreux flux de travail spécifiques. Leur but est de décrire en détail quelles activités doivent être entreprises pour mener à bien les étapes du processus de construction et d’identifier les sujets et les outils nécessaires à leur exécution.

Création d’un flux de travail dans la construction

Les outils pour simplifier les opérations du workflow de construction

Un bon logiciel de gestion de construction aide les responsables de projet et les responsables de la construction à planifier et organiser les projets de construction en surveillant les activités, les ressources et les délais et en garantissant un meilleur contrôle.

Il soutient l’activité professionnelle car il permet de créer et de partager avec tous les différents stakeholders le flux de travail : cela se traduit par une connaissance directe et toujours en temps réel de l’état du projet, des phases complétées et de celles encore à compléter.

Un flux de travail bien planifié garantit que l’équipe complète correctement les activités à chaque étape du processus, ce qui se traduit par une réduction du nombre d’erreurs pendant le développement du processus et surtout le risque de s’en apercevoir trop tard.

Si vous souhaitez créer des workflows de construction efficaces et innovants, et optimiser vos processus de construction, essayez dès maintenant le logiciel de gestion de construction. Avec ce système, vous pourrez attribuer, démarrer, suivre et gérer toute activité liée à vos projets. Regardez la vidéo ci-dessous pour découvrir comment transformer les problèmes qui se présentent généralement au cours de la conception en simples tâches à résoudre et à surveiller du début jusqu’à son achèvement.

Le rôle de la gestion du workflow de construction dans le succès du projet

La gestion du flux de travail dans le domaine de la construction est essentielle pour une gestion efficace du projet, un contrôle optimal des dépenses et des délais, la collaboration, la garantie de la qualité et la gestion des risques.

Elle fournit une feuille de route pour toutes les parties prenantes et garantit que le projet progresse sans heurts, atteigne ses objectifs et se termine. Cela permet d’obtenir une série d’avantages, car : 

• assure que toutes les opérations sont développées correctement : les workflows fournissent aux parties impliquées dans le processus de construction des lignes directrices claires sur la manière d’exécuter les différentes activités. Ils permettent de planifier à l’avance les opérations à effectuer. Tout cela assure que le travail est complété de manière cohérente et correcte, et que les retards et erreurs de toute sorte sont réduits au minimum ;
• fait économiser du temps et de l’argent : un flux de travail qui est réellement efficace permet d’accélérer toutes les opérations et d’économiser un temps précieux à consacrer à d’autres aspects importants du projet. Avec l’utilisation de systèmes logiciels pour la gestion de construction, il est également possible de programmer les différentes activités, de simplifier l’attribution des rôles, de suivre les progrès et de résoudre les problèmes qui se présentent au cours de la conception. Tout cela se traduit par une amélioration de l’efficacité et une réduction des coûts ;
• permet de standardiser les processus : les workflows ont la capacité de transformer un mélange d’activités individuelles (non liées entre elles) en un processus parfaitement organisé et standardisé. Ils définissent qui, quand et comment les opérations individuelles doivent être exécutées pour mener à bien un travail. Cela permet d’éviter des retards coûteux et de minimiser les problèmes et imprévus ;
• améliore l’efficacité et la productivité : les workflows standardisés minimisent la nécessité de remoduler les étapes pour les projets futurs. Ils garantissent également que toutes les activités sont réalisées dans les délais prévus, améliorant considérablement l’efficacité et la productivité ;
• réduit les erreurs et les reprises : une planification correcte du travail permet d’identifier et de résoudre à l’avance les problèmes potentiels. Les workflows bien organisés permettent donc de réduire les erreurs de conception et la nécessité de variantes coûteuses en cours d’exécution.

5 exemples de flux de travail dans la construction

Parmi les construction management workflow qui permettent d’améliorer considérablement la gestion d’un projet, on retrouve, par exemple :

1. un Flux de travail BIM : est un flux de travail qui implique l’application de la méthodologie BIM (Building Information Modeling) aux processus de conception des travaux de construction et d’infrastructure. Favorise la collaboration entre les parties prenantes et soutient la création de données intelligentes qui peuvent être utilisées à chaque étape du cycle de vie du projet, de la planification à l’achèvement ;
2. la pré-construction : est la phase de planification préliminaire qui sert à définir l’étendue du projet et le programme de l’équipe de construction. La précision avec laquelle ce flux de travail est exécuté dépend du succès de l’ensemble du projet. Il prévoit, en effet, la définition du budget, l’identification des risques, l’obtention de permis et d’autorisations, la programmation des travaux, l’approvisionnement des ressources, etc. ;
3. les RFI : dans le domaine de la construction, les RFI (Request for information) sont des processus formels dans lesquels les parties impliquées, telles que le concepteur ou l’entrepreneur, clarifient les éventuelles lacunes d’information présentes dans les documents de construction (tels que les plans, les dessins, les spécifications et les accords). Les RFI sont généralement émises au stade initial du projet. Si les incohérences sont traitées avant le début des travaux, il sera possible d’éviter les problèmes, les erreurs et les retards pendant la phase de construction ;
4. les ordres de modification : les modifications sont assez fréquentes dans un projet de construction. Ils peuvent impliquer l’introduction de travaux supplémentaires à ceux convenus dans le contrat de marché ou, au contraire, la suppression d’une partie du travail prévu. Un flux de travail pour la gestion des ordres de modification aidera les parties prenantes à faire face plus efficacement aux modifications de conception et à enregistrer sans problème toutes les modifications apportées au contrat de construction d’origine ;
5. la gestion du chantier : les flux de travail du chantier sont indispensables pour optimiser et standardiser toutes les opérations qui doivent être effectuées à plusieurs reprises. Avec l’aide des diagrammes de flux, il sera possible d’organiser le travail de manière plus structurée et de rendre les différentes tâches plus simples et plus compréhensibles pour tous les travailleurs.

5 exemples de flux de travail dans la construction

Comment améliorer le processus du flux de travail de construction

Améliorer la gestion du flux de travail de construction nécessite agilité et adaptabilité pour améliorer les processus internes.

Le premier pas est certainement la création d’un environnement partagé et commun, un CDE où partager et archiver toutes les informations du projet, accessibles de n’importe où.

Il est important de former l’équipe à l’utiliser efficacement et de définir les meilleures pratiques pour l’insertion et l’accès aux données, afin de garantir cohérence et clarté.

De plus, avec ces plateformes, on développe une communication efficace tout au long du projet, garantissant que toutes les parties prenantes soient sur la même longueur d’onde, réduisant ainsi les malentendus et les erreurs.

La simplification de la planification du projet permet ensuite de schématiser le processus de conception et de construction, en définissant clairement les jalons et les résultats à obtenir.

Enfin, il est utile de développer un processus de suivi en temps réel, qui garantit d’être toujours informé de l’état d’avancement du projet, permettant un processus décisionnel rapide et éclairé.

Diagrammes et flux de travail de construction : comment simplifient-ils le suivi des activités ?

Un diagramme de workflow de construction simplifie le suivi des activités car il permet de : 

• visualiser directement les activités à réaliser ;
• vérifier les dépendances et les points critiques ;
• avoir connaissance des ressources et des méthodes de gestion ;
• encadrer les responsabilités de l’équipe de travail ;
• identifier les résultats attendus.

Parmi les techniques communes de gestion de projets dans le bâtiment qui permettent de créer un diagramme de flux de travail, nous rappelons : 

• Diagramme de Gantt ;
• Méthode du chemin critique (CPM) ;
• Technique de révision et d’évaluation du programme (PERT) ;
• Planification orientée ressources ;
• Technique de planification de la ligne d’équilibre (LOB) ;
• Planification Q ;
• Dernier système de planification (LPS).

4 étapes pour mettre en œuvre un flux de travail de gestion de construction efficace

Avoir de bons flux de travail vous permet de diviser des projets complexes en étapes plus simples pour permettre aux parties prenantes de mener à bien leurs tâches.

Pour construire un workflow de gestion de construction vraiment efficace, il est important de suivre quelques étapes fondamentales :

1. identifier les tâches à effectuer : quelle que soit la complexité du projet, la première étape consiste toujours à définir avec précision les tâches à effectuer. Il est donc nécessaire d’organiser ces activités selon une séquence logico-temporelle. Il est important de ne rien négliger, de mettre en ordre toutes les étapes et d’inclure également toutes les actions qui doivent être effectuées avant et après une tâche principale, telles que l’obtention de l’approbation des parties prenantes ou l’exécution de tous les contrôles finaux requis ;
2. trouver les outils nécessaires : la deuxième étape consiste à identifier les outils nécessaires pour mener à bien chaque opération. Il convient de se concentrer sur les ressources actuellement indisponibles (telles que les logiciels, les modèles, les fichiers, etc.) et de créer un plan d’approvisionnement approprié ;
3. attribuer des rôles et des responsabilités : c’est le passage qui prévoit l’attribution des tâches aux différents départements et/ou sujets impliqués. Pour chaque rôle, il est possible de définir des responsabilités clés qui s’adaptent à la position spécifique. Chaque membre de l’équipe doit être conscient de son rôle et n’être responsable que des activités qui relèvent de ses fonctions. Attribuer correctement les tâches et les responsabilités évite les chevauchements contre-productifs et procure d’énormes avantages en termes d’efficacité et de productivité ;
4. améliorer le flux de travail au fil du temps : il est très probable qu’un flux de travail de gestion de construction ne soit pas parfait la première fois qu’il est implémenté. Cependant, grâce au suivi des indicateurs de performance appropriés, il sera possible de tester et d’affiner au fil du temps toutes les activités et d’apporter les modifications et améliorations éventuellement requises.

Les 7 meilleures techniques de planification des travaux pour les stratégies de gestion de projets

Pour optimiser le flux de travail de construction, je vous conseille de suivre ces 7 étapes clés, qui vous aideront considérablement à simplifier les workflows pour obtenir des résultats réussis : 

• Étape 1 : créer un plan – il est nécessaire de comprendre la portée et l’étendue du projet, en planifiant en détail chaque phase pour atteindre sans heurts l’objectif final. Il est fondamental de se confronter aux attentes du client, en définissant ensemble les résultats finaux.
• Étape 2 – Attribution des rôles – Attribuer clairement les rôles et responsabilités est important pour définir les phases nécessitant l’approbation de la direction ou des stakeholders ;
• Étape 3 – Organiser des réunions préliminaires – Avant de lancer effectivement le projet, il est opportun d’organiser des réunions fréquentes avec les stakeholders pour revoir le plan, vérifier les responsabilités des parties impliquées et adopter les actions correctives appropriées ;
• Étape 4 – Augmenter la flexibilité – il est nécessaire de développer une capacité adéquate à faire face aux changements au fur et à mesure qu’ils se présentent, pour transformer les imprévus en opportunités ;
• Étape 5 – Mettre en œuvre un système de gestion des documents – il est conseillé de mettre en œuvre un système de gestion des documents BIM efficace qui aide à simplifier la création, la gestion, la mise à jour et le partage de tous les documents du projet, car les parties prenantes devront disposer de la documentation appropriée au bon moment pendant le déroulement du projet ;
• Étape 6 – Améliorer la collaboration et la communication – il est fondamental d’exploiter des technologies qui favorisent la collaboration et la transmission de données en temps réel, afin que les membres de l’équipe disposent d’informations à jour et fiables ;
• Étape 7 – Automatiser les activités de gestion – en utilisant un logiciel de gestion de construction, vous disposerez des fonctionnalités nécessaires pour simplifier la gestion des projets et optimiser l’avancement des workflows.

Quels sont les avantages d’un flux de travail de gestion de construction

Les flux de travail peuvent être appliqués à toutes les tâches qui doivent être effectuées dans un projet de construction et permettent d’obtenir un certain nombre d’avantages, car :

• garantir que toutes les opérations sont développées correctement : les flux de travail fournissent aux personnes impliquées dans le processus de construction des lignes directrices claires sur la manière d’effectuer les différentes activités. Ils permettent de planifier à l’avance les opérations à effectuer. Tout cela garantit que le travail est effectué de manière cohérente et correcte, et que les retards et les erreurs de toutes sortes sont réduits au minimum ;
• permettent d’économiser du temps et de l’argent: un flux de travail qui est vraiment efficace, permet d’accélérer toutes les opérations et d’économiser un temps précieux à consacrer à d’autres aspects importants du projet. Avec l’utilisation de systèmes logiciels pour la gestion de la construction, vous pouvez également planifier les différentes tâches, simplifier l’attribution des rôles, suivre les progrès et résoudre les problèmes qui se posent au cours de la conception. Tout cela se traduit par une amélioration de l’efficacité et une réduction conséquente des coûts ;
• permettent de standardiser les processus: les flux de travail ont la capacité de transformer un mélange d’activités individuelles (entre elles non liées) en un processus parfaitement organisé et standardisé. Ils définissent par qui, quand et comment les opérations individuelles doivent être effectuées pour mener à bien un travail. Cela permet d’éviter des retards coûteux et de minimiser les problèmes et les imprévus ;
• améliorent l’efficacité et la productivité: les flux de travail standardisés réduisent au minimum la nécessité de remodeler les étapes pour les projets futurs. Ils veillent également à ce que toutes les activités se déroulent dans les délais prévus, ce qui améliore considérablement l’efficacité et la productivité ;
• réduisent les erreurs et les retouches: une bonne planification du travail permet d’identifier et de résoudre à l’avance les problèmes potentiels. Des flux de travail bien organisés permettent donc de réduire les erreurs de conception et le besoin de variantes coûteuses sur le chantier.

Si vous voulez créer des flux de travail de construction efficaces et innovants, et optimiser vos processus de construction, essayez dès maintenant un logiciel de gestion de la construction. Avec ce système, vous pouvez assigner, démarrer, suivre, gérer toutes les activités qui concernent vos projets. Les problèmes qui se posent habituellement au cours de la conception ne seront plus un problème ! Vous pouvez les transformer en tâches simples à résoudre et suivre le processus de résolution du début à la fin.

FAQ – Workflow de gestion de construction

Qu’est-ce qu’un workflow de construction ?

Un workflow de construction, ou flux de travail de construction, est la séquence d’activités (tâches) planifiées et coordonnées qui doivent être complétées pour atteindre un objectif déterminé lors de la conception et de la réalisation d’une œuvre.

Pourquoi les workflows sont-ils fondamentaux dans les projets de construction ?

Ils permettent d’organiser les personnes, les outils, les ressources et les activités de manière efficace, garantissant que les opérations sont réalisées correctement, avec moins d’erreurs, de retards et de coûts.

Quels sont les principaux avantages d’un workflow de construction bien planifié ?

• meilleur contrôle sur les délais et les coûts ;
• plus grande efficacité et productivité ;
• réduction des erreurs et des reprises ;
• standardisation des processus ;
• coordination entre tous les acteurs impliqués.

Quelles sont les étapes pour mettre en œuvre un workflow de gestion de construction efficace ?

• identifier les activités à réaliser ;
• rechercher les outils nécessaires ;
• attribuer des rôles et des responsabilités ;
• améliorer le flux de travail au fil du temps.

Comment un logiciel peut-il aider à la gestion du workflow de construction ?

Un logiciel de gestion de construction permet de planifier, d’attribuer, de suivre et de gérer les activités de manière centralisée et collaborative. Il aide à partager l’état du projet en temps réel et à transformer les problèmes en tâches surveillables.

Quelles techniques puis-je utiliser pour créer un diagramme de workflow dans la construction ?

• diagramme de Gantt ;
• méthode du chemin critique (CPM) ;
• technique PERT ;
• planification Q ;
• Line of Balance (LOB) ;
• Last Planner System (LPS).